Durée

Un professionnel souhaitant communiquer efficacement doit composer avec les limites de la capacité d'attention de son auditoire. Ce qui peut être décourageant, c'est que la durée d'attention s'est réduite au point où un public moderne juge souvent que 50 mots ou une vidéo de 60 secondes, c'est déjà trop long.

L'érosion de la capacité d'attention est une réalité de la communication moderne, et ce phénomène peut être soit ignoré, soit pleinement intégré. Lorsque l'on s'adresse au grand public, ignorer la brièveté de l'attention garantit pratiquement que personne n'écoutera ce que vous dites ; en revanche, en communication interne au sein de votre organisation, vous disposez de beaucoup plus de latitude pour choisir la durée d'une réunion, d'une présentation, d'un échange ou d'une discussion, ainsi que pour déterminer le temps nécessaire à la lecture de vos documents et courriels.

Face au grand public, la question n'est pas : « À partir de quand est-ce trop long ? », mais : « Jusqu'où peut-on faire court ? ». Plus votre contenu est concis, plus la probabilité qu'il soit écouté, regardé ou lu dans son intégralité est élevée ; toutefois, un temps réduit implique un volume de contenu moindre, et trouver l'équilibre entre une brièveté suffisante pour capter l'attention et une longueur adéquate pour transmettre des informations utiles peut s'avérer extrêmement difficile.

En matière de communication interne au sein de votre entreprise, vos collaborateurs assisteront à de longues réunions, écouteront d'interminables présentations et liront de volumineux documents et courriels par simple sens du devoir professionnel.

Par exemple, dans un cadre professionnel, si une réunion est prévue pour durer une heure, voir quelqu'un quitter la pièce au bout de cinq minutes sous prétexte qu'il s'ennuie est totalement inacceptable. Si un collègue vous transmet un rapport de 30 pages, déclarer à son auteur que vous ne l'avez pas lu parce qu'il était trop long serait impoli et méprisant. Par conséquent, les professionnels évitent généralement de se plaindre des réunions ou des documents bien trop longs pour maintenir leur attention.

L'impact de ce comportement sur le milieu de travail constitue l'un des secrets les moins bien gardés du monde professionnel : les personnes qui semblent attentives ne le sont souvent pas du tout. Les professionnels chevronnés sont passés maîtres dans l'art de ranger leur téléphone, de se tenir bien droits et de fixer l'orateur pour donner le change, alors même qu'ils ont totalement décroché et pensent à tout autre chose.

Cela nous amène au constat lucide que ce n'est pas parce que nos collègues paraissent attentifs qu'ils le sont réellement. Lors d'une présentation, en observant votre auditoire, vous pouvez voir des personnes assises bien droites, les mains jointes devant elles sur la table, les yeux rivés sur vous, alors qu'en termes d'attention réelle, elles pourraient tout aussi bien être profondément endormies.

Pire encore, si vous demandez à un collègue ce qu'il a pensé de votre exposé, il vous répondra sans doute que c'était très bien, par simple souci de ménager votre susceptibilité. Si vous lui posez ensuite une question précise sur le contenu, vous constaterez qu'il élude la réponse pour masquer son inattention.

Sachant que nos pairs ne feront sans doute jamais preuve d'une totale franchise quant à l'attention qu'ils portent réellement à nos propos ou à nos écrits, pour communiquer efficacement, nous devons aborder la communication interne de la même manière que nous nous adresserions au grand public.

En réalité, nos collègues font eux aussi partie du grand public, et leur durée d'attention effective ne dépasse peut-être pas quelques secondes. Tout au long de la journée, ils consultent leur téléphone, survolent des messages, des publications et des vidéos à la recherche de contenus capables de capter leur attention fugitive pendant quelques instants. Lorsque ces mêmes collaborateurs rangent leur appareil au début de votre réunion d'une heure, leur capacité d'attention n'a pas miraculeusement augmenté : ils sont simplement trop polis pour vous avouer que votre réunion d'une heure compte approximativement une heure de trop.

Si tout dans le monde des affaires pouvait se transmettre en quelques secondes, notre démarche serait élémentaire : quel que soit le sujet, limiter la durée à un maximum de 20 secondes, en visant une durée idéale d'environ 10 secondes. Or, la réalité est qu'une information ne peut pas toujours être restituée adéquatement en un instant, et qu'il faut parfois une heure entière pour aborder l'ensemble des éléments pertinents et déterminants pour votre public.

Lorsqu'un format long s'impose, pour maximiser vos chances de conserver l'attention de votre auditoire le plus longtemps possible, vous devriez envisager de concevoir plusieurs versions de votre présentation, minutieusement calibrées pour respecter une durée prédéfinie.

Par exemple, si vous êtes commercial et présentez régulièrement des produits à des clients, vous pourriez décliner une même présentation en versions de 10 secondes, 30 secondes, 2 minutes, 5 minutes, 20 minutes et 45 minutes.

Une méthode pour bâtir cet ensemble consiste à élaborer d'abord la version de 45 minutes, durée généralement considérée comme le format maximal d'une présentation professionnelle puisqu'elle réserve 15 minutes aux questions dans le cadre d'un créneau d'une heure. Une fois cette version longue stabilisée, vous pouvez en élaguer le contenu pour aboutir aux formats plus courts. Toutefois, plus la présentation est brève, plus vous devez vous entraîner afin de garantir une précision absolue dans la gestion du temps.

Lors d'une présentation de 45 minutes, on vous pardonnera facilement de déborder jusqu'à 46 minutes. En revanche, si vous partagez un ascenseur avec un client et ne disposez que du temps nécessaire pour délivrer la version de 10 secondes, un décalage de quelques secondes peut amener votre interlocuteur à s'en aller avant que vous n'ayez terminé. Dans le monde des affaires, cette mise en situation est communément appelée un « elevator pitch ».

Pour affiner votre maîtrise du temps, un repère utile consiste à déterminer votre débit moyen de paroles par minute, qui se situe généralement autour de 150 mots. Si vous répétez une présentation de 30 secondes, vous savez dès lors que votre texte doit compter environ 75 mots ; pour une version de 10 secondes, vous devez viser environ 25 mots.

Vous pourriez penser qu'il est impossible de transmettre quoi que ce soit d'important en seulement 25 mots ; pourtant, en relevant le défi, vous serez agréablement surpris par la quantité d'informations communicables en un laps de temps si court. En règle générale, la vocation première de vos formats courts est de créer l'opportunité de présenter vos formats longs : une personne séduite par votre version de 10 secondes sera plus disposée à écouter celle de 2 minutes, et si la version de 2 minutes retient son attention, elle sera plus encline à assister à celle de 5 ou de 20 minutes.

C'est ainsi que nous pouvons nous adapter à la réalité d'un public dont la capacité d'attention s'amenuise. Bien que cette approche exige un investissement considérable et un entraînement rigoureux, il est infiniment préférable de disposer de plusieurs déclinaisons temporelles d'un même message plutôt que de contempler des visages impassibles qui feignent l'attention, alors qu'au fond de vous, vous savez pertinemment qu'il n'en est rien.