シンプルさ
重要かつ複雑な膨大な情報を迅速に伝える必要があるとき、シンプルさは極めて重要になります。シンプルさを実現するには、複雑なアイデアを平易にしながら、伝達する情報量を減らす必要があります。その際の課題は、どの情報を削るべきかを判断し、複雑な概念をいかに最も基本的な要素へと落とし込むかを見極めることにあります。
学校教育では、子どもたちに自己表現を学ばせ、豊かな語彙で話せるようにしたいと考えます。その手段として、長い作文を書かせ、とりわけ難解で長い単語を使ったときに評価を与えます。残念ながら、これには意図せざる副作用があり、できる限り多くの言葉を使い、思いつく限り最も長い単語を用いることこそが正しいコミュニケーションの方法であると子どもたちに刷り込んでしまうのです。
私たちは子どもたちに、「恐れを知らぬ犬科の動物が、万にひとつの危険を孕む巡礼の果てに待ち受けるやもしれぬ、歓喜あるいは恐怖の遭遇を求めて、大通りに対して垂直に歩行した」と表現するほうが、「犬が道路を渡った」と言うよりも遥かに優れていると教え込みます。しかしながら、「犬が道路を渡った」こそが、前者の文に含まれる唯一の重要情報を伝える最も効果的な方法なのです。
理解しやすく記憶に残りやすいだけでなく、実はこちらのほうが正確です。「犬科の動物」には犬だけでなくキツネ、オオカミ、ジャッカルも含まれ得ます。「歩行」には歩くことだけでなくあらゆる移動形態が含まれ得ます。「垂直に」は厳密に90度の角度を必要としますが、渡るとは単に一方から他方へ移動することを意味します。そして「大通り」には道路だけでなく、街路、並木道、小道も含まれ得るからです。
学校は、コミュニケーションにおける最悪の教訓を私たちに教えているように思えます。すなわち、「コミュニケーションを肥大化させ、理解しがたく、記憶不可能なものにせよ」という教訓です。
卒業と同時にこの教訓が忘れ去られるのであれば、教育上の機会損失にすぎないでしょう。しかし実際には、このコミュニケーションに関する根本的な誤解が、ビジネスにおけるプレゼンテーション、文書、電子メールにまで悪影響を及ぼしています。理解しやすく記憶に残るシンプルなアイデアを伝えることに集中する代わりに、多くの社会人がいまだに学校で良い成績を取ろうとしているかのように見受けられます。
職場のコミュニケーションにおいてテキストメッセージや絵文字が普及したのは、ビジネスパーソンが自身のコミュニケーションをどうシンプルにすればよいか分かっていないことの副作用である、とも言えます。これは必ずしも悪いことではありません。他の条件が同じであれば、冗長で肥大化したメールを読むことと、いくつかの絵文字が添えられた短いメッセージを読むことの二者択一を迫られた場合、大半の人は後者を選ぶからです。
最高財務責任者（CFO）が営業組織に向けてプレゼンテーションを行っている場面を想像してみてください。新たな売上目標が発表された直後、ある地域営業マネージャーがCFOに「泣き笑い」の絵文字をテキストメッセージで送ったとします。これは決してプロフェッショナルな対応ではありませんが、最も重要な情報はすべて伝わっています。つまり、その地域営業マネージャーは新しい目標が馬鹿げており非現実的だと考えている、ということです。
コミュニケーションをシンプルにするとき、私たちはより少ない言葉を使い、使う言葉もより短くします。絵文字は、これを突き詰めて「言葉を一切使わない」という論理的結論に至ったものです。
どの言葉を削るべきかを検討する際、80対20の法則に従うのが賢明です。
例えば、伝えようとしていることの80%が理解されず記憶にも残らないのであれば、重要なのは残りの20%だけです。したがって、目指すべきは不要な80%を削除し、重要な20%だけを伝えることです。これにより、1,000語のメールは200語になり、100枚のスライドプレゼンテーションは20枚になります。
コミュニケーションの目的は、読み手や聞き手を情報で圧倒することではなく、重要なポイントを理解させ、記憶にとどめてもらうことにあります。理解も記憶もされないようなポイントであれば、最初から述べる価値などありません。
言葉の数を減らす、より短い言葉を選ぶ、あるいは言葉を完全に排除することは、伝えたい内容をシンプルにするのに役立ちますが、伝えるべき情報が複雑である場合、この戦略は不正確さを招く可能性があります。これこそが、プロフェッショナルの現場において絵文字が一般的に悪手とされる理由です。絵文字はシンプルである反面、誤解を招きやすく、極めて不正確になり、人々を誤った結論へと導いてしまう恐れがあるのです。
例えば、順調に進んでいる四半期売上の進捗報告において、理論上は笑顔の絵文字が1つ載ったスライド1枚だけでプレゼンテーションを終わらせることも可能です。しかし問題は、それが正確には何を意味するのかという点です。発表者が満足しているのでしょうか？ 会社が満足しているのでしょうか？ それとも聞き手が喜ぶべきなのでしょうか？ ビジネスの世界では、データを精査することによって意思決定が行われるのが常であり、シンプルさを口実にすべてのデータを排除してしまえば、そのプレゼンテーションは無価値になりかねません。
実際には、伝えるべき情報が複雑であればあるほど、シンプルにすることは難しくなります。80対20の法則は一般的に有用な指針ですが、複雑な情報を伝える際に正確性を維持するためには、その比率は70対30、60対40、あるいは50対50にせざるを得ない場合もあり、さらには複雑すぎて一切簡略化できない情報である可能性すらあります。
複雑な情報をいかに最適にシンプル化するかについて、安易な単一の答えは存在しません。しかし、アルベルト・アインシュタインの言葉とされる有名な引用が有用な指針となります。「物事はできる限りシンプルにすべきだが、シンプルにしすぎてはならない。」
それ以上情報を削れば、聞き手が誤った結論に至ってしまうという限界点が存在します。
例えば、料理本のレシピを簡略化する際、材料を削ってしまえば料理が美味しくなくなるかもしれません。道順の案内を簡略化する際、重要な右左折を省略してしまえば、運転手は完全に道に迷ってしまう恐れがあります。一方で、外科手術の手順はまったく簡略化できないかもしれません。いかなる手順であれ省略すれば、患者の命に関わるからです。
複雑な情報をシンプルにする際の私たちの目標は、「これ以上ディテールを削ると情報の正確性が失われる」という臨界点を見出すことです。しかし、その限界点に至るまでは、それ以外のすべてが削除の対象となります。多くの場合、削りすぎてしまった後に簡略化した文書を見直し、削った情報を戻す必要があると気づくことになるでしょう。これは時間を要する試行錯誤のプロセスですが、シンプルさを追求する上では大いに価値があり、大半のケースにおいて絵文字を使うよりも遥かにプロフェッショナルな成果をもたらします。