Legibilidade
Uma das maneiras pelas quais as pessoas demonstram seu nível de instrução é usando um vocabulário amplo. Indubitavelmente, a efusividade polissilábica sintetiza a erudição, mas torna sua escrita muito difícil de ler. Se o seu texto for excessivamente difícil de ler, isso reduzirá as chances de alguém chegar até o final da leitura.
A legibilidade é uma medida de quão fácil ou difícil é para as pessoas lerem o que você escreve. Existem dois testes usados para medir a legibilidade: o teste de Facilidade de Leitura de Flesch (Flesch Reading Ease) e o teste de Nível de Escolaridade Flesch-Kincaid (Flesch-Kincaid Grade Level). Ambos os testes utilizam a proporção de palavras por frase e a proporção de sílabas por palavra para pontuar a legibilidade do conteúdo escrito; dessa forma, textos com frases curtas e palavras breves obtêm pontuações indicando facilidade de leitura, enquanto textos com frases longas e palavras complexas são classificados como difíceis de ler.
Por exemplo, "A vaca comeu um bolo" seria considerada uma frase muito fácil de ler. "O voluptuoso bovino ingeriu avidamente um confeito deliciosamente açucarado" seria considerado muito difícil de ler.
O resultado do teste Flesch Reading Ease é uma pontuação entre 0 e 100, em que uma pontuação mais alta indica que o texto é mais fácil de ler, e uma pontuação mais baixa significa que ele é mais difícil. Já o teste Flesch-Kincaid Grade Level fornece um nível de escolaridade, no qual o nível de leitura do 5º ano é fácil de ler e o nível de pós-graduação universitária é o mais difícil.
Retomando o exemplo anterior, "A vaca comeu um bolo" tem uma pontuação de Facilidade de Leitura de 117 e um nível de escolaridade de -1,8, indicando que uma criança na pré-escola consegue ler. Já "O voluptuoso bovino ingeriu avidamente um confeito deliciosamente açucarado" tem uma pontuação de Facilidade de Leitura de -46 e um nível de escolaridade de 22, indicando que seria necessário um doutorado para compreendê-lo.
Para obter a pontuação de legibilidade de algo que você escreveu, basta copiar e colar seu texto em uma calculadora online de Flesch Reading Ease ou Flesch-Kincaid Grade Level; algumas calculadoras fornecem ambas as métricas simultaneamente. Além disso, editores de texto como o Microsoft Word possuem cálculos de legibilidade integrados.
Como regra geral, se você deseja que o que escreve seja fácil de ler para um público adulto amplo, deve mirar em um nível de leitura em torno do 8º ou 9º ano. Ao escrever para profissionais de negócios, você pode mirar um pouco mais alto, mas tente não ultrapassar o nível de 10º ano.
A exceção a essa regra é o jargão específico de um setor, profissão, campo de estudo ou domínio de problema; o jargão costuma ter uma pontuação baixa em testes de legibilidade, mas é perfeitamente compreensível para pessoas familiarizadas com essa terminologia muitas vezes hermética.
Por exemplo, advogados usam termos como "Jurisprudência", "Prova exculpatória", "Ação declaratória", "Interrogatórios" e "Habeas corpus", que são muito difíceis de compreender para o público em geral, mas são termos comuns e facilmente compreendidos no meio jurídico.
Ao definir a legibilidade da sua escrita, há três fatores que devem ser equilibrados: atender às expectativas do canal, adequar-se ao tema em discussão e adaptar-se à cultura de comunicação escrita da sua organização.
De modo geral, canais como mensagens de texto, e-mails e documentos formais apresentam níveis crescentes de exigência quanto à legibilidade.
Como mensagens de texto costumam ser digitadas às pressas, apenas com os polegares, a maioria das pessoas prefere perfeitamente "Encontre a gente lá embaixo" em vez de "Nossos compatriotas envidarão esforços para um convescote incontinênti no mezanino".
E-mails corporativos costumam ser mais formais, mas também tendem a ser lidos rapidamente no celular; portanto, devem situar-se em torno do nível de leitura do 8º ano.
Documentos corporativos representam tanto você como profissional quanto a sua empresa, portanto geralmente não devem ficar abaixo de um nível de leitura de 10º ano, podendo facilmente ultrapassar o nível de 12º ano dependendo da complexidade do material abordado.
Embora essas faixas não sejam imutáveis, elas servem como um guia útil — lembrando-nos, por exemplo, de não intitular um relatório de resultados trimestrais como "Mandamos bem".
Ao abordar assuntos diferentes, o nível aceitável de legibilidade tende a variar: temas casuais e descontraídos costumam ser escritos em um nível de escolaridade mais baixo do que tópicos formais e sérios.
Por exemplo, um e-mail parabenizando um colega por vencer o concurso da fantasia de Halloween mais engraçada pode ser escrito em um nível de leitura de 5º ano, enquanto um e-mail anunciando uma série de medidas de corte de custos deve estar no nível de 10º ano ou acima.
Ajustar a legibilidade ao tema é fundamental, pois usar inadequadamente um vocabulário rebuscado com estruturas frasais complexas pode soar condescendente para seus colegas, render a você a reputação de pretensioso ou até fazer com que o acusem de usar um dicionário de sinônimos para parecer mais inteligente do que é. Para evitar essas armadilhas, tente utilizar o nível mínimo de complexidade que seja apropriado para o assunto em questão.
Adaptar-se à cultura de comunicação escrita da sua organização exige expor-se aos textos dos seus colegas para identificar a média de legibilidade esperada para cada canal e assunto.
Por exemplo, e-mails enviados em uma startup de tecnologia podem ter, em média, um nível de leitura de 6º ano, enquanto e-mails em uma instituição financeira multinacional podem atingir uma média de nível de 12º ano. No caso de uma fabricante de brinquedos, o manual do colaborador pode ser escrito no nível de 6º ano; já no de uma fornecedora militar, o manual pode exigir um nível de 12º ano.
Se você acabou de ingressar em uma empresa, é recomendável analisar cuidadosamente o maior número possível de exemplos de comunicação escrita para entender o que é esperado e adequado — você não vai querer soar formal demais em uma empresa de brinquedos, nem casual demais em uma instituição financeira.
Ao ajustar a legibilidade da sua escrita para que ela seja adequada ao canal, ao tema e à cultura de comunicação da sua organização, você desenvolverá um estilo caloroso, aberto e acessível ao escrever informalmente, e um estilo ponderado, inteligente e profissional em contextos mais formais. Dessa maneira, as pessoas reconhecerão o seu nível de instrução não pela extensão do seu vocabulário, mas pela facilidade com que você adapta seu estilo de escrita para ser o mais eficaz possível em qualquer situação.