简洁

每当我们需要迅速传达大量重要且复杂的信息时，简洁便至关重要。实现简洁，要求我们在提炼复杂概念的同时，减少所传递的信息量。随之而来的挑战在于：决定应当剔除哪些信息，并弄清楚如何以最佳方式将复杂概念精简为其最核心的要素。

在学校里，我们希望孩子们学会表达自我，并掌握丰富的词汇。我们采用的做法是让他们撰写长篇作文，并在他们使用尤为冗长的词汇时给予奖励。不幸的是，这带来了一个意想不到的副作用：让孩子们误以为正确的沟通方式就是尽可能多地堆砌辞藻，并尽可能使用他们能想到的最长词汇。

我们教育孩子，“这只无畏的犬科动物沿着与干道垂直的方向漫步穿行，以探求在其偶或险象环生的朝圣之旅终点等待着它的、无论是令人愉悦亦或骇人听闻的际遇”，远比说“那只狗穿过了马路”高级得多。然而，“那只狗穿过了马路”才是传达前一句话中所包含的唯一核心信息的最有效方式。

它不仅更容易理解和记忆，而且更加准确：“犬科动物”可能包含狐狸、狼和胡狼，而不仅仅是狗；“漫步穿行”可以涵盖任何形式的移动，而不仅仅是步行；“垂直”要求呈90度角，而“穿过”仅仅意味着从一侧到达另一侧；“干道”可以包括街道、林荫道和小径，而不仅仅是马路。

这样看来，学校似乎在沟通方面给我们上了最糟糕的一课：让你的沟通变得臃肿冗长、晦涩难懂、且过目即忘。

如果这一套在毕业后立刻被抛之脑后，那充其量只是一次错失的教学良机。相反，这种对沟通的根本性误解深刻影响了我们的职场演示、文档和电子邮件。许多职场成年人并没有专注于传达简单、易懂、好记的想法，而是似乎依然在试图拿到学校里的高分。

有人可能会认为，职场沟通中短信和表情符号（emoji）的风行，是职场人士不知道如何精简沟通所产生的一个副作用。这未必是一件坏事，因为在同等条件下，如果让人在阅读一封臃肿冗长、废话连篇的邮件与阅读一条带有几个表情符号的短消息之间做出选择，大多数人都会选择后者。

设想一下，一位首席财务官（CFO）正在向销售团队做汇报，就在公布新的销售目标之后，一位区域销售经理立刻给他发了一条带有“笑哭”表情的短信。尽管这绝谈不上专业，但所有最关键的信息都已经传达完毕：这位区域销售经理认为新的销售目标荒谬且不切实际。

当我们精简沟通时，我们使用的字数更少，而且所选用的词也更简短。表情符号则把这一逻辑推向了极致：干脆完全不用文字。

在考虑该剔除哪些字句时，遵循二八定律（80/20法则）是一个好办法。

例如，如果你即将传达的内容中有80%既无法被理解也无法被记住，那么真正有价值的就只有剩下的20%。因此，你的目标就是剔除那80%，仅传达这20%。这样一来，一封千字邮件就会缩减为200字，一份100页的演示文稿就会精简为20页。

沟通的目标不是用信息轰炸读者或听众，而是让他们理解并记住关键要点。如果某些要点既不能被理解也无法被记住，那么它们根本就不值得说出口。

尽管减少字数、选用更简短的词汇或完全省略文字有助于精简沟通内容，但当你必须传达复杂信息时，这种策略可能会导致失真与不准确。这就是为什么在专业职场环境中，使用表情符号通常不是个好主意：尽管它们很简洁，但极易被误解、极度不精确，并诱导人们得出错误的结论。

例如，在一次业绩良好的季度销售汇报中，理论上你的整份演示文稿可以只有一张幻灯片，上面放一个微笑的表情。问题在于，这究竟意味着什么？是汇报者感到高兴？是公司感到满意？还是听众应该感到欣喜？在商业世界中，决策往往依赖于对数据的审视；如果以追求简洁为名剔除了所有数据，那么由此产生的汇报可能毫无价值。

事实上，所要传达的信息越复杂，精简的难度就越大。虽然二八定律通常是一个有益的指导方针，但为了在传达复杂信息时保持准确性，该比例可能不得不调整为70/30、60/40、50/50，甚至有些信息过于复杂而根本无法精简。

关于如何最好地精简复杂信息，并没有单一且现成的答案，但常被归于阿尔伯特·爱因斯坦名下的一句名言却是一则极具指导意义的准则：凡事应力求简单，不过度求简。

存在这样一个临界点：一旦再剔除任何信息，就会诱导受众得出错误的结论。

例如，在精简烹饪食谱时，如果剔除了某些食材，菜肴的味道可能就会变差；在精简行车路线指引时，如果遗漏了一个关键转弯，驾驶员就可能会彻底迷路；而在另一方面，手术流程可能根本无法精简，因为一旦漏掉任何一个步骤，患者就可能丧命。

我们精简复杂信息的目标，在于找到这样一个平衡点：一旦再删减一个细节，信息的准确性就会荡然无存。然而在此临界点之前，其他一切内容皆可大刀阔斧地剔除。通常情况下，你需要先删减掉超出合理限度的信息，随后在审阅精简后的文档时，才意识到必须重新补回部分内容。这是一个需要耗费时间的迭代探索过程，但为了追求真正的简洁，这完全值得，而且在绝大多数情况下，它所带来的专业效果远非使用表情符号所能比拟。