Direktheit

Wenn Sie etwas zu sagen haben und in kürzester Zeit klar verstanden werden möchten, sollten Sie direkt sein. Direkt zu sein bedeutet, eine einzige, unmissverständliche Aussage so prägnant wie möglich zu formulieren. Die Herausforderung bei direkter Kommunikation besteht jedoch darin, dass sie in vielen Fällen unhöflich oder sogar aggressiv wirken und häufig Konflikte provozieren kann.

Wenn beispielsweise ein Kollege einen Vorschlag für eine neue Geschäftsstrategie vorlegt, Sie aber nach Ihrer ehrlichen fachlichen Einschätzung der Meinung sind, dass die Strategie nicht funktionieren wird, könnten Sie direkt sagen: „Ihre Strategie wird nicht funktionieren.“ Diese Aussage ist zwar sehr direkt, entwertet jedoch den Vorschlag Ihres Kollegen, übt harte Kritik ohne Begründung und bietet keinen produktiven Weg nach vorne.

Alternativ könnten wir diplomatisch vorgehen und stattdessen sagen: „Ich denke, dieser Vorschlag könnte etwas sein, das wir zu gegebener Zeit in Betracht ziehen und vielleicht irgendwann in der Zukunft übernehmen könnten, falls die Umstände einen Strategiewechsel rechtfertigen.“

Bei dieser Umformulierung haben wir uns entschieden, indirekt und etwas passiv aufzutreten, um keine harte Kritik zu äußern. Dies ging jedoch auf Kosten unserer aufrichtigen fachlichen Meinung. Passive Kommunikation lässt sich als der Einsatz von Diplomatie verstehen, um die direkte Ansprache eines bestimmten Themas zu vermeiden – in diesem Fall die Tatsache, dass Sie der Überzeugung sind, dass die Strategie nicht funktionieren wird.

Obwohl diese indirekte, passive Formulierung kaum zu Konflikten führen dürfte, wertet sie die Arbeit Ihres Kollegen dennoch ab: Sie bietet lediglich die vage Aussicht, den Vorschlag zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft erneut aufzugreifen; sie liefert keine Begründung, warum der Vorschlag nicht jetzt geprüft werden kann; und sie bietet nach wie vor keinen produktiven Lösungsweg.

Unser Ziel sollte es sein, unsere ehrliche fachliche Meinung so zu äußern, dass sie sowohl direkt als auch diplomatisch ist. Dies nennt man assertive Kommunikation – sie kann als das Gegenteil von passiver Kommunikation verstanden werden. Betrachten Sie die folgende assertive Umformulierung:

„Diese Strategie scheint höhere Kosten zu verursachen, dürfte aber weniger Umsatz generieren. Ist das so zutreffend?“

Diese Aussage ist assertiv, da sie ehrlich, direkt und diplomatisch ist. Sie bringen ehrlich zum Ausdruck, dass Sie von höheren Kosten bei geringeren Umsätzen ausgehen – was in diesem Fall Ihre Begründung dafür ist, warum die Strategie nicht funktionieren wird. Sie agieren jedoch diplomatisch, indem Sie Ihre Bereitschaft signalisieren, sich zu irren: Sie verwenden „scheint höhere Kosten zu verursachen“ statt „verursacht höhere Kosten“ sowie „dürfte weniger Umsatz generieren“ statt „wird weniger Umsatz generieren“. Zudem stellen Sie die direkte Frage, ob Ihr Verständnis zutrifft. Dies eröffnet einen produktiven Lösungsweg: Liegen Sie falsch, kann Ihr Kollege klärende Informationen liefern; liegen Sie richtig, hat der Kollege die Möglichkeit, seinen Vorschlag anzupassen, um das Problem zu beheben.

Es gab noch eine weitere, sehr entscheidende Änderung: Die Aussage begann mit „Diese Strategie“ und nicht mit „Ihre Strategie“. Wenn Sie sich auf die Arbeit, die Ideen oder die Meinungen anderer beziehen, ist es oft besser, personalisierende Sprache wie „Sie“ oder „Ihr“ zu vermeiden, da Menschen dies leicht als persönlichen Angriff interpretieren. Stattdessen empfiehlt es sich meist, „Sie“ und „Ihr“ durch „Diese/r/s“ oder „Die/Der/Das“ zu ersetzen oder Begriffe zu verwenden, die das gesamte Team einschließen, wie „wir“, „uns“ und „unser“.

Vergleicht man „Diese Strategie scheint höhere Kosten zu verursachen“ mit „Ihre Strategie scheint höhere Kosten zu verursachen“, wirkt die erste Formulierung unpersönlich und damit objektiver, während die zweite persönlich und anklagend erscheint.

Um Direktheit zu erlernen, hilft es, Aussagen einer von vier Kategorien zuzuordnen: Passiv, Aggressiv, Passiv-aggressiv und Assertiv.

Passive Kommunikation ist unehrlich und indirekt, bleibt aber diplomatisch. Während Passivität zwar dazu neigt, Konflikte zu vermeiden, erreicht sie darüber hinaus kaum etwas. Meist dient sie nur als Lückenfüller, wenn jemand gebeten wird, auf etwas zu antworten, das er nicht beantworten möchte – etwa wenn auf die Frage „Wann wird dieses Projekt abgeschlossen sein?“ mit „Alle arbeiten hart daran, so schnell wie möglich die besten Geschäftsergebnisse zu erzielen“ reagiert wird. Dies vermeidet zwar einen Konflikt, umgeht aber auch die Beantwortung der Frage.

Aggressive Kommunikation ist ehrlich und direkt, lässt jedoch jegliche Diplomatie vermissen. Unabhängig von der eigentlichen Absicht verursacht oder provoziert sie typischerweise Konflikte. Aus diesem Grund sollte aggressive Kommunikation in der professionellen Interaktion vermieden werden, da sie im Vergleich zu einem assertiven Auftreten meist zu schlechteren Ergebnissen führt. Die Aussage „Wegen Ihrer Unkonzentriertheit werde ich meine Frist verpassen“ wird beispielsweise tendenziell schlechtere Ergebnisse nach sich ziehen als der Satz: „Wir müssen uns alle fokussieren, um unsere Frist einzuhalten.“

Passiv-aggressives Verhalten lässt sich als unehrlich beschreiben – da die betreffende Person nicht offenlegt, was sie tatsächlich denkt oder fühlt. Gleichzeitig ist es ein gescheiterter Versuch der Indirektheit – da die wahre Absicht meist dennoch durchscheint – sowie ein Versagen der Diplomatie, da passiv-aggressives Verhalten dennoch Konflikte schürt. Würde man die Frage „Wann wird dieses Projekt abgeschlossen sein?“ passiv-aggressiv beantworten, klänge das vielleicht so: „Ich weiß nicht, ob dieses Projekt jemals fertig wird, wenn manche Leute lieber am Smartphone spielen, statt ihre Arbeit zu erledigen.“ Mild formuliert: Passiv-aggressive Kommunikation hat in der professionellen Kommunikation absolut nichts zu suchen und sollte unter keinen Umständen angewendet werden, da sie unhöflich, gehässig und sarkastisch ist.

Assertive Kommunikation hingegen ist ehrlich, direkt und diplomatisch – und bildet den Goldstandard professioneller Kommunikation. Es ist beispielsweise weitaus professioneller, assertiv zu sagen: „Um möglichst präzise Schätzungen vorzunehmen, benötigen wir eine genauere Aufstellung der Funktionsanforderungen“, anstatt: „Mir gefällt die Formatierung dieser Liste“ oder „Wer auch immer diese Liste erstellt hat, sollte gefeuert werden“ oder „Ich nehme an, wer diese Liste verfasst hat, glaubt, dass jeder bereit ist, nachts und am Wochenende zu arbeiten.“

Als Grundregel professioneller Kommunikation gilt: Kommunizieren Sie niemals passiv, aggressiv oder passiv-aggressiv. Streben Sie stattdessen stets danach, assertiv zu kommunizieren, indem Sie aufrichtig bleiben und Direktheit mit Diplomatie in Einklang bringen.