Vorarbeit

Der Erfolg einer Verhandlung hängt oft vom Umfang der Vorarbeit ab, die im Vorfeld geleistet wurde. Wenn Sie genau verstehen, mit wem Sie verhandeln, wonach Ihr Gegenüber sucht und wie alle Beteiligten das Gewünschte erreichen können, lässt sich eine Verhandlungsstrategie mit sehr hohen Erfolgschancen entwickeln.

Bei der Vorarbeit zu einer Verhandlung ist es oft weitaus wichtiger, die richtigen Fragen zu formulieren, als die richtigen Antworten parat zu haben: Während Fragen im Zeitverlauf meist dieselben bleiben, können sich Antworten je nach Verlauf der Verhandlung von einem Moment auf den anderen ändern.

Um die richtigen Fragen zu finden, können wir mit klassischen W-Fragen beginnen – wer, was, wann, wo, warum und wie. Zum Beispiel:

Mit wem werde ich verhandeln? Wer sind die Entscheidungsträger?

Worum verhandle ich? Was bin ich bereit zu akzeptieren?

Wann findet die Verhandlung statt? Bis wann muss der Vertrag unterzeichnet sein?

Wo findet die Verhandlung statt? Wo sitzen die Beteiligten?

Warum sollte jemand meinen Bedingungen zustimmen? Warum sollte jemand meine Bedingungen ablehnen?

Wie sollte ich auf Einwände reagieren? Wie kann ich mein Gegenüber davon überzeugen, meinen Bedingungen zuzustimmen?

Herauszufinden, wer die Entscheidungsträger sind, ist eine entscheidende Frage, die vor der Verhandlung geklärt sein muss. Andernfalls verhandeln Sie womöglich mit den falschen Personen, die letztlich gar nicht befugt sind, eine verbindliche Entscheidung über die Annahme Ihrer Bedingungen zu treffen.

Zu verstehen, warum jemand Ihren Bedingungen zustimmen oder sie ablehnen würde, hängt meist von Ihrer Verhandlungsmacht ab. Verfügen Sie über die gesamte Hebelwirkung, ist dies der Grund für die Zustimmung. Haben Sie hingegen keinerlei Verhandlungsmacht, müssen Sie sehr kreativ werden, um Gründe zu formulieren, warum Ihre Bedingungen überhaupt in Erwägung gezogen werden sollten.

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass die eigentliche Stärke gründlicher Vorarbeit darin liegt, herauszufinden, wie man die Gegenseite überzeugt und wie auf potenzielle Einwände zu reagieren ist. Wenn Sie bereits im Vorfeld wissen, welche Einwände vorgebracht werden, und schlagkräftige Argumente bereithalten, um ihnen zu begegnen, steigen Ihre Chancen beträchtlich, Hindernisse auf dem Weg zum Abschluss zu überwinden.

Es gibt grundsätzlich zwei Ansätze, um vor einer Verhandlung Antworten auf diese Fragen zu finden: Recherche und der direkte Austausch mit Menschen.

Recherche bildet das Fundament jeder Vorarbeit. Dennoch investieren viele zu wenig Zeit darin und ziehen es vor, am Verhandlungstag zu improvisieren. Fakt ist jedoch: Je komplexer das zu verhandelnde Geschäft, desto mehr Zeit erfordert die Recherche.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Caterer über den Preis für ein Mittagessen bei einer Firmenfeier verhandeln, sollten Sie im Voraus das gewünschte Menü kennen, wissen, was der Caterer üblicherweise verlangt und was Mitbewerber für dasselbe Angebot berechnen würden. Sie könnten Vergleichsangebote anderer Caterer einholen und diese gezielt in die Verhandlung einbringen.

Während die Recherche für einen Preisnachlass beim Catering vielleicht nur einen Nachmittag in Anspruch nimmt, bräuchten Sie für die Verhandlung eines multinationalen Klimaschutzabkommens bei den Vereinten Nationen weitaus mehr Zeit. Bei einer derart bedeutsamen Verhandlung wären monatelange Vorbereitungen nicht nur angemessen, sondern unerlässlich.

Neben der Recherche sollten Sie das Gespräch mit Menschen suchen; Sie werden überrascht sein, wie viele wertvolle Einblicke sich durch den richtigen Dialog mit den richtigen Personen gewinnen lassen.

Selbst wenn Sie vor einer Verhandlung nicht direkt mit einem Neukunden sprechen können, besteht eventuell die Möglichkeit, sich mit bestehenden Kunden auszutauschen. So erhalten Sie ein besseres Gespür dafür, was an Ihren Produkten geschätzt oder kritisiert wird – und je mehr Gespräche Sie mit Bestandskunden führen, desto besser sind Sie darauf vorbereitet, die Fragen potenzieller Neukunden zu beantworten.

Ein weiteres Beispiel: Verhandeln Sie über eine Fristverlängerung für das Projekt Ihres Teams, könnten Sie sich im Vorfeld umhören, ob andere Projektteams Fristverlängerungen beantragt haben, ob diese bewilligt wurden und für welchen Zeitraum. Wird Ihnen dann in der Verhandlung vorgehalten, Sie forderten zu viel zusätzliche Zeit, können Sie darauf hinweisen, dass anderen Projekten mit weitaus größerem Rückstand noch längere Fristen gewährt wurden.

Im Gespräch mit anderen sollten Sie zudem Einblicke darin gewinnen, was Ihre Verhandlungspartner wollen und was sie wirklich brauchen. Das Verständnis für den Unterschied zwischen Wünschen und tatsächlichen Bedürfnissen ermöglicht es Ihnen, Ihr Vorgehen anzupassen, während die einzelnen Verhandlungspunkte diskutiert werden.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Kunde zwar einen niedrigeren Preis will, das Produkt jedoch zwingend bis zu einem bestimmten Datum installiert sein muss, wissen Sie, dass er beim Preis kompromissbereit ist, beim Termin jedoch nicht. Sie können dem gewünschten Installationstermin in der Verhandlung voll zustimmen und das dadurch gewonnene Entgegenkommen nutzen, um im weiteren Verlauf einen höheren Preis durchzusetzen.

Welche Recherchemethoden Sie auch anwenden oder wie viel Zeit Sie im Dialog mit anderen verbringen: Ihr Ziel sollte es sein, mit der Gewissheit in eine Verhandlung zu gehen, nicht von einer Aussage überrascht zu werden, bei einer berechtigten Frage nicht unvorbereitet dazustehen und bei Einwänden niemals um eine Antwort verlegen zu sein. Sie sollten in einer Verhandlung niemals Nervosität verspüren – falls doch, ist das meist nur ein Zeichen mangelnder Vorbereitung und ein Hinweis darauf, dass mehr Vorarbeit nötig ist.