Einfachheit

Einfachheit ist entscheidend, wann immer große Mengen wichtiger, komplexer Informationen schnell vermittelt werden müssen. Einfachheit zu erreichen erfordert, die Menge der übermittelten Informationen zu reduzieren und gleichzeitig komplexe Ideen zu vereinfachen. Die Herausforderung besteht darin zu entscheiden, welche Informationen weggelassen werden sollten, und herauszufinden, wie sich ein komplexes Konzept am besten auf seine grundlegendsten Elemente reduzieren lässt.

In der Schule wollen wir, dass Kinder lernen, sich auszudrücken und einen reichen Wortschatz zu nutzen. Dies geschieht, indem wir sie lange Aufsätze schreiben lassen und sie dafür belohnen, wenn sie besonders lange Wörter verwenden. Leider hat dies den unbeabsichtigten Nebeneffekt, dass Kindern beigebracht wird, die richtige Art der Kommunikation bestehe darin, so viele und so lange Wörter wie möglich zu verwenden.

Wir bringen Kindern bei, dass die Aussage: „Der unerschrockene Kanide ambuliert rechtwinklig zur Verkehrsader auf der Suche nach jeglichen erfreulichen oder furchterregenden Begegnungen, die ihn am Ende seiner möglicherweise gefahrvollen Pilgerreise erwarten mögen“, weit überlegen sei gegenüber dem Satz: „Der Hund überquerte die Straße“. Und doch ist „Der Hund überquerte die Straße“ die effektivste Methode, die einzige entscheidende Information des ersten Satzes zu vermitteln.

Es ist nicht nur viel einfacher zu verstehen und zu behalten, sondern auch präziser: Kaniden umfassen Füchse, Wölfe und Schakale, nicht nur Hunde; Ambulieren kann jede Form der Fortbewegung bedeuten, nicht nur Gehen; rechtwinklig erfordert einen 90-Grad-Winkel, während Überqueren schlicht bedeutet, von einer Seite auf die andere zu gelangen; und eine Verkehrsader kann Straßen, Alleen und Pfade umfassen, nicht nur eine gewöhnliche Straße.

Es scheint, als würde die Schule uns die denkbar schlechteste Lektion in Sachen Kommunikation erteilen: Machen Sie Ihre Kommunikation aufgebläht, schwer verständlich und unmöglich zu behalten.

Würde diese Lektion unmittelbar nach dem Abschluss vergessen, wäre dies lediglich eine verpasste pädagogische Chance. Stattdessen prägt dieses grundlegende Missverständnis von Kommunikation unsere geschäftlichen Präsentationen, Dokumente und E-Mails. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, einfache, leicht verständliche und einprägsame Ideen zu vermitteln, scheinen viele Berufstätige immer noch zu versuchen, eine gute Schulnote zu erzielen.

Man könnte argumentieren, dass die Verbreitung von Kurznachrichten und Emojis in der Arbeitsplatzkommunikation ein Nebeneffekt der Unsicherheit von Fach- und Führungskräften darüber ist, wie sie ihre Kommunikation vereinfachen sollen. Das ist nicht zwangsläufig schlecht, denn unter sonst gleichen Bedingungen würden die meisten Menschen bei der Wahl zwischen einer aufgeblähten, weitschweifigen E-Mail und einer Kurznachricht mit ein paar Emojis Letzteres wählen.

Stellen Sie sich vor, ein Finanzvorstand (CFO) hält eine Präsentation vor der Vertriebsorganisation, und unmittelbar nach der Bekanntgabe neuer Vertriebsziele sendet ihm ein regionaler Vertriebsleiter eine Kurznachricht mit einem lachend-weinenden Emoji. Obwohl dies keineswegs professionell ist, wurde die wichtigste Information vollständig übermittelt: Der regionale Vertriebsleiter hält die neuen Vertriebsziele für lächerlich und unrealistisch.

Wenn wir unsere Kommunikation vereinfachen, verwenden wir weniger Wörter, und die verwendeten Wörter sind kürzer. Emojis führen dies zu seiner logischen Konsequenz: überhaupt keine Wörter mehr zu verwenden.

Bei der Überlegung, auf welche Wörter verzichtet werden kann, ist die 80/20-Regel ein nützlicher Leitfaden.

Wenn beispielsweise 80 % dessen, was Sie kommunizieren möchten, weder verstanden noch behalten würde, kommt es nur auf die verbleibenden 20 % an. Ihr Ziel ist es daher, die 80 % zu entfernen und nur die 20 % zu vermitteln. So wird aus einer E-Mail mit 1.000 Wörtern eine mit 200 Wörtern und aus einer Präsentation mit 100 Folien eine mit 20 Folien.

Das Ziel von Kommunikation besteht nicht darin, Leser oder Zuhörer mit Informationen zu überfluten, sondern ihnen entscheidende Punkte so zu vermitteln, dass sie im Gedächtnis bleiben. Punkte, die weder verstanden noch behalten werden, sind es gar nicht erst wert, ausgesprochen zu werden.

Zwar hilft es, die Wortanzahl zu reduzieren, kürzere Wörter zu wählen oder ganz auf Wörter zu verzichten, um Ihre Botschaft zu vereinfachen; wenn die zu vermittelnden Informationen jedoch komplex sind, kann diese Strategie zu Ungenauigkeiten führen. Aus diesem Grund sind Emojis im beruflichen Umfeld im Allgemeinen eine schlechte Wahl: Sie sind zwar einfach, können jedoch missverstanden werden, extrem ungenau sein und falsche Schlussfolgerungen provozieren.

Wenn Sie beispielsweise ein vierteljährliches Vertriebs-Update präsentieren und die Lage gut ist, könnte Ihre gesamte Präsentation theoretisch aus einer einzigen Folie mit einem lachenden Emoji bestehen. Das Problem dabei: Was bedeutet das genau? Ist der Vortragende zufrieden? Ist das Unternehmen zufrieden? Sollte das Publikum zufrieden sein? In der Geschäftswelt werden Entscheidungen in der Regel auf der Basis von Daten getroffen; eliminiert man im Namen der Einfachheit sämtliche Daten, ist die resultierende Präsentation unter Umständen wertlos.

In der Realität gilt: Je komplexer die zu vermittelnden Informationen sind, desto schwieriger ist es, sie zu vereinfachen. Während die 80/20-Regel generell eine nützliche Orientierung bietet, muss das Verhältnis zur Wahrung der Genauigkeit bei komplexen Inhalten möglicherweise 70/30, 60/40 oder 50/50 betragen – oder die Information ist schlicht zu komplex, um überhaupt vereinfacht zu werden.

Es gibt keine einfache Patentlösung dafür, wie sich komplexe Informationen am besten vereinfachen lassen, doch ein populäres Zitat, das häufig Albert Einstein zugeschrieben wird, bietet eine verlässliche Richtschnur: Man sollte alles so einfach wie möglich machen, aber nicht einfacher.

Es gibt einen Punkt, an dem jedes weitere Weglassen von Informationen dazu führt, dass Ihre Zielgruppe falsche Schlüsse zieht.

Wenn Sie beispielsweise ein Rezept in einem Kochbuch vereinfachen und Zutaten weglassen, schmeckt das Gericht womöglich nicht mehr. Wenn Sie eine Wegbeschreibung vereinfachen und eine wichtige Abzweigung auslassen, verfährt sich der Fahrer möglicherweise hoffnungslos. Ein chirurgischer Eingriff wiederum lässt sich unter Umständen überhaupt nicht vereinfachen – wird hier auch nur ein Schritt ausgelassen, überlebt der Patient womöglich nicht.

Unser Ziel bei der Vereinfachung komplexer Informationen ist es, jenen Punkt zu finden, an dem das Weglassen eines weiteren Details die Genauigkeit der Information zerstören würde. Bis zu diesem Punkt jedoch darf alles gekürzt werden. Oft müssen Sie zunächst mehr Informationen entfernen, als ratsam wäre, um bei der Überprüfung des vereinfachten Dokuments festzustellen, dass Sie bestimmte Details wieder hinzufügen müssen. Dies ist ein Prozess der iterativen Annäherung, der Zeit kostet, sich im Streben nach Einfachheit jedoch absolut lohnt – und in den allermeisten Fällen zu einem weitaus professionelleren Ergebnis führt als die Verwendung eines Emojis.