Zusammenfassungen
Wenn wir ein Dokument oder eine E-Mail verfassen, die länger als ein paar Absätze ist, sollten die ersten Sätze eine Zusammenfassung des Inhalts darstellen. Dies wird als Schreibstil der umgekehrten Pyramide bezeichnet: Anstatt auf eine abschließende Zusammenfassung am Ende hinzuarbeiten, verlagern wir die Schlussfolgerung im Wesentlichen an den Anfang.
Würden wir beispielsweise eine E-Mail verfassen, die über den aktuellen Status eines Projekts informiert, würden wir nicht mit Hintergrundinformationen zum Projekt beginnen, gefolgt von Details darüber, wie das Projekt an diesen Punkt gelangt ist, um schließlich mit einem Fazit zum aktuellen Projektstatus zu enden. Stattdessen würden wir direkt mit dem Projektstatus beginnen und Hintergrundinformationen sowie unterstützende Details anschließen lassen.
Mit dem Stil der umgekehrten Pyramide vermeiden wir eine Situation, in der der Leser das Dokument oder die E-Mail als zu lang empfindet und sich infolgedessen gar nicht erst die Mühe macht, überhaupt etwas zu lesen. Aus Sicht des Lesers handelt es sich hierbei um ein TL;DR – das englische Akronym für „Too Long; Didn't Read“ (Zu lang; nicht gelesen). In extremen Fällen antwortet jemand auf eine lange E-Mail tatsächlich mit den Buchstaben „TL;DR“, um unmissverständlich zu signalisieren, dass er die E-Mail wegen ihrer Länge nicht lesen wird. Auch wenn ein TL;DR niemals als Antwort auf eine lange E-Mail gesendet werden sollte – da dies unhöflich und respektlos ist –, ist die Kritik an sich oft berechtigt.
Der Grund, warum Menschen eine TL;DR-Antwort senden – oder zumindest versucht sind, dies zu tun –, liegt darin, dass wir alle chronisch unter Zeitmangel leiden. Erhalten wir eine übermäßig lange E-Mail oder ein Dokument ohne klare, prägnante Einleitung, müssen wir abwägen: Riskieren wir es, wertvolle Zeit mit unwichtigen und irrelevanten Informationen zu verschwenden, oder lesen wir den Text gar nicht und riskieren dabei, entscheidende Informationen zu verpassen?
Die Realität zeigt: Je knapper die Zeit bemessen ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand eher wichtige Informationen verpasst, als Zeit zu vergeuden. Wenn Sie also einer vielbeschäftigten Person eine lange E-Mail oder ein ausführliches Dokument ohne Zusammenfassung senden, sollten Sie sich nicht wundern, wenn Ihre Worte ungelesen bleiben.
Eine gute Zusammenfassung gehört ganz an den Anfang eines Dokuments oder einer E-Mail. Sie hilft dem Leser einzuschätzen, wie relevant der Inhalt für ihn ist und inwiefern es notwendig ist, den Text in voller Länge zu lesen.
Zusammenfassungen lassen sich im Wesentlichen in drei Typen unterteilen: ein Lede, der meist aus einem einzigen Satz besteht; ein Abstract, der in der Regel einen Absatz umfasst; und eine Executive Summary, die für gewöhnlich mehrere Absätze umfasst.
Ein Lede (buchstabiert L-E-D-E) ist ein einzelner Satz, der sofort die Aufmerksamkeit des Lesers fesselt und ihm bei der Entscheidung hilft, ob er weiterlesen sollte. Für unser vorheriges Beispiel der Projektstatus-E-Mail könnte ein gelungener Lede lauten: „Das Datenmigrationsprojekt liegt im Zeitplan für die Bereitstellung im September, jedoch bestehen Risiken, die das Lieferdatum auf November verschieben könnten.“
Dieser Lede erreicht drei Ziele in einem einzigen Satz: Er ermöglicht es den Empfängern, anhand von „Das Datenmigrationsprojekt“ zu prüfen, ob die E-Mail für sie relevant ist; er vermittelt mit „liegt im Zeitplan für die Bereitstellung im September“ die wichtigste Information; und er weckt das Interesse des Lesers zum Weiterlesen durch „jedoch bestehen Risiken, die das Lieferdatum auf November verschieben könnten.“
Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass das Verfassen eines treffsicheren Lede-Satzes die vielseitigste Fertigkeit in der gesamten schriftlichen Kommunikation darstellt. Ein starker Lede lässt sich als Betreffzeile einer E-Mail, als Artikeltitel, Schlagzeile, Untertitel, Bildunterschrift, SMS, Chat-Nachricht oder Social-Media-Beitrag einsetzen. Kurz gesagt: Zu lernen, wirkungsvolle Ledes zu schreiben, ist eine Fähigkeit, die Ihnen während Ihrer gesamten beruflichen Laufbahn immer wieder zugutekommt.
Während ein Lede eine Zusammenfassung ist, die meist nur aus einem einzigen Satz besteht, wird eine Zusammenfassung von der Länge eines Absatzes üblicherweise als Abstract bezeichnet. Der spezifische Begriff „Abstract“ findet jedoch vor allem im Kontext von Dokumenten mit Forschungsdaten Verwendung, weshalb Abstracts zum festen Standard am Beginn jeder wissenschaftlichen Arbeit gehören.
Wenn Sie ein Dokument verfassen, das formale Forschungsdaten darstellt, wird im Allgemeinen ein Abstract erwartet, der das Ziel der Untersuchung, die Forschungsmethode, die erhobenen Daten, die angewandten Analysetechniken und die Schlussfolgerungen aus der Datenanalyse zusammenfasst.
Da sie von Natur aus technischer Art sind, richten sich wissenschaftliche Abstracts in der Regel nicht an ein breites Publikum und sind folglich voller Fachjargon, den die meisten Menschen nicht verstehen. Dies ist einer der Gründe, warum Zusammenfassungen in Form eines Abstracts in der Geschäftswelt selten anzutreffen sind. Stattdessen setzt man bei geschäftlichen Dokumenten auf Executive Summaries.
Im Gegensatz zur formelleren Struktur und dem jargonlastigen Ton eines Abstracts, der für ein Fachpublikum bestimmt ist, fallen Executive Summaries in der Regel länger aus und richten sich an eine breitere Leserschaft.
Der Begriff „Executive Summary“ bringt ihren Zweck auf den Punkt: Sie ist als Zusammenfassung für Führungskräfte gedacht. Executive Summaries sollen Führungskräften Zeit sparen, indem sie gewaltige Informationsmengen auf eine Reihe fundierter Absätze verdichten, die üblicherweise auf einer einzigen Druckseite Platz finden. Dass eine Executive Summary maximal eine Seite umfassen sollte, beruht weitgehend auf Tradition: Einer Führungskraft konnte so ein einzelnes Blatt Papier überreicht werden, aus dem nach der Lektüre alle wesentlichen Kernpunkte des Dokuments hervorgingen.
Obwohl es keine feste Längenvorgabe für eine Executive Summary gibt, sollte ihr Umfang im Allgemeinen proportional zur Gesamtlänge des Dokuments stehen. Bei einem zehnseitigen Dokument kann eine dreiseitige Zusammenfassung genügen. Bei 50 Seiten ist eine einseitige Zusammenfassung angemessen. Ab 100 Seiten besteht oft die Versuchung, die Executive Summary auf mehrere Seiten auszudehnen; als Grundregel sollten Sie jedoch versuchen, den Umfang auf eine Seite zu beschränken.
Ganz gleich, ob Sie den Inhalt in einem einzeiligen Lede, einem einteiligen Abstract oder einer mehrteiligen Executive Summary komprimieren – beherzigen Sie stets den Grundsatz jedes Journalisten: „Don’t bury the lede“ – stellen Sie das Wichtigste niemals hintenan. Wenn Sie jemanden nur dazu bringen können, diesen einen Einleitungssatz zu lesen, hat er – selbst ohne den Rest des Dokuments zu kennen – zumindest die entscheidende Botschaft erfasst, die Sie vermitteln wollten.