Kernaussagen

Bevor Sie eine Präsentation halten, ein Dokument verfassen oder eine E-Mail schreiben, müssen Sie zuerst die wichtigsten Punkte definieren, die Ihr Publikum verstehen und behalten soll. Diese entscheidenden Punkte nennt man Kernaussagen (Takeaways).

Stellen Sie sich vor, Sie präsentieren einen Projektstatusbericht. Es gibt eine Fülle von Informationen, die Sie einbinden könnten: Sie könnten auflisten, welche Aufgaben erledigt sind, welche noch laufen, wie viele Personen zugewiesen sind, wie die Zeiteinteilung jeder einzelnen Person aussieht, wie die Burn-Rate des Budgets ist oder unzählige weitere potenziell interessante Details. Auch wenn all diese Daten für einen ausführlichen Projektstatusbericht relevant sind, müssen Sie entscheiden, welche Punkte für das Verständnis und die Erinnerung Ihres Publikums wirklich kritisch sind.

Für nahezu jedes Status-Update gibt es nur wenige wesentliche Kernpunkte. Kommunizieren Sie diese nicht, haben Sie den Status des Projekts nicht klar vermittelt. Bei den meisten Projekten sind die zentralen Fragen, die die Beteiligten am meisten interessieren: Liegen wir im Zeitplan? Wann sind wir fertig? Und gibt es Risiken, die eine pünktliche Lieferung gefährden könnten?

Sobald Sie wissen, welche Kernpunkte Ihr Publikum verstehen und im Gedächtnis behalten soll, bauen Sie Ihre Präsentation, Ihr Dokument oder Ihre E-Mail um diese Punkte herum auf. Wenn Sie vor einer einzelnen Person oder einer Gruppe präsentieren, sollten Sie sicherstellen, dass diese Punkte einfach formuliert und bei Bedarf wiederholt werden. Beim Schreiben sollte jede Ihrer Kernaussagen in einer kurzen Stichpunktliste festgehalten und im gesamten Dokument oder in der E-Mail aufgegriffen werden.

Um die Kernpunkte eines gut verlaufenden Projekts darzustellen, könnten Sie Folgendes sagen: Liegen wir im Zeitplan? Ja. Wann werden wir fertig sein? Am 31. Juli. Gibt es Risiken für eine pünktliche Fertigstellung? Nein.

Bei einem Projekt, das schlecht läuft, könnten Sie sagen: Liegen wir im Zeitplan? Nein. Wann werden wir fertig sein? Zwischen Spätsommer und Frühherbst. Gibt es Risiken für eine pünktliche Fertigstellung? Ja – Personalfluktuation und sich ändernde Kundenanforderungen.

Ganz gleich, was im weiteren Verlauf der Präsentation gesagt wird: Diese Kernaussagen sind die wichtigsten Punkte, die Ihr Publikum verstehen und behalten muss.

Selbst wenn Sie ein brillantes, gründliches, detailliertes, umfassendes und überzeugendes Projektstatus-Update liefern: Wenn Ihr Publikum am Ende nicht weiß, ob das Projekt im Zeitplan liegt, wann es abgeschlossen sein wird oder ob Risiken bestehen, haben Sie darin versagt, die wichtigsten Punkte des Projekts klar zu kommunizieren.

Kommunikation lässt sich als Signal-Rausch-Verhältnis betrachten: Das „Signal“ sind die Kernaussagen, die dem Publikum in Erinnerung bleiben; das „Rauschen“ ist alles andere. Was auch geschieht – das Signal der Kernaussagen darf niemals im Rauschen untergehen, insbesondere dann nicht, wenn dieses Rauschen lediglich aus Füllmaterial besteht, dessen einziger Zweck darin liegt, eine Präsentation, ein Dokument oder eine E-Mail in die Länge zu ziehen.

Unwesentliche Informationen müssen so weit wie möglich eliminiert werden, damit das Publikum nicht von den Kernaussagen abgelenkt wird oder im Unklaren darüber bleibt, worum es eigentlich ging.

Die schädlichste Form von irrelevantem Rauschen in einer Präsentation entsteht durch Abschweifungen. Eine Abschweifung ist alles, was den Informationsfluss von den Kernpunkten wegleitet.

Bei einer Projektstatuspräsentation wäre eine solche Abschweifung: die Schilderung einer kürzlichen Teambuilding-Übung, das Nennen der Geburtstage des Monats oder das Loben herausragender Teammitglieder. All das mag intern für das Projektteam wichtig sein, ist jedoch für Personen außerhalb des Projekts eine irrelevante Ablenkung.

Letztlich lassen sich kritische Kernaussagen wie: „Liegt das Projekt im Zeitplan?“, „Wann wird das Projekt abgeschlossen sein?“ und „Gibt es Risiken für eine fristgerechte Übergabe?“ weitaus schwerer behalten, wenn sie verwässert werden durch: wer das monatliche Tischtennisturnier gewonnen hat, wer die Auszeichnung für die lustigsten Socken erhalten hat oder welche kalorienarmen Snacks jetzt im Pausenraum verfügbar sind.

Je mehr Informationen wir in eine Präsentation packen, desto weniger Bedeutung kommt jeder einzelnen Information zu.

Wenn Ihre Präsentation, Ihr Dokument oder Ihre E-Mail beispielsweise drei wesentliche Punkte enthält, Sie aber eine Menge anderer, weniger wichtiger Details hinzufügen, wird es Ihrem Publikum schwerfallen, diese drei Punkte herauszufiltern. Ein weitaus effektiverer Ansatz ist es, die unwichtigen Details wegzulassen und sich stattdessen ausschließlich auf die Top-3-Kernaussagen zu konzentrieren, die Ihr Publikum verstehen und behalten soll.

Bei der Fokussierung auf Kernaussagen neigen viele dazu, Punkte mithilfe harter Daten und Statistiken zu untermauern. Das Problem dabei: Harte numerische Fakten sind zwar extrem präzise, aber oft sehr schwer zu behalten.

Überlegen Sie, wie Sie ein vierteljährliches Vertriebs-Update präsentieren würden. Nach traditioneller Auffassung sollten Zahlen die Kernaussagen bilden – ein prozentuales Wachstum über Produktgruppen hinweg gelte demnach als besser als eine allgemeine Beschreibung.

Aber was davon lässt sich leichter behalten: „Der Spielzeugverkauf stieg um 5,68 %“ oder „Wir verzeichneten einen leichten Anstieg beim Spielzeugverkauf“? „Die Bekleidungsverkäufe sanken um 52,34 %“ oder „Wir verkaufen nur noch halb so viel Kleidung wie im letzten Quartal“? „Der Elektronikverkauf liegt 107,98 % über dem Planziel“ oder „Wir verkaufen doppelt so viel Elektronik wie erwartet“?

Begriffe wie „leicht“, „halb so viel“ und „doppelt so viel“ sind nicht exakt genug für eine Tabellenkalkulation zur Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn es jedoch Priorität hat, dass ein Publikum Kernaussagen begreift und behält, müssen wir es den Menschen so einfach wie möglich machen, das Gesagte zu verstehen und zu verinnerlichen. Wenn die Teilnehmenden nach einer Präsentation untereinander sprechen, werden sie nicht sagen: „Kannst du glauben, dass wir 107,98 % über unserer Vertriebsprognose liegen?“ Sie werden stattdessen sagen: „Kannst du glauben, dass wir doppelt so viel verkaufen wie erwartet?“

Bei der Kommunikation geht es weit weniger um mathematische Präzision und Exaktheit als um Verständnis und Behaltensleistung. Um wirkungsvoll zu kommunizieren, sollten wir uns daher auf Kernaussagen konzentrieren, die unser Publikum tatsächlich versteht und behält, anstatt eine Fülle von Daten zu präsentieren und darauf zu hoffen, dass irgendetwas hängenbleibt.