Points clés
Avant de donner une présentation, de rédiger un document ou d'écrire un e-mail, vous devez d'abord identifier les points les plus importants que vous souhaitez faire comprendre et retenir à votre public. Ces points essentiels sont appelés points clés.
Imaginez que vous présentiez un rapport sur l'avancement d'un projet. Il y a une multitude d'informations que vous pourriez inclure. Vous pourriez lister les éléments achevés, ceux qui sont en cours, le nombre de personnes mobilisées, la répartition du temps de chacun, la vitesse de consommation du budget ou tout autre élément potentiellement intéressant. Bien que toutes ces informations soient pertinentes dans le cadre d'un point d'avancement approfondi, vous devez décider quels points sont les plus cruciaux pour la compréhension et la mémorisation de votre auditoire.
Pour presque tout point d'avancement de projet, seuls quelques éléments essentiels importent ; si vous ne les communiquez pas, vous n'aurez pas clairement transmis l'état du projet. Pour la plupart des projets, les questions fondamentales qui intéressent le plus les parties prenantes sont : Sommes-nous dans les délais ? Quand aurons-nous terminé ? Existe-t-il des risques susceptibles d'empêcher une livraison dans les temps ?
Dès lors que vous avez identifié les points clés que votre public doit comprendre et retenir, vous construisez votre présentation, votre document ou votre e-mail autour d'eux. Que vous vous adressiez à une seule personne ou à un groupe, veillez à formuler ces points avec simplicité et à les répéter si nécessaire. À l'écrit, chacun de vos points clés doit être consigné dans une courte liste à puces et rappelé tout au long du document ou de l'e-mail.
Pour présenter les points clés d'un projet qui se déroule bien, vous pourriez dire : Sommes-nous dans les délais ? Oui. Quand aurons-nous terminé ? Le 31 juillet. Y a-t-il des risques pour la livraison dans les temps ? Non.
Pour un projet en difficulté, vous pourriez dire : Sommes-nous dans les délais ? Non. Quand aurons-nous terminé ? Entre la fin de l'été et le début de l'automne. Y a-t-il des risques pour la livraison dans les temps ? Oui : le roulement du personnel et l'évolution des exigences du client.
Quoi qu'il soit dit par la suite au cours de la présentation, ces points clés demeurent les éléments les plus importants que votre auditoire doit comprendre et retenir.
Même si vous livrez un point d'avancement brillant, minutieux, approfondi, complet et convaincant, si votre auditoire ne retient pas si le projet respecte les délais, quand il sera achevé ou s'il existe des risques pesant sur la livraison, vous aurez échoué à communiquer clairement les éléments les plus importants du projet.
La communication peut être envisagée sous l'angle du rapport signal/bruit : le « signal » correspond aux points clés que le public retiendra ; le « bruit » représente tout le reste. Quoi qu'il arrive, le signal des points clés ne doit jamais être étouffé par le bruit — en particulier si ce bruit n'est rien d'autre que du remplissage dont le seul but est d'allonger la présentation, le document ou l'e-mail.
Dans la mesure du possible, l'information superflue doit être éliminée afin que le public ne soit pas distrait des points clés ni laissé dans le doute quant aux véritables messages essentiels.
De tous les types de bruit non pertinent pouvant être introduits dans une présentation, le pire provient des digressions inutiles. Une digression est tout ce qui détourne le flux d'informations des points clés.
Lors de la présentation de l'avancement d'un projet, une digression consisterait, par exemple, à raconter une récente activité de cohésion d'équipe, à souhaiter les anniversaires du mois ou à féliciter des membres méritants. Tout cela peut avoir son importance en interne pour l'équipe projet, mais constitue des digressions hors sujet lors de la communication de l'état du projet à des personnes extérieures.
En définitive, les points clés essentiels — tels que : le projet respecte-t-il les délais, quand sera-t-il achevé, et existe-t-il des risques quant à une livraison dans les temps — sont plus difficiles à mémoriser lorsqu'ils sont dilués par des détails comme : qui a remporté le tournoi mensuel de ping-pong, qui a gagné le prix des chaussettes les plus drôles ou quels en-cas diététiques sont désormais proposés dans la salle de pause.
Plus nous accumulons d'informations dans une présentation, moins chaque information prise individuellement aura d'importance.
Par exemple, si votre présentation, votre document ou votre e-mail contient trois points majeurs que vous souhaitez transmettre, mais que vous y ajoutez une profusion d'informations secondaires, ces trois points seront difficiles à identifier pour votre public. Une approche plus efficace consiste à exclure les informations accessoires pour vous concentrer exclusivement sur les trois points clés essentiels que votre auditoire doit comprendre et retenir.
Lorsque nous cherchons à formuler des points clés, nous avons tous tendance à vouloir étayer nos propos au moyen de données brutes et de statistiques. Le problème est que si les données chiffrées sont d'une extrême précision, elles s'avèrent souvent très difficiles à mémoriser.
Considérons la manière dont nous pourrions présenter un point trimestriel sur les ventes. La pensée dominante voudrait que les chiffres constituent les points clés, la croissance en pourcentage par produit étant jugée préférable à une description générale.
Cependant, laquelle de ces formulations retenez-vous le plus facilement : « Les ventes de jouets ont augmenté de 5,68 % » ou « Nous avons enregistré une légère hausse des ventes de jouets » ? « Les ventes de vêtements ont chuté de 52,34 % » ou « Nous vendons moitié moins de vêtements que le trimestre dernier » ? « Les ventes de produits électroniques dépassent les prévisions de 107,98 % » ou « Nous vendons deux fois plus d'équipements électroniques que prévu » ?
« Légère », « moitié moins » et « deux fois plus » ne sont pas des données assez précises pour être intégrées dans une feuille de calcul afin d'établir un compte de résultat ; mais lorsque notre priorité est que l'auditoire comprenne et retienne l'essentiel, nous devons lui faciliter au maximum la tâche. Après une présentation, lorsqu'ils échangeront entre eux sur les informations reçues, vos interlocuteurs ne diront pas : « Tu te rends compte, nous dépassons les prévisions de vente de 107,98 % », mais plutôt : « Tu te rends compte, nous vendons deux fois plus que prévu ! »
La communication est bien moins une affaire d'exactitude et de précision méticuleuse qu'une question de compréhension et de mémorisation. Dès lors, pour communiquer avec efficacité, nous devons nous concentrer sur les points clés que notre public pourra réellement comprendre et retenir, plutôt que de déverser une masse de données en espérant qu'il en reste quelque chose.