Etiqueta
La etiqueta profesional se refiere al conjunto de comportamientos que se esperan en un entorno laboral. Aunque no existen normas oficiales que definan con exactitud qué constituye la etiqueta profesional, se espera que los profesionales con experiencia exhiban estas conductas.
La etiqueta profesional es una extensión de la educación general y la cortesía elemental. Por ejemplo, suele considerarse educado decir «por favor» al solicitar algo, «gracias» al recibirlo y «lo siento» o «disculpas» cuando se comete un error. Sin embargo, el uso excesivo de estas palabras en el entorno laboral a menudo hace que se perciban como fórmulas trilladas, desgastadas o incluso pasivo-agresivas.
Por ejemplo, consideremos la siguiente frase: «Siento que consideres que no tienes tiempo suficiente, pero si pudieras entregarme los informes para el lunes te lo agradecería, gracias». Aunque en teoría esta declaración debería ser cortés, en la práctica resulta sumamente descortés.
En lugar de recurrir a «por favor», «gracias» y «lo siento», podríamos haber dicho: «No establecí expectativas realistas sobre cuándo debían completarse los informes, y asumo esa responsabilidad. Avísame si existe alguna posibilidad de tenerlos listos para el lunes y, de ser así, dime en qué puedo ayudarte».
Otra manifestación de la cortesía cotidiana que influye en la etiqueta profesional es el simple acto de saludar a quienes ya conocemos y presentarnos ante desconocidos.
Por ejemplo, si ve a un colega caminando por el pasillo junto a alguien a quien no conoce, al acercarse debe hacer contacto visual con ambos, sonreír, saludar con un gesto breve y decir: «Buenos días». Luego, dirigiéndose a la persona desconocida, añadir: «Hola, soy Sam. ¿Cómo está?», mientras extiende la mano para estrechar la suya.
El apretón de manos es una tradición internacional fundamental en los saludos profesionales y, en la mayoría de los casos, debe ofrecerse al saludar a alguien o al presentarse. No obstante, dar un buen apretón de manos es un arte que exige práctica para dominarse.
Un apretón de manos adecuado se divide en cinco etapas: Ofrecimiento, Contacto, Agarre, Sacudida y Separación.
El ofrecimiento consiste simplemente en extender la mano abierta, con el pulgar hacia arriba, ligeramente por encima del nivel de la cintura. Si la otra persona no responde levantando la mano para estrechar la suya, deberá desistir: baje y cierre la mano, ofreciendo simplemente una breve sonrisa y un asentimiento con la cabeza.
El contacto ocurre cuando ambas manos se tocan por primera vez, lo que debe coincidir con el encuentro firme del espacio entre el pulgar y el índice de ambas personas de manera simultánea. La clave radica en no golpear la mano del otro ni obligarlo a alcanzar una mano inmóvil, sino hacer que ambas converjan en un punto intermedio aproximado entre los dos: el contacto no debe producirse ni demasiado cerca de usted ni demasiado lejos de la otra persona, o viceversa.
Inmediatamente después del contacto tiene lugar el agarre. Si el contacto inicial fue correcto, ambas palmas ya deberían estar en contacto, de modo que, al cerrar la mano, esta envuelva la palma del interlocutor y no sus dedos. Mantenga la palma firme para evitar que sea aplastada por el agarre de la otra persona; no hacerlo genera lo que se conoce como el apretón del «pez muerto», una mano blanda y lacia que causa una impresión bastante incómoda. En la medida de lo posible, iguale la fuerza de agarre de su interlocutor. Si estrecha la mano con suavidad, haga lo mismo. Si aprieta con firmeza, responda del mismo modo, procurando que ni su mano ni la de la otra persona resulten aplastadas. Asimismo, evite tirar de la persona hacia usted y procure mantener las manos a una distancia equidistante entre ambos: ni demasiado lejos, ni demasiado cerca.
La sacudida puede variar desde un movimiento enérgico hacia arriba y hacia abajo hasta una ausencia casi total de movimiento. Es conveniente adaptarse a la iniciativa de la otra persona: si realiza una oscilación vertical, acompáñela; si permanece inmóvil, manténgase inmóvil también.
La separación —el momento en que concluye el apretón al soltar la mano— debe producirse en cuanto perciba que la otra persona afloja el agarre, ya que siempre es preferible un apretón demasiado breve a uno excesivamente prolongado. Si sospecha que el saludo se está extendiendo más de la cuenta, tome la iniciativa para finalizarlo.
La transición entre las etapas de un apretón de manos debe ser casi instantánea, convirtiéndose en una acción fluida y continua. Con la práctica, este movimiento se volverá instintivo y constituirá una destreza sumamente valiosa a lo largo de su carrera, en especial en eventos de networking o al reunirse con clientes.
Además de manifestar gratitud, cortesía y disculpas de forma sincera, saludar a conocidos, presentarse a desconocidos y ofrecer un apretón de manos adecuado, la etiqueta profesional también implica ser cortés y considerado con los colegas. Esto abarca reconocer su presencia y sus logros, tomar en cuenta cómo nuestras acciones los afectan y respetar sus pertenencias, su privacidad y su espacio personal.
Reconocer a los colegas incluye conductas como darles la bienvenida a una reunión, felicitarlos al alcanzar un hito importante y mantener el contacto visual cuando nos están hablando.
Por ejemplo, en una reunión donde se anuncie el ascenso de un compañero, debe aplaudir en el momento del anuncio y, justo al terminar, acercarse en privado, estrecharle la mano y decirle: «¡Felicitaciones por tu ascenso!».
La consideración hacia los colegas comprende comportamientos tales como no interrumpirlos mientras hablan, no molestarlos cuando están concentrados trabajando y evitar generar ruidos cuando alguien intenta concentrarse.
Por ejemplo, si sabe que un compañero está trabajando intensamente para cumplir un plazo, no sería considerado mantener una conversación en voz alta a su lado ni interrumpirlo con preguntas cuando es evidente que intenta concentrarse. En su lugar, permítale trabajar con tranquilidad y envíele un correo electrónico o un mensaje breve solicitándole que le avise cuándo dispone de unos minutos para resolver algunas dudas.
Respetar las pertenencias, la privacidad y el espacio personal ajeno es algo que puede pasarse por alto fácilmente, en particular dentro de un entorno de trabajo colaborativo.
Por ejemplo, si deseara colaborar con un colega y se acercara a su escritorio, se sentara en él, moviera sus objetos personales para hacerse espacio, se inclinara hacia él hasta casi rozarlo y procediera a ojear su bandeja de entrada de correo, estaría vulnerando su propiedad, su privacidad y su espacio personal simultáneamente. En cambio, lo adecuado es preguntarle si dispone de un momento y, de ser así, consultar si puede acercar una silla, ubicándose a una distancia prudencial que no invada su espacio personal, a la vez que resiste la tentación de mirar fijamente su pantalla.
Al poner en práctica la etiqueta profesional y demostrar de manera constante cortesía y consideración, establecerá un ejemplo positivo que motivará a los demás a actuar del mismo modo, contribuyendo en última instancia a un entorno laboral más armonioso y productivo.