Entrega

Para garantir que seu público preste atenção ao que você está dizendo, você precisa ter uma entrega envolvente. Sua entrega é a maneira como você expressa aquilo que está dizendo.

A entrega falada e a entrega escrita são diferentes, mas compartilham uma semelhança crucial: ambas dependem fortemente de como começam. Para serem altamente envolventes, tanto a comunicação oral quanto a escrita precisam ter excelentes frases iniciais. Isso define o tom da sua discussão, apresentação, documento ou e-mail e é essencial para convencer o seu público de que você não será entediante e que, portanto, vale o tempo deles.

Considere como você poderia apresentar estatísticas de vendas, o status de um projeto ou projeções de crescimento de usuários a um público. Você poderia começar a apresentação de vendas com: "A apresentação a seguir abordará nossos números de vendas para o terceiro trimestre"; poderia começar o status do projeto com: "Hoje apresentarei os fatores de risco que afetam a data de entrega do nosso projeto"; ou poderia começar a projeção de crescimento de usuários com: "Exploraremos os algoritmos computacionais e os modelos estatísticos usados para extrapolar as taxas de aquisição, retenção e atrito de usuários no acumulado do ano".

Todas essas aberturas compartilham três características: são precisas, profissionais e extremamente entediantes. Quando você abre uma apresentação com uma frase seca, monótona e sem vida, está sinalizando ao seu público que toda a apresentação também será seca, monótona e sem vida. Após essas frases iniciais, o público começará a se dispersar e, dependendo de sua capacidade de atenção, poderá parar completamente de prestar atenção.

Agora, vamos reformular essas frases de abertura para torná-las mais envolventes. Para a apresentação de vendas, poderíamos abrir com: "Alguns de vocês estão prestes a ficar ricos, e alguns estão prestes a ficar tristes"; para o status do projeto, poderíamos abrir com: "A boa notícia é que podemos evitar ser demitidos; a má notícia é que alguns de nós terão que fazer hora extra"; para a projeção de crescimento de usuários, poderíamos abrir com: "Temos uma enxurrada de novos usuários, mas se continuarmos perdendo usuários existentes, estaremos fora do mercado em três anos".

Cada uma dessas reformulações melhora nossa frase de abertura, mas quanto mais envolvente você torna sua introdução, maior é o risco de confundir ou desagradar o seu público. Choque, impacto e surpresa podem ajudar a tornar uma abertura mais cativante, mas em um ambiente de trabalho profissional as pessoas podem não considerar apropriada uma abertura chocante, impressionante ou surpreendente. Dizer ao seu público que apenas alguns deles ficarão ricos, que alguns terão que fazer horas extras ou que todo o negócio falirá pode prender a atenção, mas também pode trazer repercussões para você como apresentador.

Para encontrar o equilíbrio certo entre profissionalismo e engajamento, uma estratégia inteligente é fazer sua apresentação para um pequeno público de teste e avaliar a reação dele.

Por exemplo, se você estiver prestes a fazer uma apresentação importante para toda a empresa, apresentá-la previamente a alguns colegas de confiança que você sabe que lhe darão um feedback honesto pode ajudá-lo a evitar pisar em campos minados. Se esse pequeno público de teste adorar a sua abertura, você provavelmente estará seguro; mas se eles a detestarem ou tiverem ressalvas, você precisará fazer ajustes até que sua introdução seja ao mesmo tempo envolvente e apropriada.

Depois de descobrir como criar uma abertura impactante para sua discussão, apresentação, documento ou e-mail, você precisa reter a atenção do seu público — e é aqui que a comunicação falada e a escrita começam a divergir. No entanto, ambas devem seguir o mesmo princípio geral: não seja entediante.

Uma comunicação falada em tom baixo, lenta e monótona, ou uma comunicação escrita que se resume a um bloco maciço de texto, é entediante. Para manter seu público engajado, você precisa resolver esses dois problemas.

Ao se comunicar verbalmente, varie o volume, o ritmo, as inflexões e as pausas para manter o público atento e curioso sobre como você transmitirá a próxima informação. Por exemplo, em vez de dizer de forma plana: "Nosso projeto muito provavelmente será entregue no prazo, dentro do orçamento e atenderá plenamente a todos os requisitos de nossos clientes", você pode proferir essa mesma declaração ao seu público variando a entonação: "Nosso projeto muito provavelmente será entregue no prazo, dentro do orçamento e atenderá plenamente a todos os requisitos de nossos clientes".

Se essa não for a sua forma natural de falar, você pode aprender esse estilo observando e imitando atores e comediantes, pois eles são mestres no engajamento de plateias. Há muitos atores e comediantes nos quais se inspirar; portanto, comece com alguém que tenha um estilo de entrega que você considere altamente cativante e, com o tempo, trabalhe para incorporar esse estilo à sua maneira de falar durante apresentações.

Na comunicação escrita, a solução para transformar uma barreira visual de texto em algo que as pessoas realmente queiram ler é aumentar o uso de marcadores e termos em negrito para quebrar o texto visualmente, intercalando elementos visuais relevantes ao conteúdo abordado.

Por exemplo, se você estiver apresentando vários pontos em um parágrafo, divida-os em tópicos. Se uma palavra, frase ou oração específica for importante, coloque-a em negrito para chamar a atenção. Se parte da informação puder ser representada graficamente, crie um diagrama e posicione-o ao lado do parágrafo correspondente. Se você puder tornar um ponto mais claro adicionando uma fotografia, faça isso.

Como a maioria das pessoas não é designer gráfico, tentar criar um documento atraente do zero pode resultar em uma confusão desordenada de texto misturado com tópicos, termos em negrito e excesso de diagramas e fotos. Felizmente, você pode recorrer a modelos de documentos que indicam exatamente onde posicionar o seu conteúdo para que ele apresente o melhor impacto visual possível. Modelos desse tipo estão disponíveis para praticamente qualquer software de criação de conteúdo, sendo apenas uma questão de escolher a opção adequada às suas necessidades.

Aprender a entregar informações de maneira a engajar seu público é uma competência crítica de comunicação. Se alguma vez sentir que as pessoas não estão prestando atenção ao que você diz ou escreve, revise se a sua entrega está o mais envolvente possível — afinal, uma entrega cativante pode ser o fator decisivo para que as pessoas ouçam o que você tem a dizer e leiam o que você escreve.