Pontos-Chave

Antes de fazer uma apresentação, redigir um documento ou escrever um e-mail, você deve primeiro identificar os pontos mais importantes que deseja que seu público compreenda e memorize. Esses pontos mais importantes são chamados de Pontos-Chave.

Imagine que você esteja apresentando um relatório sobre o status de um projeto. Há muitas informações que poderiam ser incluídas. Você poderia listar quais itens estão concluídos, quais ainda estão em andamento, quantas pessoas estão alocadas, a distribuição de tempo de cada uma, o ritmo de consumo do orçamento ou qualquer outro detalhe de potencial interesse. Embora todas essas informações sejam pertinentes em uma atualização minuciosa do status do projeto, você deve decidir quais pontos são os mais críticos para o seu público compreender e reter.

Para praticamente qualquer atualização de status de projeto, existem apenas alguns pontos essenciais e, se você não os comunicar, não terá transmitido com clareza o andamento do projeto. Na maioria dos casos, os pontos cruciais que mais importam para as pessoas são: Estamos dentro do cronograma? Quando concluiremos? E há algum risco que possa impedir a entrega no prazo?

Depois de identificar os pontos fundamentais que deseja que o seu público compreenda e memorize, estruture sua apresentação, documento ou e-mail em torno deles. Se estiver apresentando para uma única pessoa ou para um grupo, certifique-se de que esses pontos sejam articulados de forma simples e repetidos, se necessário. Na escrita, cada um dos seus pontos-chave deve constar em uma breve lista de tópicos e ser referenciado ao longo do documento ou e-mail.

Para apresentar os pontos essenciais de um projeto que está indo bem, você poderia dizer o seguinte: Estamos dentro do cronograma? Sim. Quando concluiremos? 31 de julho. Há algum risco para a entrega no prazo? Não.

Para um projeto que está indo mal, você poderia dizer: Estamos dentro do cronograma? Não. Quando concluiremos? Do fim do verão ao início do outono. Há algum risco para a entrega no prazo? Sim — rotatividade de pessoal e mudanças nas exigências do cliente.

Independentemente do que mais seja dito no restante da apresentação, esses pontos-chave são as informações mais importantes que o seu público deve compreender e memorizar.

Mesmo que você faça uma atualização de status brilhante, minuciosa, aprofundada, abrangente e convincente, se o seu público não se lembrar se o projeto está no prazo, quando será concluído ou se há riscos para a entrega pontual, você terá falhado em comunicar claramente os pontos mais importantes do projeto.

A comunicação pode ser compreendida pela relação sinal-ruído: o "sinal" são os pontos-chave fundamentais que o público reterá; o "ruído" é todo o restante. Aconteça o que acontecer, o sinal dos pontos-chave nunca deve ser abafado pelo ruído — principalmente se esse ruído for mero conteúdo de preenchimento, cujo único propósito é inflar o tamanho de uma apresentação, documento ou e-mail.

Sempre que possível, informações secundárias devem ser removidas para que o público não se distraia dos pontos-chave nem fique em dúvida sobre quais eram realmente os pontos essenciais.

De todos os tipos de ruído desnecessário que podem ser inseridos em uma apresentação, o pior decorre de digressões irrelevantes. Uma digressão é qualquer coisa que desvie o fluxo da informação para longe dos pontos essenciais.

Ao apresentar o status de um projeto, seriam exemplos de digressão: relatar uma dinâmica recente de integração da equipe, parabenizar os aniversariantes do mês ou elogiar membros de destaque do time. Tudo isso pode ser relevante internamente para a equipe do projeto, mas são digressões irrelevantes ao reportar o andamento do projeto a pessoas externas a ele.

Em última análise, pontos-chave críticos como: o projeto está no cronograma? quando será concluído? e há algum risco para a entrega pontual?; tornam-se mais difíceis de reter quando diluídos por informações como: quem fez mais pontos no torneio mensal de pingue-pongue, quem ganhou o prêmio de meias mais engraçadas ou quais lanches saudáveis agora estão disponíveis na copa.

Quanto mais informações comprimimos em uma apresentação, menos relevante se torna qualquer informação individual.

Por exemplo, se a sua apresentação, documento ou e-mail contiver três pontos cruciais que você deseja enfatizar, mas você incluir uma série de outras informações de menor importância, esses três pontos serão difíceis de identificar pelo público. Uma abordagem mais eficaz é eliminar as informações secundárias e focar apenas nos 3 principais pontos-chave que você quer que o público compreenda e memorize.

Ao focar em pontos-chave, todos nós temos a tendência de sustentar argumentos usando dados brutos e estatísticas. O problema é que, embora dados numéricos exatos sejam extremamente precisos, eles costumam ser muito difíceis de memorizar.

Pense em como poderíamos apresentar um relatório trimestral de vendas. O senso comum ditaria que os números deveriam ser os pontos-chave, sendo o percentual de crescimento entre produtos preferível a uma descrição geral.

No entanto, qual destas opções você considera mais fácil de memorizar: "As vendas de brinquedos aumentaram 5,68%" ou "Tivemos um ligeiro aumento nas vendas de brinquedos"; "As vendas de roupas caíram 52,34%" ou "Estamos vendendo metade das roupas que vendemos no trimestre passado"; "As vendas de eletrônicos estão 107,98% acima das metas projetadas" ou "Estamos vendendo o dobro do volume de eletrônicos que prevíamos"?

"Ligeiramente", "metade" e "o dobro" não têm a precisão necessária para alimentar uma planilha de lucros e perdas, mas quando priorizamos a compreensão e a retenção dos pontos-chave pelo público, devemos facilitar ao máximo o entendimento e a memorização da mensagem. Após uma apresentação, ao conversarem entre si sobre o conteúdo exposto, as pessoas não dirão: "Você acredita que superamos em 107,98% a projeção de vendas?", mas sim: "Você acredita que estamos vendendo o dobro do que esperávamos?"

A comunicação eficaz tem muito menos a ver com precisão técnica e exatidão do que com compreensão e retenção. Portanto, para sermos comunicadores eficientes, devemos focar nos pontos-chave que o nosso público realmente assimilará e memorizará, em vez de despejar uma montanha de dados na esperança de que algo se fixe.