Dauer
Eine Fachkraft, die effektiv kommunizieren möchte, muss sich innerhalb der Grenzen der menschlichen Aufmerksamkeitsspanne bewegen. Ernüchternd ist dabei, dass die Aufmerksamkeitsspannen mittlerweile so kurz geworden sind, dass ein modernes Publikum 50 Wörter oder ein 60-sekündiges Video oft schon als zu lang empfindet.
Kürzere Aufmerksamkeitsspannen sind eine Realität der modernen Kommunikation – ein Phänomen, das man entweder ignorieren oder sich zunutze machen kann. In der Kommunikation mit der breiten Öffentlichkeit führt das Ignorieren kurzer Aufmerksamkeitsspannen praktisch unweigerlich dazu, dass Ihnen niemand zuhört. In der internen Unternehmenskommunikation hingegen haben Sie deutlich mehr Flexibilität bei der Wahl der Dauer eines Meetings, einer Präsentation, eines Gesprächs oder einer Diskussion sowie bei der Festlegung, wie viel Zeit jemand für das Lesen Ihrer Dokumente und E-Mails aufwenden soll.
In der Kommunikation mit der Öffentlichkeit lautet die Frage nicht: „Wie lang ist zu lang?“, sondern: „Wie kurz ist zu kurz?“ Je kürzer Ihre Inhalte sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand etwas vollständig anhört, ansieht oder liest. Doch mit weniger Zeit steht auch weniger Raum für Inhalte zur Verfügung, und die Balance zu finden zwischen kurz genug, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu fesseln, und lang genug, um nützliche Informationen zu vermitteln, kann extrem schwierig sein.
Bei der internen Kommunikation im Unternehmen sitzen Ihre Kollegen oft nur aus einem Gefühl beruflicher Verpflichtung heraus in langen Meetings, hören sich langwierige Präsentationen an und lesen umfangreiche Dokumente sowie E-Mails.
In einem professionellen Arbeitsumfeld ist es beispielsweise völlig inakzeptabel, wenn ein Meeting auf eine Stunde angesetzt ist und jemand nach den ersten fünf Minuten den Raum verlässt, weil er es langweilig findet. Wenn Ihnen jemand einen 30-seitigen Bericht schickt, wäre es unhöflich und herablassend, dem Verfasser mitzuteilen, Sie hätten ihn nicht gelesen, weil er zu lang war. Infolgedessen neigen Berufstätige dazu, sich nicht über Meetings oder Dokumente zu beschweren, die viel zu lang sind, um ihre Aufmerksamkeit zu fesseln.
Die Auswirkung dieses Verhaltens auf den Arbeitsplatz ist eines der am schlechtesten gehüteten Geheimnisse der Berufswelt: Menschen, die so wirken, als würden sie aufpassen, sind in Wirklichkeit womöglich überhaupt nicht bei der Sache. Erfahrene Fachkräfte sind darin geübt, ihr Smartphone wegzulegen, aufrecht zu sitzen und den Vortragenden anzusehen, um den Eindruck von Aufmerksamkeit zu erwecken, obwohl sie innerlich längst abgeschaltet haben und an ganz andere Dinge denken.
Das führt uns zu der ernüchternden Erkenntnis: Nur weil unsere Kollegen aufmerksam wirken, bedeutet das keineswegs, dass sie es auch sind. Wenn Sie eine Präsentation halten und Ihren Blick über das Publikum schweifen lassen, sehen Sie vielleicht Menschen, die aufrecht dasitzen, die Hände vor sich auf dem Tisch gefaltet haben und Sie direkt ansehen – doch gemessen an der Aufmerksamkeit, die sie Ihnen tatsächlich schenken, könnten sie genauso gut tief und fest schlafen.
Erschwerend kommt hinzu: Wenn Sie einen Kollegen fragen, wie er die Präsentation fand, wird er vielleicht sagen, sie sei gut gewesen, nur um Ihre Gefühle zu schonen. Stellen Sie ihm dann eine inhaltliche Frage zur Präsentation, werden Sie womöglich feststellen, dass er der Antwort ausweicht, um zu verbergen, dass er gar nicht aufgepasst hat.
In Anbetracht der Tatsache, dass unsere Kollegen uns gegenüber vielleicht nie ehrlich zugeben, wie viel Aufmerksamkeit sie dem schenken, was wir sagen oder schreiben, müssen wir als effektive Kommunikatoren die interne Kommunikation viel stärker wie die Kommunikation mit der breiten Öffentlichkeit begreifen.
Die Realität ist, dass auch unsere Kollegen Teil der Allgemeinheit sind und ihre wahre Aufmerksamkeitsspanne oft nur wenige Sekunden beträgt. Während des Arbeitstages nutzen sie ihr Smartphone, überfliegen Texte, Tweets, Posts und Videos auf der Suche nach etwas, das ihre begrenzte Aufmerksamkeit für ein paar Sekunden fesselt. Wenn dieselben Kollegen zu Beginn Ihres einstündigen Meetings ihr Smartphone weglegen, ist ihre Aufmerksamkeitsspanne nicht plötzlich gewachsen – sie sind lediglich zu höflich, um Ihnen zu sagen, dass Ihr einstündiges Meeting ungefähr eine Stunde zu lang ist.
Ließe sich in der Geschäftswelt alles in nur wenigen Sekunden vermitteln, wäre unser Ansatz denkbar einfach: Ganz gleich, was wir kommunizieren, wir begrenzen die Dauer auf höchstens 20 Sekunden und peilen eine ideale Länge von etwa 10 Sekunden an. Tatsache ist jedoch, dass sich nicht jede Information in wenigen Sekunden angemessen vermitteln lässt und dass bisweilen tatsächlich eine volle Stunde erforderlich ist, um alle für das Publikum relevanten und wichtigen Inhalte abzudecken.
Wenn eine ausführliche Kommunikation unvermeidlich ist, sollten Sie – um die Chancen zu maximieren, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums so lange wie möglich zu halten – mehrere Versionen Ihrer Präsentation vorbereiten, die präzise auf einen vorgegebenen Zeitrahmen zugeschnitten sind.
Wenn Sie beispielsweise im Vertrieb tätig sind und regelmäßig Produktpräsentationen vor Kunden halten, könnten Sie eine Version derselben Präsentation für 10 Sekunden, 30 Sekunden, 2 Minuten, 5 Minuten, 20 Minuten und 45 Minuten erstellen.
Ein Ansatz zur Erstellung dieses Präsentationssets besteht darin, zuerst die 45-Minuten-Version zu konzipieren. Dies gilt allgemein als Höchstdauer einer professionellen Präsentation, da so in einem einstündigen Meeting noch 15 Minuten für Fragen verbleiben. Liegt die längste Version vor, können Sie schrittweise Inhalte streichen, um zu den kürzeren Fassungen zu gelangen. Doch je kürzer die Präsentation, desto mehr müssen Sie üben, um sicherzustellen, dass Ihr Timing exakt stimmt.
Wenn Sie eine 45-minütige Präsentation halten, sieht man es Ihnen nach, wenn Sie auf 46 Minuten überziehen. Wenn Sie sich jedoch mit einem Kunden im Aufzug befinden und gerade genug Zeit für die 10-Sekunden-Version haben, können schon wenige Sekunden Verzögerung dazu führen, dass der Kunde aussteigt, bevor Sie fertig sind. In der Geschäftswelt bezeichnet man dieses Szenario als „Elevator Pitch“.
Ein nützlicher Anhaltspunkt für ein präzises Timing ist die Ermittlung Ihrer durchschnittlichen Sprechgeschwindigkeit in Wörtern pro Minute, die bei den meisten Menschen bei etwa 150 liegt. Wenn Sie eine 30-Sekunden-Präsentation einstudieren, wissen Sie somit, dass der Text etwa 75 Wörter umfassen sollte; bei einer 10-Sekunden-Präsentation sollten es rund 25 Wörter sein.
Vielleicht denken Sie, dass sich in nur 25 Wörtern nichts Wesentliches sagen lässt. Wenn Sie sich jedoch der Herausforderung stellen, werden Sie positiv überrascht sein, wie viele Informationen Sie in so kurzer Zeit vermitteln können. Als Faustregel gilt: Das Ziel Ihrer kürzeren Präsentationen ist es, die Gelegenheit für Ihre längeren Präsentationen zu schaffen. Denn wem Ihre 10-Sekunden-Version gefällt, der wird auch offener für die 2-Minuten-Version sein – und wem die 2-Minuten-Version zusagt, der hat womöglich Interesse an der 5- oder 20-Minuten-Fassung.
So können wir uns an die Realität verkürzter Aufmerksamkeitsspannen anpassen. Das erfordert zwar viel Arbeit und kontinuierliche Übung, ist aber weitaus besser, als in ausdruckslose Gesichter zu blicken, die zwar aufmerksam wirken, von denen Sie aber im Inneren genau wissen, dass sie es nicht sind.