Fragen

Eine der besten Möglichkeiten, jemandem zu signalisieren, dass Sie ihm zuhören, besteht darin, fundierte Fragen zum besprochenen Thema zu stellen. Eine gute Frage zeichnet sich dadurch aus, dass die Antwort nicht offensichtlich ist. Eine schlechte Frage lässt alle Anwesenden zweifeln, ob Sie lediglich darauf gewartet haben, selbst an die Reihe zu kommen.

Schlechte Fragen entstehen meist dann, wenn Personen überrascht werden. War jemand unkonzentriert und wird dann direkt gefragt: „Haben Sie noch Fragen?“, greift diese Person meist nach der erstbesten Idee, um zu verbergen, dass sie nicht aufgepasst hat. Solche verzweifelten Fragen sind oft belanglos, irritierend oder schlicht absurd.

Eine Frage wie „Bis wann muss dieses Projekt abgeschlossen sein?“ nach einer Präsentation zu stellen, in der das Fälligkeitsdatum ausdrücklich genannt wurde, zeigt allen, dass Sie unaufmerksam waren. Ob beabsichtigt oder nicht: Dies vermittelt ein fragwürdiges Anspruchsdenken – Sie hielten es offenbar nicht für nötig, der vortragenden Person zuzuhören, erwarten nun jedoch, dass sie Ihre Frage beantwortet.

Eine weitere Variante schlechter Fragen sind Fangfragen, die gezielt darauf ausgelegt sind, den Vortragenden in Verlegenheit zu bringen. Diese werden typischerweise von Personen genutzt, die vor Kollegen glänzen wollen und glauben, dass die Bloßstellung des Referenten sie selbst kompetenter wirken lässt.

Abgesehen davon, dass dies den Vortragenden bloßstellt – und eine künftige partnerschaftliche Zusammenarbeit möglicherweise dauerhaft beschädigt –, signalisiert es, dass Sie entweder nicht zugehört haben, kein Interesse am Thema hatten oder schlicht den Respekt vor der vortragenden Person vermissen lassen. Zudem durchschauen die meisten Menschen, wenn eine Frage einzig darauf abzielt, jemanden vorzuführen. Das schadet letztlich Ihrem eigenen Ruf weit mehr als dem des Vortragenden.

Ein weiterer Grund für unpassende Fragen liegt darin, dass es anspruchsvoll ist, gute Fragen zu formulieren. Eine fundierte Frage erfordert nicht nur aufmerksames Zuhören, sondern auch die Fähigkeit, das Gesagte in Echtzeit zu verarbeiten und zu analysieren. Darüber hinaus verlangt es ein verlässliches Gedächtnis oder Notizfähigkeiten, um die Frage festzuhalten und sie später zum passenden Zeitpunkt einzubringen.

Je nachdem, ob Sie sich in einem Gespräch, einem Meeting oder einer Präsentation befinden, gelten unterschiedliche Regeln für den richtigen Zeitpunkt von Fragen. In einer informellen Unterhaltung können Sie jederzeit eine Frage stellen. In einem Meeting steuert häufig die Moderation den Ablauf – entweder indem sie selbst Fragen aufwirft oder die Anwesenden gezielt um ihre Meinung bittet.

Bei Präsentationen legt der Referent meist fest, wann Fragen erwünscht sind – entweder fortlaufend oder gebündelt am Ende. Äußert der Vortragende keine Präferenz, empfiehlt es sich in der Regel, bis zum Ende des Vortrags zu warten. Dies gibt dem Referenten die Gelegenheit, absehbare Fragen bereits im Vorfeld im Rahmen des Vortrags zu beantworten, anstatt ständig unterbrochen zu werden.

Haben Sie sich eine gute Frage überlegt, die der Referent jedoch im weiteren Verlauf durch entsprechende Erläuterungen oder die Beantwortung der Frage eines anderen Teilnehmers klärt, erübrigt sich das Nachfragen. Das mag für jemanden enttäuschend sein, der sich Mühe bei der Formulierung gegeben hat, um seine analytische Auffassungsgabe zu demonstrieren. Eine Frage, die bereits beantwortet wurde, muss jedoch nicht erneut gestellt werden.

Wenn Sie in einer Gruppe eine fundierte Frage haben, deren Antwort jedoch ausschließlich für Sie persönlich relevant ist, sollten Sie diese in der Regel erst nach der Präsentation im Vier-Augen-Gespräch stellen. Dies ist ein Gebot der Höflichkeit gegenüber den anderen Teilnehmern, um deren Zeit nicht mit Details zu beanspruchen, die für die Allgemeinheit ohne Belang sind.

Es gibt die Auffassung, der wahre Wert einer Präsentation bemesse sich an den Fragen, die sie aufwirft, und dass ein Vortrag ohne gute Folgefragen nicht überzeugend gewesen sei. Eine exzellente Präsentation antizipiert jedoch relevante Fragen des Publikums und beantwortet diese bereits im Vorfeld. Dies kann direkt im Hauptteil geschehen oder über Folien im Anhang mit vorbereiteten Antworten auf absehbare Fragestellungen.

Es gibt Situationen, in denen es unklug ist, eine Frage zu stellen – unabhängig davon, wie fundiert sie ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Vortragende sichtlich nervös, überfordert oder unzureichend vorbereitet ist und eine Antwort selbst bei größter Anstrengung kaum liefern könnte. Achten Sie daher beim Stellen von Fragen stets darauf, wie souverän die Informationen präsentiert werden. Selbstsichere Referenten sind in der Regel auf Fragen vorbereitet; unsichere Vortragende sind es meist nicht.

Ein solches Szenario verlangt Fingerspitzengefühl: Zeigt ein unsicherer Referent bereits bei einfachen Fragen Schwierigkeiten, weist sein Vortrag womöglich dennoch kritische Informationslücken auf, die geschlossen werden müssen, um Fehlinterpretationen im Publikum zu vermeiden. Hier entsteht ein Zielkonflikt zwischen der Rücksichtnahme auf den Vortragenden und dem Informationsbedarf der Gruppe. In solchen Fällen ist es ratsam, die Frage nach dem Vortrag unter vier Augen zu klären und die Person zu bitten, entsprechende Korrekturen oder Klarstellungen im Nachgang an den gesamten Teilnehmerkreis zu senden.

Sollten Sie selbst einmal mit einer guten Frage konfrontiert werden, deren Antwort Sie nicht kennen, genügt die offene Aussage: „Das weiß ich nicht, aber ich werde es in Erfahrung bringen und Ihnen bis ... Rückmeldung geben.“ Nennen Sie dabei einen präzisen Zeitpunkt – etwa bis zum Ende des Arbeitstages, bis morgen, bis Ende der Woche oder in der Folgewoche. Entscheidend ist, dass Sie sich verbindlich auf eine Frist festlegen und die Antwort vor Ablauf dieses Zeitfensters liefern.

Dies stellt die meisten sachlichen Gesprächspartner vollkommen zufrieden, da niemand erwarten kann, auf jede Frage ad hoc eine perfekte Antwort parat zu haben. Je fundierter eine Frage ist, desto mehr Zeit erfordert häufig eine fundierte Antwort; eine kurze Bedenk- oder Recherchezeit einzufordern, wird in der Regel sogar erwartet.