Notizen machen

Es gibt kaum etwas, das jemandem deutlicher signalisiert, dass Sie ihm zuhören, als sich Notizen zu machen. Wenn Sie jedoch eine Notiz verfassen, tun Sie buchstäblich etwas anderes als zuzuhören: Sie schreiben. Sie laufen damit Gefahr, der sprechenden Person zu signalisieren, dass Sie sich mehr für einzelne Bruchstücke ihrer Ausführungen interessieren, anstatt deren übergeordnete Botschaft zu begreifen.

Das Mitschreiben haben wir alle in der Schule gelernt, doch sobald wir im Berufsleben stehen, gerät diese essenzielle Fähigkeit bei vielen in Vergessenheit. Selbst für Personen, die darin sehr geübt waren, kann das Notieren unnötig wirken, wenn keine Prüfung ansteht, für die gelernt werden muss.

In der Schule vermitteln Lehrkräfte und Professoren die Erwartungshaltung, dass gute Schüler viele Notizen anfertigen – und dass derjenige, der mitschreibt, zwangsläufig zuhört. In der Berufswelt hingegen entsteht bei zu vielen und zu häufigen Notizen schnell der Eindruck, man sei unaufmerksam oder verhalte sich gar unhöflich.

Erschwerend kommt hinzu, dass Notizen heute meist auf digitalen Geräten erfasst werden. Dadurch ist es unmöglich zu erkennen, ob jemand während des Tippens aufmerksam zuhört oder ob die Aufmerksamkeit längst in die sozialen Medien abgewandert ist.

Selbst bei besten Absichten können unerwartet Benachrichtigungen auf dem Bildschirm aufpoppen, die die Aufmerksamkeit vom Gesagten abziehen. Geschieht dies, wird Ihr Gegenüber diese Ablenkung mit hoher Wahrscheinlichkeit bemerken – ganz gleich, wie sehr Sie versuchen, sie zu überspielen.

Zwar kann das Tippen auf einem Gerät als mangelnde Aufmerksamkeit ausgelegt werden, doch ermöglichen digitale Werkzeuge extrem detaillierte Aufzeichnungen ohne jeglichen Aufwand. Nach vorheriger Absprache mit der sprechenden Person können Sie das Gesagte einfach aufzeichnen lassen. Im Nachgang lässt sich per automatischer Sprachtranskription eine Fülle an Notizen generieren – weit mehr, als Sie jemals handschriftlich festhalten könnten.

In der Theorie wirkt das Transkribieren wie die ideale Methode; in der Praxis führt das lückenlose Aufzeichnen jedes Wortbeitrags jedoch häufig dazu, dass wesentliche Informationen in einer Flut von Wörtern untergehen. Gute Notizen erfordern, das Gehörte in Echtzeit zu filtern und nur die entscheidenden Kernpunkte festzuhalten, die man dauerhaft im Gedächtnis behalten will.

Damit stehen wir erneut vor dem Ausgangsproblem: Das Mitschreiben auf einem Gerät wird leicht als Unaufmerksamkeit missverstanden. Wir könnten unser Gegenüber zwar bitten, uns zu vertrauen, und versichern, ausschließlich Notizen zu machen – doch seien wir ehrlich: Es ist nahezu unmöglich, nicht doch gelegentlich einen flüchtigen Blick auf eine E-Mail, eine Chat-Nachricht oder eine Eilmeldung zu werfen.

Tatsache ist: Digitale Geräte sind für vieles hervorragend geeignet, eignen sich jedoch denkbar schlecht dazu, echtes Zuhören zu signalisieren. Schon allein aufgrund sozialer Prägung gehen wir davon aus, dass jemand, der auf einer Tastatur tippt, dem Gesagten nicht folgt. Das zwingt zu dem Schluss: Wenn wir Notizen machen, sollten wir dies nicht auf einem elektronischen Gerät tun, sondern mit Stift und Papier.

Viele glauben, Notizen mit Stift und Papier bedeuteten den Griff zu einem billigen Abreißblock – das wäre jedoch ein Fehler. Handschriftliche Notizen signalisieren zwar weitaus besser als das Tippen auf einem Gerät, dass man zuhört; das Schreiben auf einem Wegwerfblock vermittelt jedoch subtil, dass das Gesagte entsorgt wird, sobald das Meeting oder das Gespräch beendet ist.

Die Verwendung eines Notizbuchs – vorzugsweise eines, das hochwertig wirkt, unabhängig von seinem tatsächlichen Preis – anstelle eines billigen Blocks signalisiert dem Sprecher Beständigkeit: Es erweckt den Eindruck, dass Sie dieses Buch schon seit Jahren besitzen und auch in Zukunft aufbewahren werden. Genauso wie wir darauf konditioniert sind anzunehmen, dass Tippen Unaufmerksamkeit bedeutet, verbinden wir mit einem edlen Notizbuch die Gewissheit, dass die darin festgehaltenen Gedanken dauerhaft bewahrt werden.

Was ein Notizbuch vor allem wertig wirken lässt, ist seine Bindung. Ein spiralgebundenes Notizbuch ist kaum besser als ein einfacher Block. Verfügt es jedoch über einen echten Buchrücken und mutet wie ein Buch an, signalisiert es Langlebigkeit – etwas, das man über lange Zeit besitzt und weiterhin schätzen wird.

Es mag verlockend sein, zum größtmöglichen gebundenen Buch zu greifen, doch kleinere Formate bieten entscheidende Vorteile. Der erste Vorteil ist die Portabilität: Sie können es mühelos überallhin mitnehmen – müssen dann allerdings sorgsam darauf achten, es nicht zu verlieren. Sie möchten keinesfalls, dass unbefugte Dritte Ihre Notizen lesen; liegt ein vergessenes Notizbuch auf dem Konferenztisch, ist der erste Impuls vieler Anwesenden, darin zu blättern.

Der zweite Vorteil: In ein kleines Notizbuch passt nicht viel Text – oft nicht mehr als wenige Worte pro Zeile. Das zwingt Sie zu rigoroser Selektion. Sie schreiben weniger Wörter auf und reißen sich dadurch nicht länger als absolut notwendig aus dem Zuhörfluss. Da wenige Stichworte meist genügen, um die Erinnerung wachzurufen, sind wenige Sekunden des Mitschreibens alle paar Minuten genau das richtige Maß. Ihr Ziel sollte sein: mehrere Minuten intensiv zuhören, wenige Sekunden notieren und sofort wieder vollkommen ins Zuhören zurückkehren.

Richtig angewandt, wird Ihr Gesprächspartner davon nicht nur beeindruckt sein, sondern dieses Verhalten oft als ausgesprochen sympathisch empfinden. Es ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, sich abzuheben – besonders wenn alle anderen im Raum auf ihre Bildschirme starren und Aufmerksamkeit nur vortäuschen, während Sie aufmerksam nach vorn gebeugt sitzen, Stift und Papier einsatzbereit.