Toma de notas
Pocas cosas demuestran con mayor claridad que se está escuchando a alguien que tomar notas. Desafortunadamente, al escribir una nota, se está haciendo literalmente otra cosa aparte de escuchar: escribir. Se corre entonces el riesgo de transmitir al interlocutor un mayor interés por fragmentos aislados de su discurso que por comprender su mensaje global.
Tomar notas es algo que todos aprendimos en la escuela, pero al iniciar la trayectoria profesional muchos olvidamos esta habilidad esencial. Incluso para quienes perfeccionaron la toma de notas en el ámbito académico, la ausencia de un examen para el cual estudiar hace que este proceso parezca innecesario.
En el entorno académico, los profesores establecen la expectativa de que los buenos estudiantes toman muchos apuntes y de que, si se toman notas, necesariamente se está escuchando. En el mundo profesional, sin embargo, tomar notas en exceso y de forma constante puede hacer pensar a los demás que no se está prestando atención, o incluso que se está siendo descortés.
Para agravar la situación, hoy en día las personas toman notas en sus dispositivos electrónicos, lo que hace imposible distinguir si alguien escucha mientras escribe o si ignora la conversación mientras navega por redes sociales.
Incluso con las mejores intenciones, las notificaciones emergentes pueden aparecer de forma imprevista y desviar su atención de lo que se expone. Cuando esto ocurre, por más que intente disimularlo, es muy probable que el interlocutor note su distracción.
Aunque escribir en un dispositivo puede interpretarse como falta de atención, la tecnología permite registrar información con un nivel de detalle extraordinario y sin esfuerzo. Con el permiso explícito de quien habla, basta con configurar el dispositivo para grabar la sesión. Tras la reunión, el uso de transcripción automática de voz a texto genera un volumen exhaustivo de notas, muy superior al que jamás podría captarse a mano.
En teoría, transcribir una grabación puede parecer el método óptimo para documentar una conversación; en la práctica, registrar cada palabra pronunciada durante una reunión suele sepultar la información crítica en una maraña de texto. Tomar buenas notas exige procesar y filtrar lo que se dice en tiempo real, registrando únicamente los puntos clave indispensables de recordar.
Esto nos devuelve al dilema original: tomar notas en una pantalla se malinterpreta como desatención. Aunque solicitáramos la confianza del interlocutor asegurando que solo nos dedicamos a tomar apuntes, siendo rigurosos resultaría casi imposible no mirar de reojo un correo electrónico, un mensaje instantáneo o una noticia de última hora.
La realidad es que, si bien los dispositivos electrónicos son excepcionales para múltiples tareas, resultan pésimos para comunicar que se está escuchando activamente. Aunque solo sea por condicionamiento social, asumimos de forma automática que quien escribe en un teclado no presta atención a lo que se dice. Esto conduce a una conclusión contundente: si va a tomar notas, evite los dispositivos electrónicos y utilice lápiz y papel.
Muchos consideran que recurrir al papel implica usar un bloc desechable de bajo coste, pero cometer ese error es perjudicial. Aunque escribir en papel proyecta una mejor escucha que teclear en una pantalla, hacerlo en un bloc descartable sugiere que el contenido de la conversación se desechará tan pronto como concluya la reunión o el diálogo.
Utilizar un cuaderno —preferiblemente uno de apariencia sobria y cuidada, independientemente de su coste real— en lugar de un bloc común transmite que usted lo conserva como un recurso duradero y que mantendrá esa información en el tiempo. Del mismo modo que asociamos el tecleo digital con la distracción, también asociamos de forma intuitiva un cuaderno encuadernado de calidad con la preservación indefinida de esas notas.
El factor determinante en la apariencia profesional de un cuaderno es su encuadernación. Un cuaderno con espiral apenas supera el estándar de un bloc genérico. En cambio, uno con lomo cosido y presencia de libro formal transmite solidez, permanencia y valor a largo plazo.
Podría parecer tentador optar por el cuaderno encuadernado más voluminoso del mercado, pero los formatos compactos ofrecen ventajas evidentes. La primera es la portabilidad: puede llevarlo consigo a cualquier lugar, aunque esto exige una estricta custodia para evitar pérdidas. No querrá que otros lean sus anotaciones confidenciales, y si alguien encuentra un cuaderno en una sala de reuniones, su primer impulso será abrirlo.
La segunda ventaja radica en la economía de espacio: en un formato reducido no caben más de unas pocas palabras por línea. Esto impone una síntesis rigurosa, obligándole a redactar menos y evitando desconectarse del flujo de la escucha más de lo estrictamente necesario. Dado que unas pocas palabras bastan para activar la memoria, dedicar unos segundos a escribir términos estratégicos cada cierto tiempo representa la cadencia ideal. El objetivo debe ser escuchar con absoluta concentración durante varios minutos, anotar durante unos instantes y reincorporarse de inmediato a la escucha activa.
Aplicada correctamente, esta práctica no solo causará una excelente impresión en su interlocutor, sino que proyectará un genuino respeto profesional. Representa una ventaja competitiva determinante: mientras sus pares permanecen absortos ante sus pantallas fingiendo atención, usted estará inclinado hacia adelante en su asiento, con el cuaderno abierto y el bolígrafo listo para capturar lo esencial.