Prise de notes

Rien n'indique plus clairement à votre interlocuteur que vous l'écoutez que la prise de notes. Malheureusement, lorsque vous prenez une note, vous faites littéralement autre chose qu'écouter : vous écrivez. Vous risquez alors de signaler à la personne qui s'exprime que vous vous intéressez davantage à quelques bribes de son discours plutôt que de chercher à appréhender son message global.

La prise de notes s'apprend dès l'école, mais beaucoup d'entre nous délaissent cette compétence essentielle une fois entrés dans la vie professionnelle. Même pour ceux qui y excellaient durant leurs études, l'absence d'examen à préparer peut faire paraître cet exercice superflu.

À l'école, les enseignants posent comme principe qu'un bon élève prend beaucoup de notes et que noter équivaut à écouter. Dans le monde professionnel, en revanche, prendre trop de notes trop souvent peut donner l'impression que vous n'êtes pas attentif, voire que vous manquez de politesse.

Pour ne rien arranger, la prise de notes se fait aujourd'hui sur des appareils électroniques, ce qui rend impossible de savoir si une personne vous écoute tout en tapant ou si elle vous ignore en consultant les réseaux sociaux.

Même avec les meilleures intentions, des notifications inattendues peuvent surgir sur votre écran et détourner votre attention des propos tenus. Dès lors, malgré tous vos efforts, il est fort probable que votre interlocuteur remarque votre déconcentration.

Si taper des notes sur un écran peut être perçu comme un manque d'écoute, les outils numériques permettent en revanche d'accumuler une quantité impressionnante de détails sans le moindre effort. Après avoir demandé l'autorisation de l'orateur, vous pouvez simplement configurer votre appareil pour enregistrer les échanges. À l'issue de la réunion, la transcription automatique de la voix vers le texte permet d'obtenir une pléthore de notes, bien au-delà de ce que vous pourriez consigner manuellement.

En théorie, transcrire un enregistrement semble être la méthode idéale. En réalité, tout enregistrer sans distinction noie souvent les informations capitales dans un flot confus de paroles. Une bonne prise de notes exige de filtrer le discours en temps réel pour ne consigner que les points cruciaux à mémoriser.

Nous en revenons donc au problème initial : taper des notes sur un appareil reste assimilé à un défaut d'attention. Même en sollicitant la confiance de l'orateur et en jurant de ne faire que prendre des notes, nous savons pertinemment qu'il est presque impossible de ne pas jeter un coup d'œil furtif à un courriel, un message instantané ou une alerte d'actualité.

De fait, si les appareils numériques excellent dans de nombreux domaines, ils sont incapables de manifester votre écoute active. Ne serait-ce que par conditionnement social, nous sommes persuadés qu'une personne tapant sur un clavier ne prête aucune attention à nos propos. Cela doit nous amener à une conclusion claire : pour prendre des notes, délaissez les écrans au profit du papier et du stylo.

Beaucoup pensent qu'écrire sur papier justifie l'usage d'un bloc-notes bon marché et jetable. C'est une erreur. Même si écrire sur papier démontre une meilleure écoute que pianoter sur un clavier, le faire sur un bloc jetable sous-entend que le propos sera jeté dès la fin de la réunion, de la discussion ou de l'échange.

Utiliser un carnet — idéalement d'apparence soignée et haut de gamme, qu'il le soit ou non — plutôt qu'un bloc de piètre qualité transmet un signal fort : vous possédez cet objet depuis des années et le conserverez longtemps. De la même façon que nous associons l'usage d'un écran à la distraction, nous sommes conditionnés à penser que les notes consignées dans un beau carnet seront conservées indéfiniment.

La reliure constitue le premier gage de qualité d'un carnet. S'il possède une spirale, il ne vaut guère mieux qu'un simple bloc-notes. En revanche, s'il est doté d'un dos relié et ressemble à un véritable livre, il donne l'impression d'être un objet précieux, acquis de longue date et appelé à durer.

La tentation peut alors être grande d'opter pour le plus volumineux des carnets reliés ; or, les petits formats présentent de multiples avantages. Le premier est la facilité de transport au quotidien, ce qui exige toutefois une vigilance constante pour ne pas l'égarer. Vos notes ne doivent pas être lues à votre insu, et un carnet abandonné sur une table de réunion suscite immédiatement la curiosité.

Le second avantage réside dans l'espace restreint : vous n'écrirez guère plus de quelques mots par ligne. Cette contrainte vous force à sélectionner l'information, à condenser vos écrits et à ne jamais quitter le flux de l'écoute plus que nécessaire. Sachant que quelques mots suffisent généralement à réactiver la mémoire, consacrer quelques secondes à noter quelques termes toutes les deux ou trois minutes représente le juste équilibre. Votre objectif doit être d'écouter intensément pendant plusieurs minutes, d'écrire durant quelques secondes, puis de vous replonger aussitôt dans l'écoute.

Appliquée avec justesse, cette approche impressionnera durablement votre interlocuteur et suscitera même une forme de bienveillance. C'est un moyen simple et puissant de vous démarquer, en particulier quand vos pairs fixent leurs écrans en feignant d'écouter, tandis que vous vous tenez penché en avant sur votre chaise, stylo en main et carnet prêt.