Puntualidad

Llegar al trabajo a tiempo, presentarse a las reuniones puntualmente y entregar el trabajo a tiempo son aspectos fundamentales de la conducta profesional. Si no se puede confiar en que alguien esté donde debe estar, a la hora prevista; o no se puede confiar en que entregue aquello a lo que se comprometió, será difícil que la gente confíe en esa persona para cualquier otra cosa.

Los profesionales nos presentamos al trabajo puntuales para que nuestros colegas sepan cuándo esperarnos y, por ende, cuándo estaremos todos disponibles para empezar a trabajar juntos. Cuando llegamos tarde al trabajo, comunicamos que somos irresponsables, que no nos importa el tiempo de nuestros colegas y que no nos preocupa la productividad de nuestra organización.

Si su empresa tiene un horario central de 9:00 a. m. a 5:00 p. m., usted debe estar en su puesto de trabajo a más tardar a las 9:00 a. m., ya que sus colegas podrían necesitar su ayuda, formularle una pregunta o requerir su aporte en un debate. Si, por el contrario, se presenta a las 9:30, aquellos colegas que lo necesitaban se verán obligados a esperar su llegada, lo que les hace perder tiempo y reduce la productividad general.

Si bien siempre existe una razón válida para llegar tarde al trabajo —ya que hay muchas cosas que escapan por completo a nuestro control—, nunca existe una excusa válida, porque, como profesional, llegar a tiempo al trabajo es su responsabilidad y la de nadie más.

Una estrategia habitual para garantizar que llegue al trabajo a tiempo consiste en adelantar su horario lo suficiente como para disponer del margen adicional que pudiera necesitar si las cosas se complican.

Por ejemplo, si a veces se despierta 30 minutos tarde, programe su alarma 30 minutos antes. Si existe la posibilidad de perder el autobús, el tren o el metro, llegue al punto de recogida o a la estación con suficiente antelación para que sea imposible perder su transporte. Si sabe que el tráfico es muy variable, salga con la suficiente anticipación para asegurarse de llegar al trabajo antes de la hora punta.

Hay un dicho que afirma: «Si llegas a tiempo, llegas tarde. Si llegas temprano, llegas a tiempo», el cual nos recuerda la importancia de anticiparnos para no llegar nunca tarde.

Presentarse a tiempo en las reuniones solo exige prestar atención a las notificaciones de las convocatorias próximas. Si ignoramos los avisos y nos retrasamos, transmitimos al organizador que su reunión no nos importa, y a los demás asistentes, que no nos interesaba nada de lo que pudieran haber dicho antes de nuestra llegada.

En caso de tener reuniones consecutivas programadas, si una de ellas pone en riesgo la puntualidad de la siguiente, debe excusarse de la primera para asegurarse de no llegar tarde a la segunda. Por ejemplo, si tiene una reunión a las 10:00 a. m. programada para una hora y otra que comienza de inmediato a las 11:00 a. m., a las 10:55 debe informar con cortesía al organizador de que tiene otro compromiso a las 11:00 a. m. y deberá retirarse.

Aunque presentarse puntual al trabajo solo requiere una planificación adecuada y acudir a tiempo a las reuniones solo exige prestar atención a las notificaciones, garantizar la entrega del trabajo a tiempo puede requerir bastante experiencia, ya que, en última instancia, se reduce a saber establecer las expectativas correctas. Si fijamos plazos de entrega y luego incumplimos nuestra propia fecha límite, transmitimos que no somos fiables y que no se nos deben confiar tareas importantes.

La dificultad para definir las expectativas de entrega radica en que hay situaciones en las que resulta imposible calcular con precisión el tiempo necesario, en especial cuando uno desconoce lo que no sabe, algo frecuente cuando se realiza una tarea por primera vez.

Por ejemplo, si le pidieran preparar un resumen semanal de ventas y lo hubiera estado haciendo durante todo el año anterior, sabría cuánto tiempo requiere esa labor. Sin embargo, si le asignaran la elaboración de un informe trimestral de resultados sin haberlo hecho jamás, desconocería lo que no sabe y, por tanto, no sabría cuánto le llevará completar ese trabajo.

Incluso si ya ha realizado una tarea con anterioridad y tiene una idea clara de su duración, debe añadir un margen de contingencia por si algo no sale según lo previsto. La cantidad de tiempo imprevisto que deba agregar dependerá de la complejidad de la tarea, ya que una mayor complejidad suele implicar un mayor riesgo de entrega. Por norma general, un margen de contingencia del 30 % ofrece un colchón razonable para tareas de bajo riesgo, pero podría requerirse un 300 % para tareas muy arriesgadas, incluso si ya ha realizado algo similar antes.

Al definir cuándo se entregará algo, su respuesta debe ser un plazo que contemple cierto margen de contingencia o bien la declaración: «No tengo la certeza de cuándo podré terminarlo; ¿para cuándo lo necesita?». Si le indican la fecha límite, puede responder: «Haré todo lo posible por completarlo en ese plazo, pero no puedo garantizarlo».

Decir que no sabe cuánto tiempo requerirá algo —cuando realmente lo ignora— es un acto de honestidad, y, como profesional, siempre debe esforzarse por ser honesto. Es infinitamente mejor forjarse la reputación de alguien que dice: «No estoy seguro de cuándo podré tener esto listo», que la de alguien que siempre se compromete a entregar en una fecha concreta y jamás cumple.

Cuando empiece a trabajar, vigile de cerca el reloj y asegúrese de mantener la máxima productividad posible. Si advierte que las cosas toman más tiempo del previsto, comuníquese con quien le asignó la tarea y reajuste las expectativas, proporcionándole su estimación revisada sobre la finalización del trabajo. Por lo general, las personas son mucho más comprensivas si se les advierte de un retraso antes de la fecha límite que si se enteran en el momento mismo de la entrega.

Presentarse al trabajo a tiempo, no llegar nunca tarde a las reuniones y gestionar las expectativas sobre cuándo se entregará el trabajo constituyen la base de su reputación profesional. Si no se puede confiar en que esté donde se le necesita, cuando se le necesita, o depender de que cumpla con aquello que se comprometió a hacer, a la gente le resultará difícil considerarlo un profesional, sin importar cuán experto sea en otros ámbitos.