Legibilidad
Una de las formas en que las personas demuestran su nivel educativo es mediante el uso de un vocabulario amplio. Indudablemente, la efusividad polisilábica personifica la erudición, pero hace que su redacción sea muy difícil de leer. Si su texto resulta demasiado complejo, disminuirán las probabilidades de que alguien termine de leer lo que escribió.
La legibilidad es una medida de cuán fácil o difícil resulta para las personas leer lo que usted escribe. Existen dos pruebas utilizadas para medirla: la prueba Flesch Reading Ease y la prueba Flesch-Kincaid Grade Level. Ambas pruebas utilizan la proporción de palabras por oración y la de sílabas por palabra para calificar la legibilidad del contenido escrito; como resultado, un texto con oraciones breves y palabras cortas se clasifica como fácil de leer, mientras que uno con oraciones extensas y palabras largas se clasifica como difícil de leer.
Por ejemplo, «La vaca comió un pastel» se consideraría muy fácil de leer. «El voluptuoso bovino ingirió vorazmente un dulce exquisitamente glaseado» se consideraría muy difícil de leer.
El resultado de una prueba Flesch Reading Ease es una puntuación entre 0 y 100, donde una puntuación más alta indica que el texto es más fácil de leer, y una más baja, que es más difícil. La prueba Flesch-Kincaid Grade Level determina un nivel educativo, donde un nivel de lectura de 5.o grado resulta fácil de leer y uno de nivel universitario resulta el más difícil.
Retomando nuestro ejemplo anterior, «La vaca comió un pastel» tiene una puntuación de Reading Ease de 117 y un nivel de grado de -1.8, lo que indica que un alumno de preescolar puede leerlo. «El voluptuoso bovino ingirió vorazmente un dulce exquisitamente glaseado» tiene una puntuación de Reading Ease de -46 y un nivel de grado de 22, lo que indica que se requeriría un doctorado para leerlo.
Para obtener la puntuación de legibilidad de un texto propio, solo necesita copiar y pegar su contenido en una calculadora en línea de Flesch Reading Ease o Flesch-Kincaid Grade Level; algunas calculadoras proporcionan ambas puntuaciones de forma simultánea. Asimismo, procesadores de texto como Microsoft Word incorporan herramientas integradas para este cálculo.
Como regla general, si desea que lo que escribe sea fácil de leer para un público adulto amplio, debe aspirar a un nivel de lectura de aproximadamente 8.o o 9.o grado. Al dirigirse a profesionales de negocios, conviene apuntar a un nivel ligeramente superior, pero procurando no sobrepasar el nivel de 10.o grado.
La excepción a esta regla es la jerga específica de una industria, profesión, campo de estudio o dominio especializado; dicha jerga suele obtener puntuaciones bajas en las pruebas de legibilidad, pero en realidad resulta muy comprensible para quienes están familiarizados con esa terminología, a menudo hermética.
Por ejemplo, los abogados emplean expresiones técnicas como «jurisprudencia», «pruebas exculpatorias», «juicio declarativo», «interrogatorios» y «habeas corpus»; términos sumamente difíciles de leer para una audiencia general, pero de uso común y fácil comprensión en el ámbito legal.
Al definir la legibilidad de su texto, se deben equilibrar tres factores: satisfacer las expectativas del medio, adecuarse al tema en cuestión y alinearse con la cultura de redacción de su organización.
En términos generales, canales como los mensajes de texto, los correos electrónicos y los informes formales presentan niveles crecientes de exigencia en su redacción.
Dado que los mensajes de texto suelen escribirse con prisa y utilizando únicamente los pulgares, a la mayoría de las personas les basta con «Encuéntranos abajo», en lugar de «Nuestros compatriotas procurarán reunirse de inmediato en el entresuelo».
Los correos electrónicos corporativos tienden a ser más formales, pero también se leen rápidamente en dispositivos móviles, por lo que deberían situarse en torno a un nivel de lectura de 8.o grado.
Los documentos empresariales representan tanto su perfil profesional como la imagen de su empresa; por ello, generalmente no deberían situarse por debajo de un nivel de lectura de 10.o grado, e incluso podrían superar con facilidad un nivel de 12.o grado según la complejidad del material tratado.
Si bien estos rangos no son normas rígidas, constituyen una guía útil; por ejemplo, para recordarnos no titular un informe financiero trimestral con «Nos fue bien».
Al abordar distintos temas suele haber un umbral aceptable de legibilidad diferente, de modo que los asuntos informales o distendidos tienden a redactarse en un nivel inferior al de los temas formales y estratégicos.
Por ejemplo, un correo de felicitación a un colega por ganar el concurso al disfraz de Halloween más divertido puede redactarse con un nivel de lectura de 5.o grado, mientras que un comunicado sobre medidas de contención de costos debería situarse en un nivel de 10.o grado o superior.
Calibrar la legibilidad según el tema es fundamental: el uso inapropiado de un léxico rebuscado con estructuras sintácticas complejas puede percibirse como condescendiente, generar una reputación de presuntuoso o dar la impresión de recurrir a un diccionario para aparentar mayor intelecto. Para evitar estos inconvenientes, procure emplear la menor complejidad de redacción que resulte apropiada para el asunto tratado.
Adaptarse a la cultura de comunicación de su organización requiere familiarizarse con los textos de sus colegas a fin de identificar el nivel medio de legibilidad esperado para cada formato y tema.
Por ejemplo, los correos enviados en una startup tecnológica pueden promediar un nivel de lectura de 6.o grado, mientras que los de una institución financiera multinacional pueden situarse en un nivel de 12.o grado. En una empresa de juguetes, el manual del empleado podría redactarse a un nivel de 6.o grado, mientras que para un contratista del sector de defensa, dicho manual requeriría un nivel de 12.o grado.
Al incorporarse a una nueva empresa, es aconsejable analizar detenidamente tantas muestras de redacción como sea posible para asimilar lo que se considera adecuado y esperado; así evitará proyectar una imagen excesivamente rígida en una empresa lúdica o demasiado informal en una entidad bancaria.
Al ajustar la legibilidad de sus textos en función del canal, el tema y la cultura corporativa, logrará un estilo cálido, directo y accesible en contextos informales, así como un tono reflexivo, riguroso y ejecutivo en comunicaciones formales. De esta manera, los demás reconocerán su nivel no por la complejidad de su léxico, sino por la soltura con la que adapta su comunicación para lograr el máximo impacto en cualquier situación.