Estructura
La forma en que se organiza el contenido de un documento se denomina estructura. Dotar de estructura a un documento genera una secuencia lógica entre secciones, permite que el lector encuentre con facilidad la información que busca y evita la confusión que provocaría un cúmulo desorganizado de palabras.
La mayoría de las personas está familiarizada con la estructura de un libro, la cual suele incluir portada, índice, introducción, partes divididas en capítulos, capítulos divididos en secciones, conclusión y apéndice.
Sin embargo, a menos que esté escribiendo un libro, este nivel de estructuración resulta excesivo.
Por ejemplo, si redactara las instrucciones para utilizar un nuevo sistema de acceso por tarjeta, incluir índice, introducción, partes, capítulos, secciones, conclusión y apéndice sería desmesurado. En su lugar, para documentos de menor extensión que un libro, se adopta una estructura adaptada a ese tipo específico de documento.
En el entorno corporativo, muchos de los documentos requeridos comparten una estructura estándar según su tipología.
Por ejemplo, al redactar un plan de negocios, conviene seguir su estructura habitual: portada, resumen ejecutivo, descripción de la empresa, semblanzas del equipo directivo, productos y servicios, estrategia de marketing y ventas, proyecciones financieras y solicitud de financiamiento (si la empresa busca inversión).
En el caso de un informe de estado de proyecto, una estructura común incluiría: portada, trabajo completado, trabajo en curso, trabajo pendiente, cronograma de entrega, riesgos del proyecto, presupuesto, tasa de consumo de recursos (burn rate) y una lista de acciones a seguir.
Existen numerosos documentos empresariales que comparten una estructura estandarizada, incluidos informes de resultados, proyecciones de ingresos, previsiones de ventas, presentaciones para inversores (pitch decks), políticas de privacidad, términos de uso, manuales de instrucciones, reportes de anomalías, hojas de ruta de producto (roadmaps), organigramas, directorios de empleados y planes de proyecto.
Al redactar un documento —antes de diseñar una estructura propia—, verifique si ya existe un formato estándar que deba utilizarse para ese tipo de texto.
Si debe definir una estructura desde cero, generalmente tendrá dos opciones: dejar que emerja a medida que redacta o determinarla antes de comenzar.
Si opta por dejar que la estructura surja sobre la marcha, dispondrá de mayor libertad para que el documento evolucione, pero correrá el riesgo de escribir de más o no cubrir lo necesario. Además, permitir que la estructura se desarrolle de forma orgánica dificulta solicitar retroalimentación a sus colegas: en lugar de evaluar rápidamente un esquema, deberán leer el borrador completo para comprender el planteamiento.
En los documentos corporativos, suele ser preferible definir la estructura antes de comenzar a redactar, ya que resulta mucho más eficiente escribir únicamente lo necesario y facilita recabar comentarios de los colegas de forma previa.
Definir la estructura de un documento suele implicar la creación de una jerarquía de encabezados, es decir, una lista de títulos de sección con sus respectivos subtítulos. Una vez establecida dicha jerarquía, corresponderá definir cómo se estructura el contenido dentro de cada sección.
Según la naturaleza del documento, puede ser pertinente que cada sección contenga solo párrafos de texto continuo. No obstante, en la práctica, esto suele dificultar la lectura conforme aumenta la extensión, ya que los bloques densos de texto —a menudo denominados «muros de texto»— resultan difíciles de procesar.
En lugar de limitarse a párrafos uniformes, considere emplear negritas, listas, tablas, gráficos y diagramas para evitar abrumar al lector.
Al redactar párrafos, destacar una frase clave en negrita ayuda a crear un ancla visual al escanear el documento y facilita la comprensión de la idea central. La clave al aplicar negritas es la moderación: si todo está resaltado, nada destaca. Como máximo, solo deben enfatizarse unas pocas palabras relevantes cerca del centro del párrafo. Resaltar palabras al inicio o al final aporta poco valor, ya que los extremos de un párrafo ya actúan como anclas visuales naturales al hojear un texto.
Si dispone de información dentro de un párrafo que pueda presentarse en una lista, utilice siempre viñetas o numeración. Las listas se leen y examinan con mucha mayor facilidad que los párrafos densos, lo que incrementa las probabilidades de que cada punto sea leído y asimilado.
Al presentar datos en tablas —un requisito frecuente en documentos de negocios—, asegúrese de utilizar la menor cantidad de líneas de cuadrícula posible. Las líneas divisorias recargan la visualización, mientras que prescindir de ellas agiliza la lectura rápida.
En lugar de una tabla, también puede representar los datos mediante gráficos circulares, de barras o de líneas; por lo general, los lectores prefieren interpretar un gráfico antes que descifrar columnas, filas y celdas. Si aún se requiere el detalle numérico, considere incluir la tabla junto al gráfico con la misma información.
Siempre que sea viable presentar información mediante un diagrama —ya sea mediante flujogramas, matrices de cuadrantes, esquemas o cualquier otro formato visual—, es preferible hacerlo, ya que el público suele asimilar mejor los elementos gráficos que el texto.
A medida que avance en su documento, continúe perfeccionando su estructura, incluso si debe apartarse del plan inicial; lograr que el texto sea claro y fácil de comprender es siempre más importante que ceñirse rígidamente al esquema previsto.