Lisibilité
L'un des moyens par lesquels les individus démontrent leur niveau d'instruction est l'usage d'un vocabulaire étendu. Indubitablement, l'emphase polysyllabique incarne l'érudition, mais elle rend vos écrits très difficiles à lire. Si votre texte est trop ardu, les chances que votre lecteur aille jusqu'au bout s'en trouveront réduites.
La lisibilité mesure la facilité ou la difficulté avec laquelle on lit ce que vous écrivez. Deux tests sont couramment utilisés pour la mesurer : le test de facilité de lecture de Flesch (Flesch Reading Ease) et le test de niveau scolaire de Flesch-Kincaid (Flesch-Kincaid Grade Level). Tous deux s'appuient sur le ratio de mots par phrase et le ratio de syllabes par mot pour évaluer la lisibilité d'un contenu écrit ; un texte composé de phrases courtes et de mots brefs obtient ainsi un score indiquant une lecture facile, tandis qu'un texte aux phrases longues et aux mots complexes est jugé difficile à lire.
Par exemple, « The cow ate a cake » (La vache a mangé un gâteau) serait considéré comme très facile à lire. « The voluptuous bovine greedily ingested a delectably frosted confectionary » (Le voluptueux bovin ingurgita avidement une confiserie délicatement glacée) serait considéré comme très difficile à lire.
Le résultat du test Flesch Reading Ease est un score compris entre 0 et 100 : plus le score est élevé, plus le texte est facile à lire, et plus il est bas, plus le texte est difficile. Le test Flesch-Kincaid Grade Level indique quant à lui un niveau d'études : un niveau de lecture de 5e année est facile à lire, tandis qu'un niveau universitaire est le plus complexe.
Pour en revenir à notre exemple précédent, « The cow ate a cake » obtient un score de facilité de lecture de 117 et un niveau scolaire de -1,8, ce qui indique qu'un élève de maternelle peut le lire. « The voluptuous bovine greedily ingested a delectably frosted confectionary » obtient un score de facilité de lecture de -46 et un niveau scolaire de 22, indiquant qu'il faudrait être titulaire d'un doctorat pour le lire.
Pour obtenir le score de lisibilité de vos écrits, il vous suffit de copier-coller votre texte dans un calculateur en ligne de Flesch Reading Ease ou de Flesch-Kincaid Grade Level, certains outils fournissant les deux scores simultanément. De plus, des logiciels de traitement de texte comme Microsoft Word intègrent directement ces outils de calcul de la lisibilité.
En règle générale, si vous souhaitez que votre texte soit facile à lire pour un large public adulte, vous devriez viser un niveau de lecture équivalent à la 8e ou 9e année d'études. Lorsque vous écrivez pour des professionnels, vous pouvez viser un peu plus haut, tout en veillant à ne pas dépasser un niveau de 10e année.
L'exception à cette règle concerne le jargon propre à un secteur, une profession, un domaine d'études ou une problématique donnée ; le jargon a en effet tendance à obtenir de mauvais scores aux tests de lisibilité, alors qu'il est en réalité parfaitement lisible pour quiconque est familiarisé avec cette terminologie souvent obscure.
Par exemple, les juristes emploient des termes comme « jurisprudence », « preuve à décharge », « jugement déclaratoire », « interrogatoires » et « habeas corpus », qui sont très ardus pour le grand public, mais constituent des notions courantes et aisément comprises au sein de la profession juridique.
Lorsque vous déterminez le niveau de lisibilité de vos écrits, vous devez équilibrer trois facteurs : répondre aux attentes du support, convenir au sujet abordé et vous adapter à la culture rédactionnelle de votre organisation.
De manière générale, les supports que sont les SMS, les e-mails et les documents officiels présentent des exigences croissantes en matière de niveau d'élaboration.
Comme les SMS sont généralement rédigés à la hâte avec les seuls pouces, la plupart des gens se contentent parfaitement de « Retrouvez-nous en bas » plutôt que de « Nos compatriotes s'efforceront de se rassembler céans sur la mezzanine ».
Les e-mails professionnels tendent à être plus formels, mais ils sont aussi souvent lus rapidement sur un téléphone ; ils devraient donc se situer autour d'un niveau de lecture de 8e année.
Les documents d'entreprise engagent votre réputation professionnelle ainsi que celle de votre organisation ; ils ne devraient donc généralement pas se situer en dessous d'un niveau de 10e année, et peuvent aisément dépasser un niveau de 12e année selon la complexité du sujet traité.
Bien que ces repères ne soient pas gravés dans le marbre, ils constituent un guide utile — ne serait-ce que pour nous rappeler de ne pas intituler un rapport trimestriel de résultats « On a assuré ».
Selon le sujet abordé, le seuil de lisibilité acceptable varie : les thèmes informels et légers sont généralement rédigés à un niveau d'études plus bas que les sujets formels et sérieux.
Par exemple, un e-mail félicitant un collègue qui a remporté le concours du costume d'Halloween le plus loufoque peut être rédigé à un niveau de 5e année, tandis qu'un e-mail annonçant un plan de réduction des coûts devrait se situer au niveau de la 10e année ou au-delà.
Ajuster la lisibilité au sujet est essentiel : utiliser à contretemps un vocabulaire prétentieux et une structure de phrase complexe peut sembler condescendant aux yeux de vos pairs, vous faire passer pour un prétentieux, voire vous faire accuser d'abuser d'un dictionnaire des synonymes pour paraître plus intelligent que vous ne l'êtes. Pour éviter ces écueils, veillez à adopter le niveau de complexité minimal adapté au sujet traité.
S'adapter à la culture rédactionnelle de votre organisation exige d'observer les écrits de vos collègues afin de déterminer le niveau moyen de lisibilité attendu pour chaque support et chaque sujet.
Par exemple, les e-mails internes d'une start-up technologique peuvent afficher un niveau moyen de 6e année, alors que ceux d'une institution financière multinationale atteindront plutôt un niveau de 12e année. De même, le guide de l'employé d'un fabricant de jouets peut être rédigé à un niveau de 6e année, tandis que celui d'un sous-traitant du secteur de la défense atteindra un niveau de 12e année.
Si vous venez d'intégrer une entreprise, il est judicieux d'examiner attentivement un maximum d'exemples d'écrits pour vous imprégner des attentes et des usages : vous ne voudriez pas paraître trop rigide dans une entreprise de jouets, ni trop décontracté dans une institution financière.
En adaptant la lisibilité de vos écrits au support, au sujet et à la culture rédactionnelle de votre organisation, vous constaterez que vous adopterez un style chaleureux, ouvert et accessible lorsque vous écrivez de manière informelle, et un style réfléchi, intelligent et professionnel lorsque vous rédigez plus formellement. C'est ainsi que vos interlocuteurs reconnaîtront votre niveau d'instruction : non pas à l'étendue de votre vocabulaire, mais à la fluidité avec laquelle vous ajustez votre style rédactionnel pour obtenir un impact maximal dans chaque situation.