Résumés
Lorsque nous rédigeons un document ou un e-mail qui dépasse quelques paragraphes, nos premières phrases doivent constituer un résumé de notre propos. C'est ce qu'on appelle le style de la pyramide inversée où, au lieu de progresser vers une conclusion finale, nous plaçons d'emblée la conclusion au début.
Par exemple, pour un e-mail communiquant l'état d'avancement d'un projet, au lieu de débuter par le contexte, d'enchaîner avec les détails expliquant comment le projet en est arrivé là, pour terminer par une conclusion résumant son état actuel, nous commencerions directement par le statut du projet, suivi du contexte et des éléments détaillés.
En adoptant la pyramide inversée, nous cherchons à éviter que le lecteur ne trouve le document ou l'e-mail trop long et ne renonce, par conséquent, à lire quoi que ce soit. Du point de vue du lecteur, cette situation se résume par l'acronyme TL;DR, signifiant « Too Long; Didn't Read » (trop long ; pas lu). Dans les cas extrêmes, un destinataire peut même répondre à un long e-mail par la simple mention « TL;DR », affirmant explicitement qu'il refuse de le lire en raison de sa longueur. Bien qu'il ne faille jamais envoyer un TL;DR en réponse à un e-mail — ce qui est impoli et irrespectueux —, le reproche de fond est souvent fondé.
Si certains envoient — ou sont du moins tentés d'envoyer — une réponse « TL;DR », c'est parce que nous manquons tous de temps. Face à un document ou un e-mail interminable qui ne commence pas par un résumé clair et concis, le lecteur est contraint de choisir entre perdre du temps à lire des informations secondaires sans intérêt pour lui, ou ne rien lire du tout en prenant le risque de passer à côté d'éléments essentiels.
En réalité, moins une personne a de temps, plus elle préférera manquer une information importante plutôt que de perdre de précieuses minutes. Par conséquent, si vous envoyez un long e-mail ou un rapport sans résumé à quelqu'un de très occupé, ne soyez pas surpris qu'il ne lise pas vos écrits.
Un bon résumé doit figurer tout en haut d'un document ou d'un e-mail, permettant au lecteur d'évaluer rapidement la pertinence du contenu pour lui, ainsi que la nécessité de le lire dans son intégralité.
Les résumés se divisent généralement en trois catégories : l'accroche (« Lede »), qui consiste généralement en une seule phrase ; le résumé scientifique (« Abstract »), qui fait habituellement un paragraphe ; et la note de synthèse pour la direction (« Executive Summary »), qui compte généralement plusieurs paragraphes.
Une accroche ou « lede » (qui s'orthographie L-E-D-E en anglais) est une phrase unique qui capte immédiatement l'attention du lecteur et l'aide à décider s'il doit poursuivre sa lecture. Dans l'exemple précédent de l'e-mail de suivi de projet, une bonne accroche pourrait être : « Le projet de migration des données est en bonne voie pour une livraison en septembre, mais certains risques pourraient repousser cette échéance à novembre. »
Cette phrase remplit trois objectifs à elle seule : elle permet aux destinataires de déterminer si l'e-mail les concerne grâce à la mention « Le projet de migration des données » ; elle transmet l'information capitale avec « est en bonne voie pour une livraison en septembre » ; et elle incite à lire la suite avec « mais certains risques pourraient repousser cette échéance à novembre ».
On pourrait affirmer que savoir rédiger une bonne accroche est la compétence la plus polyvalente de toute la communication écrite. Une accroche efficace peut servir d'objet d'e-mail, de titre d'article, de titre d'actualité, de sous-titre, de légende d'image, de SMS, de message instantané ou de publication sur les réseaux sociaux. Autant dire que maîtriser l'art de l'accroche est un atout inestimable qui continuera de porter ses fruits tout au long de votre carrière professionnelle.
Tandis que le « lede » est un résumé qui tient généralement en une seule phrase, un résumé de la longueur d'un paragraphe est habituellement appelé un « abstract ». Toutefois, le terme spécifique d'« abstract » est principalement utilisé dans le contexte de documents présentant des données de recherche, ce qui en fait un élément incontournable en tête de chaque publication scientifique.
Si vous rédigez un document présentant des données de recherche formelles, on attendra généralement un abstract résumant l'objectif des travaux, la méthodologie employée, les données recueillies, les techniques d'analyse utilisées ainsi que les conclusions tirées de cette analyse.
De par leur nature technique, les abstracts d'articles de recherche ne s'adressent généralement pas au grand public et regorgent souvent d'un jargon incompréhensible pour la majorité des gens. C'est l'une des raisons pour lesquelles un résumé sous forme d'abstract est rare dans le monde des affaires. Les documents d'entreprise s'appuient plutôt sur des notes de synthèse (« executive summaries »).
Contrairement à la structure plus formelle et au vocabulaire jargonnant d'un abstract destiné à un public technique, la note de synthèse est généralement plus longue et s'adresse à un lectorat non spécialisé.
L'expression « Executive Summary » décrit précisément son objet : il s'agit d'un résumé destiné aux dirigeants. Ces synthèses sont conçues pour faire gagner du temps aux décideurs en distillant d'importants volumes d'informations en quelques paragraphes soigneusement formulés, ne dépassant généralement pas le contenu d'une seule page imprimée. Cette règle d'une seule page imprimée repose largement sur la tradition : un dirigeant pouvait ainsi se voir remettre une unique feuille et, après l'avoir lue, connaître l'ensemble des points cruciaux du dossier.
Bien qu'il n'existe pas de longueur fixe pour une note de synthèse, son étendue doit généralement être proportionnelle à celle du document lui-même. Pour un document de 10 pages, une synthèse en 3 paragraphes peut suffire. S'il compte 50 pages, un résumé d'une page est approprié. Au-delà de 100 pages, la tentation est grande de rédiger une synthèse sur plusieurs pages, mais la règle générale veut que l'on évite de dépasser une seule page.
Qu'il s'agisse de résumer votre propos par une accroche en une phrase, un abstract d'un paragraphe ou une note de synthèse de plusieurs paragraphes, gardez toujours à l'esprit ce précepte enseigné à tout journaliste : ne noyez pas l'information principale (« don't bury the lede »). Si votre interlocuteur ne lit que votre première phrase — même s'il ne lit pas le reste du document —, il aura au moins pris connaissance de l'information essentielle que vous cherchiez à lui transmettre.