Simplicidade

A simplicidade é fundamental sempre que precisamos comunicar com rapidez grandes volumes de informações importantes e complexas. Alcançar a simplicidade exige reduzir a quantidade de informações transmitidas e, ao mesmo tempo, simplificar ideias complexas. O desafio, então, consiste em decidir quais informações devem ser removidas e descobrir a melhor maneira de reduzir um conceito complexo aos seus elementos mais básicos.

Na escola, queremos que as crianças aprendam a se expressar e a falar com um vocabulário amplo. Fazemos isso exigindo que escrevam redações extensas e recompensando-as quando utilizam palavras particularmente longas. Infelizmente, isso gera o efeito colateral não intencional de ensinar às crianças que a maneira correta de se comunicar é usar o máximo de palavras possível, recorrendo aos termos mais longos que conseguirem conceber.

Ensinamos às crianças que dizer: "O intrépido canídeo deambulou perpendicularmente ao logradouro em busca de quaisquer encontros deleitáveis ou aterradores que pudessem aguardá-lo ao término de sua porventura perigosa peregrinação", é muito superior a dizer: "O cachorro atravessou a rua" — e, no entanto, "o cachorro atravessou a rua" é a forma mais eficaz de comunicar a única informação essencial contida na primeira frase.

Não apenas é muito mais fácil de compreender e memorizar, como também é mais preciso: canídeos podem incluir raposas, lobos e chacais, não apenas cachorros; deambulação pode abranger qualquer forma de deslocamento, não apenas caminhar; perpendicular exige um ângulo de 90 graus, enquanto atravessar significa simplesmente ir de um lado para o outro; e logradouro pode incluir alamedas, avenidas e caminhos, não apenas ruas.

Parece que a escola nos ensina a pior lição possível em termos de comunicação: torne sua mensagem prolixa, difícil de entender e impossível de lembrar.

Se essa lição fosse esquecida logo após a formatura, representaria apenas uma oportunidade educacional perdida. Em vez disso, esse equívoco fundamental sobre comunicação contamina nossas apresentações, documentos e e-mails profissionais. Em vez de focarem na transmissão de ideias simples, fáceis de compreender e de lembrar, muitos adultos no ambiente profissional parecem ainda estar tentando tirar uma boa nota na escola.

Pode-se argumentar que a adoção de mensagens de texto e emojis na comunicação de trabalho é um efeito colateral do fato de os profissionais não saberem ao certo como simplificar sua comunicação. Isso não é necessariamente ruim, pois, em igualdade de condições, se tivessem que escolher entre ler um e-mail prolixo e sobrecarregado ou uma mensagem de texto com alguns emojis, a maioria das pessoas escolheria a segunda opção.

Imagine um Diretor Financeiro (CFO) fazendo uma apresentação para a organização de vendas e, durante a exposição, logo após revelar as novas metas comerciais, um gerente regional de vendas lhe envia uma mensagem de texto com um emoji rindo até chorar. Embora isso não seja de forma alguma profissional, a informação mais importante foi comunicada com perfeição: o gerente regional considera as novas metas de vendas ridículas e irrealistas.

Quando simplificamos nossa comunicação, usamos menos palavras, e as palavras utilizadas são mais curtas. Os emojis levam isso à sua conclusão lógica: não usar palavra alguma.

Ao avaliar quais palavras eliminar, uma boa ideia é seguir a regra 80/20.

Por exemplo, se 80% do que você está prestes a comunicar não for compreendido nem lembrado, então apenas os 20% restantes importam. O seu objetivo, portanto, é remover os 80% e comunicar apenas os 20%. Isso faria com que um e-mail de mil palavras se transformasse em um e-mail de 200 palavras, e uma apresentação de 100 slides se tornasse uma apresentação de 20 slides.

O objetivo da comunicação não é inundar o leitor ou ouvinte com informações, mas garantir que ele compreenda pontos essenciais que de fato memorizará. Se determinados pontos não forem compreendidos ou lembrados, nem sequer vale a pena mencioná-los.

Embora reduzir o número de palavras, optar por termos mais curtos ou eliminar palavras por completo ajude a simplificar o que você deseja comunicar, quando a informação a ser transmitida é complexa, essa estratégia pode levar à imprecisão. É por isso que, no ambiente profissional, emojis geralmente são uma má ideia: embora sejam simples, podem ser mal interpretados, revelar-se amplamente imprecisos e induzir as pessoas a conclusões equivocadas.

Por exemplo, se você tem uma atualização trimestral sobre o status das vendas em que tudo vai bem, teoricamente sua apresentação inteira poderia se resumir a um único slide com um emoji sorridente. O problema é: o que isso significa exatamente? O apresentador está feliz? A empresa está feliz? O público deveria estar feliz? No mundo dos negócios, as decisões costumam ser tomadas com base na análise de dados e, ao eliminar todos os dados em nome da simplicidade, a apresentação resultante pode se tornar inútil.

Na realidade, quanto mais complexa a informação a comunicar, mais difícil se torna simplificá-la. Embora a regra 80/20 seja geralmente um guia útil, para manter a precisão ao transmitir informações complexas, a proporção talvez precise ser 70/30, 60/40, 50/50, ou a informação pode ser simplesmente complexa demais para sofrer qualquer simplificação.

Não existe uma resposta única e simples sobre a melhor forma de simplificar informações complexas, mas uma frase popular frequentemente atribuída a Albert Einstein serve como um guia valioso: faça as coisas o mais simples possível, mas não mais simples que isso.

Há um ponto a partir do qual a remoção de qualquer informação adicional levará o seu público a conclusões incorretas.

Por exemplo, ao simplificar uma receita culinária, se ingredientes forem removidos, o prato pode perder o sabor. Ao simplificar instruções de direção, se uma conversão importante for omitida, o motorista poderá ficar irremediavelmente perdido. Por outro lado, um procedimento cirúrgico talvez não possa ser simplificado em hipótese alguma, já que a omissão de qualquer etapa pode custar a sobrevivência do paciente.

Nosso objetivo ao simplificar informações complexas é encontrar o ponto exato no qual, se removermos mais um detalhe sequer, a precisão da mensagem se perderá. Até esse limite, contudo, qualquer outro elemento é passível de omissão. Frequentemente, você precisará cortar mais informações do que deveria para, então, ao revisar o documento simplificado, perceber que precisa reinserir determinados dados. Esse é um processo de descoberta iterativa que demanda tempo, mas que vale a pena na busca pela simplicidade — e, na maioria esmagadora dos casos, produz um resultado muito mais profissional do que o uso de um emoji.