排版设计
排版设计可以理解为运用字体（Typeface）与字型（Font）来提升文档和演示文稿的吸引力。有效运用排版需要在提升美感的目标与兼顾可读性及专业性的实用目标之间取得平衡。
字体（Typeface）是一套具有统一风格的命名字符集，例如 Times New Roman 或 Arial。而字型（Font）则是某种字体的特定样式，例如 Times New Roman 粗体或 Arial 斜体。
字体大致可分为两大类：衬线体（Serif）与无衬线体（Sans-Serif）。衬线是指字体字符末端的装饰性笔画，而没有这些装饰的字体则称为无衬线体——即“不带衬线”之意。
例如，Times New Roman 和 Garamond 是衬线字体，而 Helvetica 和 Arial 是无衬线字体。区分两者的一种方法是观察大写字母“I”：在衬线字体中，字母顶部和底部两侧均有细小的修饰笔画；而在无衬线字体中，大写字母“I”看起来只是一条笔直的竖线。在大多数文档编辑器中，选定某种字体后，系统通常会提供常规体、粗体、斜体或粗斜体等字型选择。
字型的首要职责是确保文本易于阅读；字号过小则根本无法辨识。字号通常以磅（Point）或像素（Pixel）为单位来设定。低于 10 磅或 16 像素的字号通常被认为过小，难以被大众清晰阅读，因此最好将字号保持在 10 磅或 16 像素及以上。
各种计算机操作系统都预装有字体，但在一个系统上安装的字体可能并未安装在另一个系统上。换言之，Windows 设备上预装的字体与 Mac 上预装的字体并不相同，但两者之间仍有一些通用字体。
例如，在 Windows 和 Mac 计算机上——以及大多数其他设备上——基本都可以找到 Times New Roman（最广泛使用的衬线字体之一）和 Arial（最广泛使用的无衬线字体之一）。由于这些字体几乎通用预装于任何设备，在文档中使用它们可以确保无论受众在何处打开，文档的外观都能保持一致。
然而，如果使用了 Times New Roman 或 Arial 以外的字体，而打开文档的受众未安装该字体，系统可能会以默认字体取而代之。这会导致文档外观发生变化，有时其美观度会远低于预期。
例如，如果你在 Mac 上使用 Helvetica Neue 字体创建了一份 Word 文档，当有人在 Windows PC 上打开该文档时，看到的可能不是 Helvetica Neue，而是 Times New Roman，因为 Helvetica Neue 仅在 Mac 上提供。
所幸，Adobe PDF 文档格式解决了这一难题：它将字体直接内嵌打包在文档中，受众设备无需单独安装相应字体。这不仅能确保文档在任何设备上查看时外观完全一致，还能保证打印输出时无论使用何种打印机效果均保持一致。
PDF 格式的缺点在于其初衷并非用于编辑——尽管可以使用 Adobe Acrobat 应用程序进行修改。PDF 通常仅用于发布，因此如果需要他人编辑文档，则不应发送 PDF。然而，如果希望保留精心挑选的字体且不希望文档被修改，使用 PDF 格式便能带来随意使用任何心仪字体的优势。
那么接下来的问题是：我们应该选择哪些字体？
随着设计师不断设计并发布新字体，可供选择的字体浩如烟海。设备上已预装的字体仅占极小一部分；如果希望寻找尚未安装的字体，fonts.google.com 和 fonts.adobe.com 是两个非常有用的网站。
为缩小选择范围，在专业商务场合中，应避免使用高度风格化的字体（例如模仿手写体的字体），而应坚持选用更简约、艺术修饰较少的字体。即使如此，依然有丰富的选择空间，不同字体之间的差别往往十分微妙。
在文档中运用字体时，关键在于让承担不同功能的文本之间形成对比，例如大标题、小标题和正文。
例如，在 Windows 上的 Microsoft Word 中制作文档时（默认字体为 Calibri），如果大标题使用 11 磅常规体 Calibri，各级小标题也使用 11 磅常规体 Calibri，正文同样是 11 磅常规体 Calibri，那么整个版面就会缺乏对比，显得平淡沉闷，甚至会给阅读带来困难，因为没有任何排版差异来标示不同章节的开始。
为了增强对比，我们可以将大标题设为 48 磅 Calibri 粗体，一级标题设为 28 磅 Calibri 粗体，二级标题设为 20 磅 Calibri 常规体，正文设为 11 磅 Calibri 常规体。若要进一步强化对比，还可以使用 3 种不同的字体：分别用于大标题、各级标题和正文；但必须注意选择风格能够相互补足、相得益彰的字体。
然而，判断哪些字体风格互补本身就是一门艺术技巧，通常需要接受专门的平面设计训练。在缺乏此类专业训练的情况下，最好沿用文档编辑器预设的大标题、小标题和正文默认设置；若希望增加字体组合的多样性，可以切换至不同的内置设计模板，这些模板会自动为你搭配好相辅相成的字体组合。
除了选择字号和字体外，还可以通过调整排版中的留白来营造对比。这可以通过调整行间距（行距）以及字符间距（字距）来实现。通过增加字符和行间的留白，可以带来立竿见影的视觉转变，例如使文档从局促拥挤变得疏朗清爽。
无论如何进行排版，切记核心目标是在不牺牲实用性的前提下提升美感。无论选用何种字体或排版方式，文档和演示文稿都必须始终保持清晰易读，并呈现出专业商务文档的风貌。如果你感到自己过分修饰，导致文档看起来更像一件抽象艺术品，而不是发送给职场同仁的材料，那么最好撤销这些排版设定，重新使用文档编辑器的默认配置。