Paraphrasieren

Das oberste Ziel der Kommunikation besteht darin, vom Gegenüber verstanden zu werden. Um jemanden zu verstehen, müssen Sie ihm zuhören. Doch nur weil Sie zugehört haben, bedeutet das noch lange nicht, dass Sie ihn auch verstanden haben. Um jemandem zu beweisen, dass Sie ihn verstanden haben, müssen Sie dieses Verständnis unter Beweis stellen. Und um Ihr Verständnis zu demonstrieren, sollten Sie das Gesagte mit eigenen Worten wiedergeben.

Viel zu oft wird als Erwiderung die Floskel „Ich höre, was Sie sagen“ verwendet, nachdem jemand etwas geäußert hat. Dies vermittelt keineswegs, dass Sie Ihr Gegenüber verstanden haben, sondern wirkt vielmehr abweisend. Wenn überhaupt, signalisiert „Ich höre, was Sie sagen“ lediglich Desinteresse am Gesagten und den Wunsch, zu einem Thema überzugehen, das Sie für interessanter halten. Wenn Ihr Ziel darin besteht, jemandem zu beweisen, dass Sie ihn verstanden haben, vermeiden Sie die Floskel „Ich höre, was Sie sagen“ um jeden Preis.

Selbst wenn der Versuch unternommen wird, Gesagtes zusammenzufassen, machen viele den Fehler, mit den Worten zu beginnen: „Was Sie also sagen wollen, ist …“. Dies kann jedoch unhöflich, arrogant und herablassend wirken. Ein solcher Einstieg impliziert, dass die sprechende Person unfähig war, sich präzise auszudrücken, und dass Sie nun deren Arbeit übernehmen müssen. Obwohl dies ein denkbar schlechter Beginn einer Paraphrase ist, handelt es sich um eine beliebte Technik in Nachrichten- oder Talkshow-Interviews, um ein prägnantes Zitat („Soundbite“) zu provozieren.

Beispielsweise legt jemand eine differenzierte Argumentation dar, um ein komplexes Phänomen zu erklären, woraufhin der Interviewer erwidert: „Was Sie also sagen, ist im Grunde, dass alles, was wir über den Klimawandel wissen, falsch ist.“ Das eignet sich zwar hervorragend für ein Soundbite, ist jedoch keine sinngemäße Wiedergabe des Gesagten, sondern eine grobe Vereinfachung. Ihr Zweck besteht nicht darin, dem Sprecher zu beweisen, dass man ihn verstanden hat, sondern das Publikum zu unterhalten. Als Grundregel gilt: Beginnen Sie eine Paraphrase niemals mit der Formulierung „Was Sie also sagen wollen, ist …“.

Ein besserer Weg, Ihrem Gegenüber zu signalisieren, dass Sie das Gehörte nun mit eigenen Worten wiedergeben möchten, ist Direktheit. Beginnen Sie mit: „Lassen Sie mich kurz wiederholen, was ich verstanden habe, und korrigieren Sie mich bitte, falls ich falschliege.“ Beachten Sie den deutlichen Unterschied zur Formulierung: „Lassen Sie mich wiederholen, woran ich mich erinnere.“ Letzteres wäre kein Wiedergeben mit eigenen Worten, sondern lediglich ein mechanisches Rezitieren aus dem Gedächtnis.

Stellen Sie sich ein Meeting vor, in dem eine neue Produktstrategie im Rahmen einer ausführlichen Präsentation vorgestellt wird. Am Ende fragt der Referent: „Gibt es Fragen?“ Anstatt direkt mit Fragen einzusteigen, könnten Sie sich zunächst dafür entscheiden, dem Vortragenden zu beweisen, dass Sie ihn verstanden haben – und damit das Fundament dafür legen, dass er Ihren Fragen gegenüber aufgeschlossener ist.

Ihr Ansatz könnte darin bestehen, nach der Aufforderung zu Fragen zu sagen: „Bevor ich meine Frage stelle, möchte ich sicherstellen, dass ich Sie richtig verstanden habe – bitte korrigieren Sie mich, falls ich falschliege: Die neue Produktstrategie sieht vor, unsere Priorität von der Neukundengewinnung auf die Kundenbindung zu verlagern, indem wir Ressourcen in Customer Success investieren, um den Customer Lifetime Value zu steigern. Trifft das so zu?“ Wenn Ihre Wiedergabe präzise war, sollte der Präsentator sinngemäß antworten: „Ja, das ist vollkommen richtig.“

Die Bestätigung Ihres Gegenübers zu erhalten, dass Sie ihn perfekt verstanden haben, ist wohl eines der wirkungsvollsten Werkzeuge in Ihrem kommunikativen Repertoire. In der Praxis ist dies jedoch keineswegs einfach, da Sie extrem fokussiert bleiben, aufmerksam zuhören und das Gesagte gleichzeitig in Echtzeit verarbeiten und vereinfachen müssen.

Kognitiv stellt dies eine erhebliche Belastung dar. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie nach einer langen Präsentation erschöpft sind von der Anstrengung, die nötig war, um die Kernaussage in einem einzigen Satz zusammenzufassen. Dieser Aufwand sowie das ganz reale Risiko, sich der Gefahr auszusetzen, dass die eigene Wiedergabe – zumindest anfangs – inkorrekt, ungenau oder unvollständig ist, sind Gründe dafür, warum diese Technik so selten angewendet wird.

Die Vorteile dieser Methode sind jedoch immens. Erstens überzeugt ein präzises Paraphrasieren Ihr Gegenüber davon, dass Sie wirklich zugehört haben – was Ihnen allein schon die Wertschätzung des Sprechers sichert. Zweitens haben Sie bewiesen, dass Sie die kognitive Fähigkeit besitzen, nicht nur zuzuhören, sondern auch zu begreifen. Drittens haben Sie gezeigt, dass Sie offen dafür sind, die Perspektive eines anderen nachzuvollziehen, unabhängig davon, ob Sie ihm zustimmen oder nicht. Darin liegt der wahre Wert des Paraphrasierens: Menschen sind viel eher bereit, Ihren Standpunkt in Betracht zu ziehen, wenn sie wissen, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, ihren eigenen zu verstehen.

Als Professional in der Geschäftswelt gehört es dazu, Ideen zu präsentieren – und oft werden diese Ideen abgelehnt. Manchmal sind Sie derjenige, der die Ideen anderer verwirft, ein andermal sind es Ihre eigenen Vorschläge, die auf Ablehnung stoßen. In solchen Momenten müssen Sie entscheiden, ob Sie dennoch im Recht sind, selbst wenn Ihre Idee abgelehnt wurde. Wenn Sie wissen, dass Sie recht haben und die Gegenseite irrt – und dieser Irrtum ein wesentliches und vermeidbares Risiko für das Unternehmen darstellen könnte –, stehen Sie in der Pflicht zu versuchen, die anderen dazu zu bewegen, die Dinge aus Ihrer Perspektive zu betrachten.

Wenn jemand unvermeidlich eine Ihrer Ideen zunichtemacht – eine alltägliche Situation im Geschäftsleben, die jeder von uns irgendwann erlebt –, sollte Ihre Reaktion nicht defensiv, sondern forschend und erkundend sein. Wenn Sie eine Idee zur Kosteneinsparung präsentieren, von deren Wirksamkeit Sie überzeugt sind, Ihr Gegenüber diese jedoch ablehnt: Formulieren Sie dessen Einwand mit Ihren eigenen Worten um, um zu signalisieren, dass Sie ihn verstanden haben. Liefert er eine ausschweifende Erklärung über die enormen Komplexitäten der Lieferkette, über Lieferantenverträge und darüber, warum eine Änderung dieser Verträge unmöglich sei, attackieren Sie nicht sofort seine Argumentation. Sagen Sie stattdessen: „Lassen Sie mich kurz wiederholen, was ich verstanden habe, und korrigieren Sie mich bitte, falls ich falschliege: Das Unternehmen hat derzeit Fünfjahresverträge mit unseren wichtigsten Übersee-Lieferanten und wir sind noch drei Jahre davon entfernt, diese Verträge neu verhandeln zu können; daher ist es derzeit nicht möglich, die von mir vorgeschlagenen Kosteneinsparmaßnahmen umzusetzen. Trifft das so zu?“

Selbst wenn Sie letztlich einräumen müssen, dass Ihre Idee nicht realisierbar ist: Wenn Sie Ihr Gegenüber dazu gebracht haben zu bestätigen, dass Sie seine Bedenken korrekt wiedergegeben haben, haben Sie sich dessen Respekt allein dadurch erarbeitet, dass Sie aufmerksam zugehört haben. Und man wird in Zukunft weitaus eher bereit sein, Ihnen Gehör zu schenken – schlichtweg weil man weiß, dass Sie sich die Mühe machen, anderen wirklich zuzuhören.