Tablas

Las tablas son el medio más común que utilizan los profesionales de negocios para presentar datos tabulares, es decir, información que se comprende mejor organizada en filas y columnas. La popularidad de las tablas en el ámbito empresarial radica en que resulta sumamente sencillo incorporarlas a un documento copiando y pegando desde una hoja de cálculo. Sin embargo, el problema es que a pocas personas les agrada observar cuadrículas insulsas de palabras y números.

El enfoque general para hacer que las tablas sean más atractivas consiste en eliminar todo lo prescindible, lo que en la práctica suele implicar suprimir datos innecesarios y líneas de cuadrícula distractoras. Esto resaltará los datos y facilitará su visualización y comprensión, además de simplificar la tabla al eliminar el desorden visual.

Eliminar datos innecesarios exige omitir cualquier elemento que la audiencia considere irrelevante o que la distraiga de la información fundamental.

Por ejemplo, imagine que dirige una tienda de ropa y, en su informe de fin de año, desea incluir una tabla con las ventas anuales de prendas. Podría tener columnas para el nombre de la prenda, color, talla, tejido, diseñador, número de artículos vendidos, coste unitario y ventas totales. Si presentara esta tabla a una audiencia interesada únicamente en los ingresos generados, podría omitir sin problema el color, la talla, el tejido y el diseñador. Si la presentara al equipo responsable del inventario de las tiendas, podría prescindir del número de artículos vendidos y del coste unitario.

Eliminar líneas de cuadrícula superfluas parte de comprender que, aun sin líneas divisorias entre filas y columnas, resulta muy fácil distinguir cada columna, cada fila y cada celda (siendo la celda la intersección entre una fila y una columna que contiene datos). Al retirar las líneas de cuadrícula, el espacio en blanco restante entre columnas y filas basta para configurar la estructura habitual de la tabla.

No obstante, si tras eliminar todas las líneas de cuadrícula resulta difícil distinguir las columnas y las filas, puede probar varias alternativas:

En primer lugar, pruebe a aumentar el espaciado entre columnas y filas; esto generará más espacio en blanco para enmarcar la tabla y permitirá que cada celda destaque con mayor claridad. Tenga en cuenta que reducir ligeramente el tamaño del texto también incrementa el espacio en blanco.

A continuación, considere utilizar colores de fondo tenues en filas alternas, ya que a las personas les suele costar más interpretar los datos de una tabla de izquierda a derecha que de arriba hacia abajo.

Por último, si tras aumentar el espacio en blanco y añadir fondos tenues las filas y columnas continúan siendo difíciles de distinguir, solo entonces reincorpore gradualmente líneas horizontales tenues entre cada fila; utilice preferiblemente una línea punteada o discontinua para evitar generar un desorden visual molesto.

Una excepción a la eliminación de líneas es el encabezado de la tabla —la primera fila con los títulos de las columnas—, el cual puede beneficiarse de una línea divisoria o un color de fondo que lo diferencie visualmente del resto de la tabla.

Una vez simplificada la tabla tanto como sea posible —pero no más—, podemos considerar qué elementos añadir para hacerla más atractiva y, a la vez, facilitar la comprensión de la información.

Una de las primeras mejoras consiste en alinear a la izquierda las columnas de texto y a la derecha las columnas numéricas. Asimismo, las columnas con números suelen beneficiarse del uso de tipografías monoespaciadas —fuentes en las que cada carácter tiene el mismo ancho—, como Courier o Consolas, ya que esto alinea las cifras verticalmente, logrando un aspecto más pulcro y facilitando su lectura.

Si cuenta con columnas que presentan valores positivos o negativos, considere aplicar un tono verde al fondo de las celdas con números positivos y un tono rojo a aquellas con números negativos. Esto permitirá diferenciar valores positivos y negativos con mayor rapidez que buscando el signo menos que precede a las cifras negativas. Este mismo criterio resulta aplicable al representar tendencias ascendentes o descendentes.

Al presentar fechas, utilice el formato más intuitivo para su audiencia, el cual no siempre consiste en emplear el estándar de dos dígitos para el mes y el día, y cuatro dígitos para el año. Por ejemplo, en lugar de 11/06/2025, podría recurrir a la abreviatura de noviembre —N-O-V— en vez de 11, así como usar 6^th —con «th»— en lugar de 06.

Si una columna o fila en particular es relevante, considere aplicarle un color de fondo diferenciado o utilizar negrita para su contenido. Esta técnica también resulta útil para celdas individuales destacadas, aunque se encuentren dispersas por la tabla.

Si es posible sustituir un valor por un icono, valore hacerlo, ya que los iconos suelen resultar mucho más atractivos a nivel visual que los números o el texto. Por ejemplo, si tuviera una columna con la calificación promedio de los usuarios para un producto en una escala de 5 puntos, en lugar de números podría emplear iconos de estrellas para representar la puntuación.

Si tiene una columna con valores numéricos relativos entre sí —como en el caso de porcentajes cuya suma total sea el 100%—, considere incluir una barra horizontal cuyo ancho corresponda a dicho porcentaje. De este modo, la tabla cumplirá además la función de un gráfico de barras.

Cualquiera que sea la combinación de técnicas que emplee para hacer sus tablas más atractivas, nunca olvide que su propósito es ayudar a la audiencia a localizar y comprender los datos. Si en algún momento duda entre priorizar la estética o la funcionalidad en documentos y presentaciones corporativas, elija siempre la practicidad.