Diagramas

Los diagramas resultan útiles para simplificar la información y facilitar su comprensión de un vistazo. Al utilizar el tipo de diagrama adecuado para sus necesidades, puede explicar sistemas, estructuras y procesos complejos con mucha mayor eficacia que si intentara describirlos mediante texto.

Muchas profesiones técnicas cuentan con diagramas específicos de su disciplina, como:

Diagramas de circuitos utilizados por ingenieros eléctricos

Diagramas mecánicos utilizados por ingenieros mecánicos

Planos de planta utilizados por arquitectos

Wireframes utilizados por diseñadores de interfaces de usuario

Diagramas UML utilizados por ingenieros de software

Diagramas de Gantt utilizados por directores de proyectos

y diagramas anatómicos utilizados por médicos.

También existen diagramas utilizados de forma universal en todas las profesiones, como:

Diagramas de ciclo, para mostrar un proceso repetitivo

Diagramas de Venn, para comparar y contrastar los atributos de dos o más elementos

Diagramas piramidales, para mostrar cómo los elementos dependen entre sí y se construyen unos sobre otros

Diagramas de embudo, para mostrar cómo una gran cantidad de elementos en la parte superior del embudo se reduce a un único elemento en la parte inferior

Diagramas de árbol, para mostrar cómo una serie de nodos ramificados descienden de un único nodo raíz

Mapas mentales, similares a un diagrama de árbol con el nodo raíz en el centro

Diagramas de espina de pescado, para mostrar las múltiples causas de un efecto

y diagramas de flujo, para mostrar cómo una secuencia está compuesta por pasos condicionales, ramificaciones y bucles.

Determinados gráficos también pueden funcionar como diagramas cuando se utilizan para mostrar datos cualitativos —es decir, datos relacionados con cualidades no numéricas— en lugar de datos cuantitativos —es decir, datos relacionados con cantidades numéricas—. Algunos ejemplos de gráficos cualitativos que funcionan como diagramas son:

Gráficos de cuadrantes, al utilizar cuadrados para mostrar cómo se relacionan cuatro grupos a lo largo de un eje horizontal y vertical

Gráficos de líneas, al mostrar una campana que representa una distribución estadística normal

y gráficos de araña, al utilizar polígonos para comparar y contrastar los atributos de elementos del mismo tipo.

Si ninguno de los diagramas técnicos, universales o gráficos cualitativos satisface sus necesidades, diseñar su propio diagrama adaptado a su propósito específico puede ser una excelente alternativa. Afortunadamente, los tipos de diagramas utilizados en el entorno empresarial son sumamente sencillos: la mayoría consiste simplemente en figuras etiquetadas —a veces llamadas cuadros o cajas— conectadas mediante líneas. De este modo, podemos considerar que la mayoría de los diagramas de negocios están compuestos por cuadros y líneas.

A menudo resulta sorprendente el enorme valor que puede aportar un diagrama empresarial sencillo compuesto únicamente por cuadros y líneas.

Por ejemplo, si estuviera realizando una presentación para explicar el modelo de negocio de su empresa, en lugar de mostrar diapositiva tras diapositiva de texto, podría presentar un único diagrama. Este diagrama podría incluir cuadros que identifiquen a sus proveedores, canales de marketing, alianzas estratégicas, acuerdos de licencia, categorías de productos, mercados objetivo y distribuidores, todos conectados por líneas que muestren cómo interactúa cada elemento. De este modo, la información que podría haber requerido una hora de exposición con diapositivas de texto puede ser comprendida por su audiencia en cuestión de segundos.

Según la complejidad de su diagrama, puede resultarle más fácil esbozar sus ideas con lápiz y papel antes de comenzar a diseñarlo en una aplicación de dibujo. La ventaja del lápiz y el papel radica en la total libertad para plasmar cualquier idea —como usted desee— sin las restricciones que impone un software de dibujo. Al trazar una serie de bocetos rápidos y preliminares, podrá iterar progresivamente hacia una versión cercana al diseño final. Este proceso puede tomar unos minutos o varios días, hasta lograr un diseño que comunique con claridad y precisión los conceptos que desea transmitir a su audiencia.

Una vez finalizado el boceto, debe decidir cómo creará la versión digital del diagrama. Por lo general, las opciones consisten en diseñarlo con las herramientas de dibujo integradas en su editor de documentos o utilizar una aplicación especializada en la creación de diagramas.

Para diagramas empresariales sencillos, las herramientas de dibujo integradas en su procesador de textos —como Microsoft Word— pueden ser suficientes; sin embargo, a medida que sus diagramas aumenten en complejidad, conviene considerar programas más sofisticados, como Microsoft Visio o Lucidchart.

El uso de un software dedicado a la creación de diagramas ofrece varias ventajas.

En primer lugar, ofrece compatibilidad nativa para crear los formatos de diagramas más comunes, como diagramas piramidales, diagramas de árbol, diagramas de Venn y mapas mentales.

En segundo lugar, dispone de bibliotecas de figuras que permiten crear prácticamente cualquier diagrama que necesite, incluyendo formas genéricas como rectángulos, cuadrados, círculos, elipses y triángulos, así como figuras específicas utilizadas para elaborar diagramas de flujo, wireframes de interfaces de usuario y planos de planta.

En tercer lugar, las líneas trazadas desde una figura se conectan automáticamente a otras y mantienen esas conexiones al desplazarlas. Esto resulta especialmente útil durante la digitalización del diagrama, ya que con frecuencia deberá reubicar elementos, y conservar las líneas conectadas facilita enormemente el trabajo.

Si creó el diagrama dentro de su editor de documentos, el proceso habrá concluido. Si utilizó un software especializado, deberá insertar, importar o copiar el diagrama en su documento, o bien exportarlo a un archivo independiente para luego insertarlo o importarlo. En caso de optar por exportarlo, preste especial atención al formato de imagen seleccionado, ya que los diagramas pueden perder calidad notablemente si se guardan en un formato inadecuado.

Como regla general, evite utilizar el formato JPEG para diagramas, ya que las líneas nítidas y los textos pueden verse borrosos. En su lugar, utilice el formato PNG, asegurándose de que la resolución sea suficiente para evitar la pixelación. Tenga en cuenta que, si bien el formato SVG resulta óptimo para diagramas, suele presentar incompatibilidades al importarse en procesadores de texto. Si desea distribuir su diagrama como un documento independiente, el formato PDF es la opción idónea, ya que, independientemente del visor o de la escala que se aplique, las líneas y etiquetas se mantendrán siempre nítidas y definidas.

Aprender a aprovechar los diagramas a su máximo potencial constituye una competencia clave en la comunicación visual. Aunque diseñar un buen diagrama le tome horas o incluso días, el tiempo que ahorrará a su audiencia al permitirle comprender información compleja de un solo vistazo compensará con creces el esfuerzo invertido.