Travail préparatoire

Le succès d'une négociation dépend souvent du travail préparatoire effectué en amont. En comprenant parfaitement avec qui vous négociez, ce qu'ils recherchent et comment chacun peut obtenir ce qu'il souhaite, vous pouvez élaborer une stratégie de négociation dotée d'une très forte probabilité de réussite.

Lors de la préparation d'une négociation, il est souvent bien plus important de formuler les bonnes questions que de trouver les bonnes réponses : les questions ont tendance à demeurer constantes au fil du temps, tandis que les réponses peuvent changer à tout moment selon la direction que prend la négociation.

Pour cerner les bonnes questions, nous pouvons commencer par nous poser des questions de type « qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment ». Par exemple :

Avec qui vais-je négocier ? Qui sont les décideurs ?

Quel est l'objet de ma négociation ? Que suis-je prêt à accepter ?

Quand la négociation aura-t-elle lieu ? Quand dois-je impérativement avoir conclu un accord ?

Où la négociation se déroulera-t-elle ? Où chaque participant sera-t-il installé ?

Pourquoi accepteraient-ils mes conditions ? Pourquoi les refuseraient-ils ?

Comment dois-je répondre aux objections ? Comment puis-je les convaincre d'accepter mes conditions ?

Identifier qui sont les décideurs est une question critique à élucider avant la négociation ; dans le cas contraire, vous risquez de négocier avec les mauvais interlocuteurs s'ils ne disposent pas du pouvoir décisionnel final pour accepter ou refuser vos conditions.

Savoir pourquoi votre interlocuteur accepterait ou non vos conditions dépend généralement de votre marge de manœuvre et de votre pouvoir de négociation. Si vous détenez tous les leviers, cela explique pourquoi il conclura l'accord. Si vous n'en avez aucun, vous devrez faire preuve d'une grande créativité pour trouver des raisons susceptibles de rendre vos conditions ne serait-ce qu'envisageables.

On peut affirmer que c'est dans l'aptitude à convaincre son interlocuteur d'accepter ses conditions, ainsi que dans la maîtrise des réponses aux objections éventuelles de la partie adverse, que réside le véritable pouvoir du travail préparatoire. Si vous connaissez déjà les objections potentielles et disposez d'arguments convaincants prêts à y répondre, vous aurez de bien meilleures chances de surmonter les obstacles qui entravent la conclusion d'un accord.

Il existe généralement deux approches pour trouver des réponses avant une négociation : mener des recherches et dialoguer avec des personnes.

La recherche constitue le fondement même du travail préparatoire, mais beaucoup ont tendance à lui consacrer trop peu de temps, préférant improviser le jour de la négociation. En réalité, plus l'accord négocié est complexe, plus le temps de recherche nécessaire est important.

Par exemple, si vous deviez négocier avec un traiteur le prix d'un déjeuner d'entreprise, vous devriez connaître à l'avance le menu souhaité, les tarifs habituellement pratiqués par ce prestataire et les prix de la concurrence pour une prestation identique. Vous pourriez solliciter d'autres traiteurs pour obtenir des devis comparatifs et faire valoir ces offres au cours de votre négociation.

Tandis que la recherche pour négocier un tarif réduit auprès d'un traiteur ne nécessite qu'un après-midi, la négociation d'un accord multinational sur le changement climatique aux Nations unies exigerait un délai bien plus considérable. Pour une négociation d'une telle envergure, plusieurs mois de préparation approfondie seraient à la fois appropriés et recommandés.

En plus de mener des recherches, vous devez également vous entretenir avec des interlocuteurs clés : vous pourriez être surpris de la richesse des enseignements obtenus en engageant la bonne conversation avec les bonnes personnes.

Par exemple, même s'il vous est impossible d'échanger avec un nouveau client avant une négociation, vous pouvez vous adresser aux clients existants afin de mieux comprendre ce qu'ils apprécient ou non dans vos produits. Plus vous multiplierez ces échanges, mieux vous serez préparé à répondre aux interrogations de prospects potentiels.

Autre exemple : si vous négociez le report d'une échéance pour le projet de votre équipe, vous pourriez vous renseigner discrètement pour savoir si d'autres projets ont sollicité des délais, si ces derniers ont été accordés et pour quelle durée. Ainsi, si l'on vous oppose au cours de la négociation que votre demande de temps supplémentaire est excessive, vous pourrez faire valoir que d'autres projets accusant un retard plus important ont bénéficié de délais supérieurs à votre demande.

En échangeant avec vos interlocuteurs, vous devriez également chercher à distinguer ce que vos vis-à-vis souhaitent de ce dont ils ont réellement besoin. Comprendre la différence entre envies et besoins vous permet d'ajuster votre approche au fur et à mesure que les différents points de négociation sont abordés.

Par exemple, si vous savez que votre client désire un prix plus bas, mais qu'il a impérativement besoin que le produit soit installé à une date précise, vous comprenez qu'il est disposé à transiger sur le prix, mais non sur les délais. Vous pouvez alors accepter sans réserve sa date d'installation lors de la négociation, puis mettre à profit la bienveillance ainsi acquise pour négocier en contrepartie un prix plus élevé.

Quelles que soient les méthodes de recherche employées ou le temps passé à dialoguer, votre objectif doit être d'entamer une négociation avec l'assurance de ne pas être pris au dépourvu par une remarque imprévue, de ne pas être déstabilisé par une question dont vous devriez connaître la réponse, et de ne pas être à court d'arguments face à une objection. Vous ne devriez jamais ressentir de nervosité lors d'une négociation ; si c'est le cas, cela indique simplement que vous manquez de préparation et qu'il vous faut consacrer davantage de temps au travail préparatoire.