Estrutura

A maneira como o conteúdo de um documento é organizado chama-se estrutura do documento. Estruturar seu documento cria um fluxo lógico de uma seção para a seguinte, permitindo que o leitor encontre facilmente a informação que procura e evitando que ele se confunda com o que, de outra forma, seria um amontoado desorganizado de palavras.

A maioria das pessoas está familiarizada com a estrutura utilizada em livros, que costumam apresentar página de rosto, sumário, introdução, uma série de partes — cada uma contendo seus capítulos —, cada capítulo com suas seções, além de conclusão e apêndice.

Contudo, a menos que esteja escrevendo um livro, a estrutura típica de um livro será mais complexa do que você realmente precisa.

Por exemplo, se você estivesse redigindo instruções sobre como usar um novo sistema de acesso por crachá eletrônico, incluir sumário, introdução, partes, capítulos, seções, conclusão e apêndice seria um exagero. Em vez disso, para documentos mais curtos do que a extensão de um livro, costuma-se utilizar uma estrutura adequada àquele tipo específico de documento.

No mundo dos negócios, muitos dos documentos que você precisará produzir compartilham uma estrutura comum, baseada na categoria do documento em questão.

Por exemplo, se estiver elaborando um plano de negócios, convém seguir a sua estrutura habitual, que normalmente inclui: página de rosto, sumário executivo, descrição da empresa, biografias da equipe de gestão, produtos e serviços, estratégia de marketing e vendas, projeções financeiras e uma solicitação de captação de recursos — caso a empresa esteja buscando investimento.

Se estivesse preparando um relatório de status de projeto, uma estrutura comum poderia ser: página de rosto, trabalho concluído, trabalho em andamento, trabalho restante, cronograma de entregas, riscos de entrega do projeto, orçamento, taxa de queima financeira (burn rate) e uma lista de planos de ação.

Existem muitos tipos de documentos corporativos que compartilham uma estrutura padrão, incluindo relatórios de resultados, projeções de receita, perspectivas de vendas, pitch decks, políticas de privacidade, termos de uso, manuais de instrução, relatórios de defeitos, roadmaps de produtos, organogramas, diretórios de colaboradores e planos de projeto.

Ao redigir um documento — antes de inventar uma estrutura própria —, verifique se já não existe uma estrutura convencional recomendada para o tipo de documento que você está desenvolvendo.

Se realmente precisar criar sua própria estrutura, você geralmente terá duas opções: permitir que ela surja conforme você escreve ou defini-la antes de iniciar a redação.

Ao optar por deixar a estrutura emergir durante a escrita, você terá muito mais liberdade para permitir que o documento evolua com o tempo, mas correrá o risco de escrever muito além ou aquém do necessário. Além disso, deixar a estrutura surgir organicamente dificulta a solicitação de feedback de colegas: em vez de realizarem uma rápida revisão estrutural, eles precisarão ler o rascunho por completo apenas para compreender o tema abordado.

Para documentos corporativos, costuma ser preferível definir a estrutura antes de começar a escrever, pois é muito mais eficiente redigir apenas o necessário, além de ser bem mais simples coletar o feedback de seus colegas antes de iniciar a redação.

Definir a estrutura de um documento geralmente envolve a criação de uma hierarquia de títulos, isto é, uma lista com os títulos das seções, cada qual contendo subtópicos para os títulos de subseções. Uma vez definida a hierarquia de títulos, você deverá decidir como estruturar o conteúdo de cada seção.

Dependendo da natureza do documento, pode ser apropriado que cada seção contenha apenas parágrafos de texto corrido. Na prática, porém, isso tende a dificultar a leitura à medida que o documento se estende, já que as pessoas costumam achar árdua a leitura de grandes blocos de texto — frequentemente chamados de "muralha de palavras".

Em vez de utilizar apenas parágrafos, considere recorrer a negritos, listas, tabelas, gráficos e diagramas para evitar apresentar ao leitor uma imponente muralha de palavras.

Ao redigir parágrafos, destacar uma frase importante em negrito ajuda a criar uma âncora visual durante a leitura dinâmica, facilitando a assimilação do ponto central do parágrafo. O segredo do negrito é a moderação: se tudo estiver em negrito, nada ganha destaque. No máximo, apenas algumas palavras relevantes próximas ao meio do parágrafo devem ser destacadas. Há pouco valor em destacar termos no início ou no fim de um parágrafo, pois as extremidades já atuam naturalmente como âncoras visuais buscadas na leitura rápida.

Se você tem informações em um parágrafo que possam ser dispostas em tópicos, priorize sempre o uso de listas numeradas ou com marcadores. Elas são muito mais fáceis de escanear visualmente do que parágrafos, aumentando a probabilidade de que cada item seja lido e compreendido.

Ao apresentar dados em tabelas — exigência frequente em documentos de negócios —, procure utilizar o mínimo possível de linhas de grade. Linhas em excesso tornam a leitura pesada, enquanto a ausência ou redução delas facilita a visualização rápida das informações.

Em vez de dispor dados em uma tabela, você também pode apresentá-los em gráficos de pizza, barras ou linhas, já que as pessoas preferem bater o olho em um gráfico a decifrar colunas, linhas e células. Se o detalhamento da tabela ainda for necessário, considere posicioná-la ao lado do gráfico correspondente com as mesmas informações.

Sempre que houver como sintetizar informações escritas por meio de diagramas — sejam fluxogramas, matrizes, diagramas esquemáticos ou qualquer outra representação visual —, dê preferência a esse formato, pois as pessoas tendem a assimilar imagens com muito mais agilidade do que textos.

À medida que avança na elaboração do documento, continue aprimorando a estrutura, mesmo que precise se desviar do plano original. Afinal, assegurar que o documento seja claro e fácil de compreender é mais importante do que seguir rigidamente o planejamento inicial.