Diplomatie

Unsere Gedanken diplomatisch zu formulieren ermöglicht es uns, ehrlich zu sein und gleichzeitig produktive Arbeitsbeziehungen zu unseren Kollegen aufrechtzuerhalten. Ungeschminkt auszusprechen, was wir denken, kann dazu führen, dass andere in eine Abwehrhaltung verfallen, verstimmt oder verärgert sind – all dies ist in einem professionellen Arbeitsumfeld kontraproduktiv.

Wenn wir arbeitsbezogene Fakten oder unsere fachliche Meinung offen ansprechen müssen, sollten wir sorgfältig abwägen, welche Ergebnisse wir damit erzielen wollen. Da wir in der Geschäftswelt stets positive Ergebnisse anstreben sollten – also einen Endzustand oder ein Resultat, das der Funktionsfähigkeit und Leistung des Unternehmens zugutekommt –, muss es unser Ziel sein, durch Aufrichtigkeit ausschließlich positive Ergebnisse herbeizuführen.

Da Unternehmen aus Menschen bestehen und diese Menschen das Funktionieren des Unternehmens gewährleisten, schadet es dem Unternehmen, wenn Ihre Äußerungen dazu führen, dass Mitarbeiter in eine Abwehrhaltung gehen, verstimmt oder verärgert sind.

Das bedeutet nicht, dass wir konfliktscheu sein sollten – also potenzielle Konflikte um jeden Preis vermeiden –, sondern lediglich, dass wir das Konfliktrisiko so weit wie möglich minimieren sollten. Zwar können wir nicht kontrollieren, wie andere auf unsere Worte reagieren, doch wir können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie für unsere Aussagen offen bleiben, anstatt auf Abwehr zu schalten.

Eine Abwehrhaltung entsteht, wenn sich jemand unseren Worten verschließt – oft aufgrund der Art und Weise, wie wir sie vermittelt haben. Wenn Sie beispielsweise in einem Projektstatus-Meeting sitzen und sagen möchten: „Wir machen haufenweise Überstunden, nur weil jemand beschlossen hat, unser Arbeitspensum zu verdoppeln, und jetzt werden wir die Frist versäumen und die Schuld dafür bekommen, dass wir nicht hart genug gearbeitet haben“, sollten Sie innehalten und sowohl den Wahrheitsgehalt Ihrer Aussage als auch die beabsichtigten Ergebnisse hinterfragen.

Was den Wahrheitsgehalt betrifft, nehmen wir an, dass tatsächlich Überstunden geleistet werden und dem Team doppelt so viele Arbeitspakete zugewiesen wurden, wie bei der Festlegung des ursprünglichen Abgabetermins geplant war. Zudem entspricht es vielleicht Ihrer fachlichen Einschätzung, dass die Frist nun gefährdet ist und Sie befürchten, dass die Schuld dem Projektteam anstelle des erhöhten Arbeitspensums zugeschrieben wird – was Ihrer Sorge nach die Moral und damit die Produktivität des Teams senken würde.

Betrachtet man ausschließlich den sachlichen Wahrheitsgehalt Ihrer beabsichtigten Äußerung, scheint dagegen nichts einzuwenden zu sein. Betrachten wir nun jedoch die gewünschten Ergebnisse:

Im Sinne des Unternehmens, des Projekts und des Projektteams sind drei Ergebnisse wünschenswert: Erstens, dass die Frist verlängert wird; zweitens, dass der Arbeitsumfang reduziert wird; und drittens, dass zusätzliche Mitarbeiter zur Unterstützung herangezogen werden – vorausgesetzt, mehr Personal schafft Abhilfe.

Nun müssen wir prüfen, ob die Art und Weise, wie Sie die Projektfakten und Ihre fachliche Meinung mitteilen wollten, tatsächlich dazu führen würde, eines oder mehrere dieser Ergebnisse zu erzielen. Höchstwahrscheinlich nicht, da der ursprünglichen Formulierung jegliche Diplomatie fehlt und sie die Projektverantwortlichen mit hoher Wahrscheinlichkeit in die Defensive drängen, verstimmen oder verärgern würde.

Die Aussage „Wir machen haufenweise Überstunden, nur weil jemand beschlossen hat, unser Arbeitspensum zu verdoppeln, und jetzt werden wir die Frist versäumen und die Schuld dafür bekommen, dass wir nicht hart genug gearbeitet haben“ stellt einen Vorwurf an die Projektleiter dar – genau die Personen, die Sie überzeugen müssten, um eines oder mehrere Ihrer gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Zudem stiftet die Verwendung von vagen Begriffen wie „haufenweise“ und „jemand“ Verwirrung darüber, ob es sich hierbei um fundierte Fakten und ein qualifiziertes Fachurteil oder lediglich um persönliche Befindlichkeiten handelt. Schließlich erweckt das Beschwören des Worst-Case-Szenarios – die Schuld für das Verfehlen der Frist zugeschoben zu bekommen –, den Eindruck, dass Sie nicht lösungsorientiert an einem positiven Ergebnis arbeiten.

Letztlich lag das Problem der ursprünglichen Formulierung darin, dass sie schuldzuweisend statt lösungsorientiert war; ihr Schwerpunkt lag eher darauf, Schuld zuzuweisen und Verantwortung abzuwälzen, als pragmatische Lösungen für ein gemeinsames Problem zu finden.

Eine weitaus bessere Formulierung für Ihre ehrliche fachliche Meinung wäre: „Meiner fachlichen Einschätzung nach besteht das Risiko, dass das Projekt die Frist versäumt. Es gibt drei Ansätze, aus denen wir wählen können, um den Projekterfolg zu sichern: Wir können die Frist verlängern, das Arbeitspensum reduzieren oder zusätzliche Ressourcen einsetzen.“

Dies gilt als eine sehr durchsetzungsstarke Aussage, da sie aufrichtig und diplomatisch ist und den Kern des Problems direkt adressiert.

Zwar behebt diese Umformulierung viele Mängel des Originals – es ist nun klar, dass es sich um eine fachliche und nicht um eine persönliche Meinung handelt, und der Fokus liegt auf Lösungen statt auf Schuldzuweisungen –, doch sie könnte noch von etwas mehr Diplomatie profitieren, um die Verantwortlichen davon zu überzeugen, eine oder mehrere der drei Optionen zu wählen.

Eine überzeugendere Formulierung könnte lauten:

„Ich mache mir Sorgen, dass wir unsere Frist verpassen könnten, und habe mir Gedanken darüber gemacht, wie wir unsere Erfolgschancen maximieren können. Meine bisherigen Überlegungen sind: die Frist zu verschieben – wovon ich weiß, dass es eventuell nicht möglich ist; das Arbeitspensum zu reduzieren – was unsere Kunden enttäuschen könnte; oder zusätzliches Personal einzusetzen – was zusätzliche Kosten verursacht. Ich bin offen für weitere Vorschläge, halte es jedoch für wesentlich, dass wir im Interesse des Projekts zeitnah handeln.“

Diese Formulierung nimmt zwar etwas an Durchsetzungsstärke zurück, gewinnt dafür jedoch an Überzeugungskraft, indem sie andere dazu einlädt, sich an der Lösungsfindung zu beteiligen. Menschen möchten bei wichtigen Entscheidungen, die sie betreffen, in der Regel mitreden. Auch wenn Sie mit Ihren drei Lösungsansätzen völlig richtigliegen mögen, steigern Sie Ihre Chancen, Skeptiker zu überzeugen, indem Sie klar signalisieren, dass Sie auch für andere Perspektiven offen sind.

Diplomatie erfordert oft den Kompromiss, weniger direkt zu sein. Da wir jedoch stets nach positiven Ergebnissen streben sollten, sollte Diplomatie immer dann eingesetzt werden, wenn sie dazu beiträgt, das bestmögliche Resultat zu erzielen.