Edición
Una vez redactado el primer borrador de un documento, llega el momento de iniciar el proceso de edición. El propósito de la edición es crear una versión definitiva que cuente con una estructura bien organizada, una transición fluida entre temas y una voz única y coherente.
Al redactar el borrador inicial de un documento, nuestro único objetivo debe ser escribir, sin preocuparnos en exceso por la calidad o la coherencia. Crear un documento desde cero ya es suficientemente complejo; si nos obsesionamos con cada palabra, oración o párrafo, avanzaremos muy poco, lo cual resulta desmoralizador. En cambio, el borrador inicial debe redactarse con rapidez, de modo que obtengamos una visión panorámica del documento y comprendamos con claridad qué queremos decir realmente y cómo queremos expresarlo.
Un error clásico al redactar borradores es sucumbir a la falacia del costo hundido, considerando que eliminar o reescribir lo ya redactado es un desperdicio y, por ende, debe evitarse. En realidad, por la propia definición del término «primer borrador», este no está listo para publicarse y requerirá edición hasta que lo esté.
Una idea errónea muy común es creer que es posible lograr una versión final lista para su publicación en el primer intento. Sin embargo, para citar al célebre novelista estadounidense Ernest Hemingway: «El primer borrador de cualquier cosa es... basura». Cabe señalar que «basura» no es la palabra que empleó en la cita original. Hemingway, por tanto, nos da carta blanca para elaborar un primer borrador imperfecto; en lugar de intentar redactar un borrador perfecto con el pretexto de ahorrar tiempo, debemos concebirlo como el primer paso del proceso de redacción, al que debe seguir de inmediato la edición.
La edición no se rige por reglas rígidas, pero existen ciertas características que deben estar presentes en la versión definitiva de un documento.
La primera característica es la estructura del documento: cómo se desglosa el contenido en secciones y subsecciones, así como la disposición de la información dentro de ellas. En su primer borrador, es posible que no hubiera secciones en absoluto y solo existiera un bloque macizo de texto —lo cual es normal—, ya que es a través del proceso de edición donde la estructura del documento comienza a cristalizar.
La segunda característica es la fluidez del documento o, dicho de otro modo, la naturalidad con la que una sección enlaza con la siguiente. Si el lector decide leer el documento de principio a fin, no debe haber digresiones que lo desvíen de la secuencia lógica establecida por la estructura del texto.
Por ejemplo, si redactáramos una receta para hornear un pastel e incluyéramos a mitad del texto una sección sobre cómo comprar un molde, resultaría fuera de lugar al estar precedida por los ingredientes y seguida por la preparación de la mezcla. Si deseamos hablar sobre la compra del molde, esta información debería trasladarse a la introducción o incorporarse como un recuadro complementario, a fin de preservar la continuidad lógica de la receta de una etapa a otra.
La tercera característica es que el documento posea una sola «voz», es decir, que dé la impresión de haber sido escrito por una sola persona. La voz puede entenderse como una combinación de nivel de lectura y tono; por ejemplo, una voz puede corresponder a un nivel de lectura de 6.o grado con un tono humorístico, mientras que otra puede tener un nivel de 12.o grado con un tono serio. Según el tipo de documento, cualquiera de las dos puede ser adecuada, pero es necesario elegir una y mantenerla de forma uniforme en todo el texto.
Tenga en cuenta que una excepción a esta regla se da cuando un autor invitado escribe la introducción, como ocurriría si un experto en su campo respaldara su texto. En tal caso, la introducción reflejará la voz de dicho autor, mientras que el resto del documento mantendrá la suya. Otra excepción se presenta al incluir un testimonio o la transcripción de una entrevista, donde cada persona citada conservará su propia voz.
Si redacta un documento en solitario a lo largo de un período prolongado, es posible que las secciones iniciales presenten una voz ligeramente diferente a la de las secciones posteriores. Para corregirlo, basta con definir la voz más adecuada y editar el documento hasta lograr un tono coherente en toda su extensión.
Lograr una voz coherente se convierte en un verdadero desafío cuando un documento es editado por un equipo, como sucede en un documento de Google Docs o de Word con el «Control de cambios» activado. Cuando varias personas editan un texto de forma simultánea, lo más probable es que las modificaciones de cada una queden plasmadas con su propia voz.
Aunque la edición grupal tiene su utilidad, no debe ser el método empleado para generar la versión definitiva. En su lugar, una vez que el equipo esté conforme con el contenido general del documento, se debe designar a una sola persona para realizar la edición final y producir el borrador definitivo. Este borrador se someterá posteriormente al grupo para su aprobación final. De este modo, se obtienen las ventajas del trabajo colaborativo sin perder la coherencia que aporta un editor único.
Una inquietud habitual es determinar cuánto tiempo debe tomar el proceso de edición; para esto no hay una respuesta fija. En un escenario ideal, la edición debe tomar el tiempo necesario para lograr una versión final que lo represente a usted, a sus colegas y a su empresa con el mayor profesionalismo posible. En términos realistas, debe evaluar el tiempo disponible antes de la fecha límite de entrega y aprovecharlo al máximo.
La clave radica en no subestimar la duración de la edición. Un primer borrador puede requerir solo unos pocos días, pero alcanzar la versión definitiva puede tomar varias semanas. Si se le asigna la tarea de redactar un documento, asegúrese de contemplar el tiempo necesario tanto para la redacción como para la edición al fijar las expectativas; de lo contrario, correrá el riesgo de quedarse sin tiempo y verse obligado a publicar un borrador sin editar que sabe de antemano que no está listo.