Puntos clave
Antes de realizar una presentación, redactar un documento o escribir un correo electrónico, debe identificar primero los puntos más importantes que desea que su audiencia comprenda y recuerde. A estos puntos fundamentales se les denomina puntos clave.
Imagine que presenta un informe sobre el estado de un proyecto. Hay mucha información que podría incluir: enumerar qué elementos están completos, cuáles siguen en curso, cuántas personas están asignadas, la asignación de tiempo de cada una, el ritmo de consumo presupuestario o cualquier otro dato de potencial interés. Si bien toda esta información es relevante en una actualización exhaustiva del estado del proyecto, usted debe decidir qué puntos son los más críticos para que su audiencia los comprenda y los recuerde.
En prácticamente cualquier actualización sobre el estado de un proyecto, solo unos pocos puntos son esenciales; si no los comunica, no habrá transmitido con claridad el estado del proyecto. Para la mayoría de los proyectos, los puntos clave que más interesan a la audiencia son: ¿Vamos según el cronograma? ¿Cuándo terminaremos? ¿Existe algún riesgo que pueda impedir la entrega a tiempo?
Una vez identificados los puntos clave que desea que su audiencia comprenda y recuerde, estructure su presentación, documento o correo electrónico en torno a ellos. Si se dirige a una sola persona o a un grupo, asegúrese de enunciar estos puntos de forma sencilla y repetirlos si es necesario. Al redactar, cada uno de sus puntos clave debe plasmarse en una lista breve de viñetas y ser referenciado a lo largo del documento o correo.
Para presentar los puntos clave de un proyecto que marcha bien, podría plantear lo siguiente: ¿Vamos según el cronograma? Sí. ¿Cuándo terminaremos? El 31.º de julio. ¿Hay riesgos para entregar a tiempo? No.
Para un proyecto con problemas, podría decir: ¿Vamos según el cronograma? No. ¿Cuándo terminaremos? De finales de verano a principios de otoño. ¿Hay riesgos para entregar a tiempo? Sí: rotación de personal y cambios en los requisitos del cliente.
Independientemente de lo que se exponga durante el resto de la presentación, estos puntos clave son los más importantes que su audiencia debe comprender y recordar.
Incluso si ofrece una actualización del estado del proyecto brillante, rigurosa, profunda, exhaustiva y convincente, si su audiencia no recuerda si el proyecto marcha según el cronograma, cuándo estará terminado o si existen riesgos de entrega a tiempo, habrá fracasado en comunicar con claridad los puntos más importantes del proyecto.
La comunicación puede entenderse como una relación entre señal y ruido: la «señal» son los puntos clave que la audiencia recordará; el «ruido» es todo lo demás. Pase lo que pase, la señal de los puntos clave nunca debe quedar opacada por el ruido, especialmente si ese ruido no es más que contenido de relleno cuyo único propósito es aumentar la extensión de una presentación, documento o correo electrónico.
En la medida de lo posible, debe eliminarse información para que la audiencia no se distraiga de los puntos clave ni quede confundida sobre cuáles eran realmente los puntos centrales.
De todos los tipos de ruido irrelevante que pueden añadirse a una presentación, el peor proviene de las digresiones innecesarias. Una digresión es cualquier elemento que desvía el flujo de información lejos de los puntos clave.
Al presentar el estado de un proyecto, una digresión sería: describir una actividad reciente de integración de equipo, mencionar los cumpleaños del mes o felicitar a colaboradores destacados. Todo esto puede ser importante internamente para el equipo del proyecto, pero constituye una digresión irrelevante al comunicar el estado a personas externas al proyecto.
En última instancia, los puntos clave críticos como: ¿va el proyecto según el cronograma?, ¿cuándo se completará el proyecto? y ¿existen riesgos para que el proyecto se entregue a tiempo?; son más difíciles de recordar cuando se diluyen con detalles como: quién obtuvo la mayor puntuación en el torneo mensual de pimpón, quién ganó el premio a los calcetines más divertidos o qué aperitivos bajos en calorías hay disponibles en la sala de descanso.
Cuanta más información acumulamos en una presentación, menos importante resultará cualquier dato individual.
Por ejemplo, si su presentación, documento o correo electrónico contiene tres puntos importantes que desea transmitir, pero incluye multitud de información secundaria, a la audiencia le costará identificar esos tres puntos. Un enfoque más eficaz consistiría en omitir la información menos relevante y centrarse exclusivamente en los top-3 puntos clave que desea que su audiencia comprenda y recuerde.
Al enfocarnos en los puntos clave, todos tendemos a respaldar los argumentos con datos cuantitativos y estadísticas. El problema radica en que, aunque los datos numéricos exactos son sumamente precisos, pueden resultar muy difíciles de recordar.
Considere cómo presentaríamos una actualización trimestral de ventas. El criterio convencional dictaría que las cifras deberían ser los puntos clave, considerando preferible el porcentaje de crecimiento por producto antes que una descripción general.
Sin embargo, ¿cuál de estas opciones le resulta más fácil de recordar?: «Las ventas de juguetes aumentaron un 5.68 %» o «Tuvimos un ligero aumento en las ventas de juguetes»; «Las ventas de ropa disminuyeron un 52.34 %» o «Estamos vendiendo la mitad de la ropa que vendimos el trimestre pasado»; «Las ventas de electrónica están un 107.98 % por encima de los objetivos proyectados» o «Estamos vendiendo el doble de electrónica de lo esperado».
Términos como «ligeramente», «la mitad» y «el doble» no son lo bastante precisos para ingresarlos en una hoja de cálculo y calcular pérdidas y ganancias; pero cuando priorizamos que la audiencia comprenda y retenga los puntos clave, debemos facilitar al máximo que las personas entiendan y recuerden lo que decimos. Tras una presentación, cuando los asistentes comenten entre sí la información expuesta, no dirán: «¿Puedes creer que estamos un 107.98 % por encima de nuestra proyección de ventas?», sino: «¿Puedes creer que estamos vendiendo el doble de lo previsto?».
La comunicación tiene mucho menos que ver con la precisión y el rigor que con la comprensión y la retención. Por lo tanto, para ser comunicadores eficaces, debemos centrarnos en puntos clave que nuestra audiencia realmente comprenda y recuerde, en lugar de presentar un cúmulo de datos y esperar que alguno se retenga.