Transmission

Pour vous assurer que votre auditoire prête attention à vos propos, votre transmission doit être captivante. Elle correspond à la manière dont vous formulez ce que vous dites, quel qu'en soit le contenu.

La transmission orale et la transmission écrite diffèrent, mais partagent une similitude essentielle : toutes deux dépendent fortement de leur amorce. Pour susciter un véritable engagement, toute communication, qu'elle soit orale ou écrite, doit débuter par une première phrase irréprochable. Celle-ci donne le ton de votre discussion, présentation, document ou e-mail, et s'avère indispensable pour convaincre votre public que votre propos ne sera pas ennuyeux et mérite son attention.

Considérez la façon dont vous pourriez présenter des chiffres de vente, l'état d'avancement d'un projet ou des projections de croissance des utilisateurs. Vous pourriez débuter la présentation commerciale par : « La présentation suivante portera sur nos chiffres de vente pour le troisième trimestre » ; vous pourriez entamer le point sur le projet par : « Aujourd'hui, je vais présenter les facteurs de risque ayant un impact sur la date de livraison de notre projet » ; et vous pourriez aborder la croissance des utilisateurs par : « Nous allons examiner les algorithmes de calcul et les modèles statistiques utilisés pour extrapoler les taux d'acquisition, de fidélisation et d'attrition des utilisateurs depuis le début de l'année ».

Toutes ces introductions partagent trois caractéristiques : elles sont précises, professionnelles et extrêmement ennuyeuses. Lorsque vous ouvrez une présentation par une phrase aride, terne et morne, vous indiquez d'emblée à votre auditoire que l'ensemble de votre exposé sera tout aussi aride, terne et morne. Dès ces premières phrases, l'auditoire commence à décrocher et, selon sa capacité d'attention, risque de cesser purement et simplement d'écouter.

Remanions à présent ces phrases d'introduction pour les rendre plus accrocheuses. Pour la présentation commerciale, nous pourrions commencer par : « Certains d'entre vous sont sur le point de devenir riches, d'autres sur le point d'être très déçus » ; pour l'avancement du projet : « La bonne nouvelle, c'est que nous pouvons éviter de nous faire licencier ; la mauvaise, c'est que certains d'entre nous vont devoir faire des heures supplémentaires » ; pour les prévisions d'utilisateurs : « Nous enregistrons une vague de nouveaux utilisateurs, mais si nous continuons à perdre les anciens, nous aurons mis la clé sous la porte dans trois ans ».

Chacune de ces reformulations améliore la phrase d'accroche. Toutefois, plus votre entrée en matière est percutante, plus vous risquez de dérouter ou de heurter votre public. L'effet de choc, la stupéfaction et la surprise peuvent rendre une amorce captivante, mais dans un cadre professionnel, ce registre peut sembler inapproprié. Annoncer à votre auditoire que seule une partie s'enrichira, que certains devront faire des heures supplémentaires ou que l'entreprise risque la faillite captera l'attention, mais peut aussi avoir des retombées fâcheuses pour vous en tant qu'orateur.

Pour trouver le juste équilibre entre professionnalisme et impact, une stratégie avisée consiste à répéter votre présentation devant un auditoire test restreint afin d'évaluer ses réactions.

Par exemple, si vous devez donner une présentation importante devant l'ensemble de l'entreprise, la tester au préalable auprès de quelques collègues de confiance prêts à vous livrer un retour sincère peut vous éviter de faire un faux pas. Si ce petit groupe test apprécie votre amorce, vous êtes sans doute sur la bonne voie ; s'il la désapprouve ou émet des réserves, vous devrez procéder à des ajustements jusqu'à ce que votre entrée en matière soit à la fois captivante et appropriée.

Une fois que vous avez conçu une amorce solide pour votre discussion, présentation, document ou e-mail, il vous reste à maintenir l'attention de votre public. C'est là que la communication orale et la communication écrite commencent à diverger. Cependant, toutes deux doivent respecter un même principe fondamental : ne soyez pas ennuyeux.

Une communication orale timide, lente et monotone, tout comme une communication écrite qui se résume à un bloc compact de texte, est rébarbative. Pour maintenir l'engagement de votre public, vous devez impérativement remédier à ces deux écueils.

À l'oral, variez le volume, le tempo, les inflexions et le rythme pour tenir votre auditoire en éveil quant à la manière dont vous allez formuler l'information suivante. Par exemple, au lieu de prononcer d'une voix neutre : « Notre projet sera très probablement livré dans les délais, dans le respect du budget, et satisfera pleinement à toutes les exigences de nos clients », vous pouvez énoncer cette même phrase avec dynamisme : « Notre projet sera très probablement livré dans les délais, dans le respect du budget, et satisfera pleinement à toutes les exigences de nos clients ».

Si cette manière de vous exprimer ne vous vient pas naturellement, vous pouvez l'acquérir en observant et en imitant des acteurs et des humoristes, qui maîtrisent parfaitement l'art de captiver leur public. Le choix est vaste : commencez par une personnalité dont le style vous séduit particulièrement et, au fil du temps, travaillez à intégrer ses modulations à votre propre façon de vous exprimer lorsque vous prenez la parole.

À l'écrit, pour transformer un mur de texte en un document que l'on aura réellement envie de lire, multipliez l'usage des listes à puces et du texte en gras afin d'aérer visuellement le texte, et intégrez des éléments visuels pertinents par rapport à votre message.

Par exemple, si vous présentez plusieurs idées dans un même paragraphe, scindez-les sous forme de puces. Si un mot, une expression ou une phrase revêt une importance particulière, mettez-le en gras pour attirer l'attention. Si certaines données se prêtent à un schéma, concevez-en un et placez-le à côté du paragraphe concerné. Si une photographie permet d'illustrer plus clairement votre propos, intégrez-en une.

Tout le monde n'étant pas graphiste, tenter de concevoir un document attrayant de toutes pièces risque d'aboutir à un résultat désordonné, truffé maladroitement de puces et de caractères gras, et encombré de schémas et de photos. Heureusement, vous pouvez vous appuyer sur des modèles de documents qui vous indiquent où positionner vos contenus pour un rendu optimal. Ces modèles existent pour la quasi-totalité des logiciels de création de contenu ; il suffit simplement de choisir celui qui répond à vos besoins.

Apprendre à transmettre l'information de manière à captiver votre public est une compétence de communication déterminante. Si vous avez l'impression que votre auditoire ne prête pas attention à ce que vous dites ou écrivez, vérifiez que votre transmission est aussi captivante que possible : c'est bien souvent la qualité de cette transmission qui décide si vos interlocuteurs écouteront vos propos et liront vos écrits.