Structure

L'agencement du contenu d'un document s'appelle la structure du document. Donner une structure à votre document crée une progression logique d'une section à l'autre, permet à votre lecteur de trouver aisément les informations qu'il recherche et lui évite d'être désorienté par ce qui ne serait autrement qu'un amoncellement désordonné de mots.

La plupart des gens connaissent bien la structure employée dans les livres, qui comportent généralement une page de titre, une table des matières, une introduction, une série de parties comprenant chacune une série de chapitres, chaque chapitre étant lui-même divisé en plusieurs sections, une conclusion et une annexe.

À moins d'écrire un livre, cependant, la structure propre au livre s'avérerait excessive par rapport à vos besoins.

Par exemple, si vous rédigiez des instructions sur la façon d'utiliser un nouveau système d'accès par badge, inclure une table des matières, une introduction, des parties, des chapitres, des sections, une conclusion et une annexe serait disproportionné. Pour les documents de dimension inférieure à celle d'un livre, nous privilégierons plutôt une structure adaptée à ce type précis de document.

Dans le monde des affaires, bon nombre des documents qu'il vous sera demandé de rédiger partagent une structure commune propre à leur catégorie.

Par exemple, si vous rédigez un plan d'affaires, vous devriez suivre la structure habituelle d'un plan d'affaires, qui comprend généralement : une page de titre, un résumé exécutif, une présentation de l'entreprise, les notices biographiques de l'équipe de direction, les produits et services, la stratégie commerciale et marketing, les prévisions financières et une demande de financement — si l'entreprise est en quête de capitaux.

Si vous rédigiez un rapport d'avancement de projet, une structure classique pourrait être : une page de titre, le travail accompli, le travail en cours, le travail restant, le calendrier de livraison, les risques liés à la livraison du projet, le budget du projet, le rythme de consommation du budget et une liste de mesures à prendre.

De nombreux types de documents d'entreprise partagent une structure commune, notamment les rapports de résultats, les prévisions de chiffre d'affaires, les perspectives de ventes, les pitch decks, les politiques de confidentialité, les conditions d'utilisation, les manuels d'instructions, les rapports d'anomalies, les feuilles de route de produits, les organigrammes, les annuaires internes et les plans de projet.

Lors de la rédaction d'un document — avant d'inventer votre propre structure —, vérifiez qu'il n'existe pas déjà une structure standard qu'il convient d'utiliser selon le type de document en question.

Si vous devez concevoir votre propre structure, deux choix s'offrent généralement à vous : laisser la structure émerger au fil de l'écriture, ou déterminer la structure avant même de commencer à écrire.

Si vous choisissez de laisser votre structure émerger au fil de la rédaction, vous disposerez de bien plus de liberté pour faire évoluer votre document dans le temps, mais vous courrez le risque d'en écrire trop ou pas assez par rapport à ce qui est attendu. De plus, laisser la structure d'un document se développer de manière organique complique le recueil des retours de vos collègues : au lieu d'avoir à examiner rapidement la structure d'un document, ils devront lire votre ébauche dans son intégralité pour comprendre le sujet que vous traitez.

Pour les documents d'entreprise, il est généralement préférable d'arrêter la structure du document avant de débuter la rédaction : il est en effet bien plus efficace de n'écrire que ce qui est nécessaire, et bien plus aisé de solliciter les avis de vos collègues avant de vous lancer dans l'écriture.

Déterminer la structure d'un document implique le plus souvent d'établir une hiérarchie de titres, c'est-à-dire une liste des titres de sections, chacun s'accompagnant de sous-listes pour les titres de sous-sections. Une fois cette hiérarchie établie, vous devrez décider de la manière dont s'articule le contenu propre à chaque section.

Selon la nature du document, il peut être pertinent que chaque section ne contienne que des paragraphes de texte brut ; mais dans la pratique, cela tend à rendre le document plus difficile à lire à mesure que sa longueur augmente, la plupart des lecteurs éprouvant des difficultés face à d'imposants blocs de texte — souvent qualifiés de « mur de texte ».

Plutôt que d'employer uniquement des paragraphes, vous pourriez envisager de recourir aux caractères gras, aux listes, aux tableaux, aux graphiques et aux diagrammes afin d'éviter de confronter votre lecteur à un mur de texte rébarbatif.

Lors de la rédaction de paragraphes, mettre en gras une expression clé contribuera à créer un point d'ancrage visuel lorsque le lecteur parcourt le document en diagonale, et l'aidera à mieux saisir l'idée maîtresse du paragraphe. La clé pour mettre des expressions en gras au sein d'un paragraphe est de le faire avec parcimonie : car si tout est en gras, plus rien ne ressort. Au maximum, seuls quelques mots pertinents situés vers le milieu du paragraphe devraient être mis en gras. Il est généralement moins utile de mettre en gras des mots au tout début ou à la toute fin d'un paragraphe, le début et la fin constituant déjà des repères visuels naturels que l'œil recherche lors d'un survol du document.

Si vous disposez dans un paragraphe d'informations pouvant être présentées sous forme de liste, optez systématiquement pour une liste numérotée ou à puces : les listes sont bien plus faciles à parcourir que les paragraphes, ce qui augmente les chances que chaque élément soit lu et compris.

Lorsque vous présentez des données dans un tableau — exigence fréquente dans les documents d'entreprise —, veillez à utiliser le moins de lignes de quadrillage possible : ces lignes ont tendance à alourdir la lecture, tandis que leur absence facilite le balayage visuel des tableaux.

Au lieu de présenter des données sous forme de tableau, vous pouvez également les restituer sous la forme d'un graphique à secteurs, à barres ou linéaire : en règle générale, les lecteurs préfèrent nettement jeter un coup d'œil à un graphique plutôt que de scruter les colonnes, les lignes et les cellules d'un tableau. Si le détail des données du tableau reste requis, vous pouvez envisager de juxtaposer au graphique un tableau reprenant les mêmes informations.

Dès lors qu'il existe un moyen d'exposer une information textuelle sous forme de diagramme — qu'il s'agisse d'un organigramme de processus, d'une matrice à quadrants, d'un schéma ou de tout autre type de représentation visuelle —, il est généralement préférable de le faire : les lecteurs préfèrent en effet regarder des représentations visuelles plutôt que lire du texte.

À mesure que vous progressez dans votre document, vous devez continuer à en perfectionner la structure, quitte à vous écarter du plan initialement prévu : il est en effet plus important que votre document soit clair et facile à lire plutôt que conforme à votre plan de départ.