Simplicité

La simplicité est essentielle dès lors qu'il s'agit de communiquer rapidement de vastes volumes d'informations complexes et importantes. Pour y parvenir, il est nécessaire de réduire la quantité d'informations transmises tout en simplifiant les idées complexes. Le défi consiste alors à déterminer les éléments à éliminer et à trouver le meilleur moyen de réduire un concept complexe à ses composantes fondamentales.

À l'école, nous cherchons à ce que les enfants apprennent à s'exprimer et à maîtriser un vocabulaire riche. Pour ce faire, nous leur faisons rédiger de longues dissertations et nous les récompensons lorsqu'ils emploient des termes particulièrement recherchés. Malheureusement, cela produit un effet secondaire involontaire : faire croire aux élèves que bien communiquer consiste à employer autant de mots que possible, en privilégiant les plus longs qu'ils connaissent.

Nous apprenons aux enfants que déclarer : « L'intrépide canidé déambula perpendiculairement à la voie publique en quête des rencontres réjouissantes ou effroyables qui l'attendaient au terme de son pèlerinage fortuitement périlleux », est bien supérieur à : « Le chien a traversé la route ». Pourtant, « le chien a traversé la route » constitue le moyen le plus efficace de transmettre la seule information essentielle contenue dans la première phrase.

Non seulement cette formulation est bien plus facile à comprendre et à mémoriser, mais elle est aussi plus précise : les canidés comprennent les renards, les loups et les chacals, et pas uniquement les chiens ; la déambulation peut désigner toute forme de déplacement, pas seulement la marche ; la perpendicularité exige un angle à 90 degrés, alors que traverser signifie simplement passer d'un côté à l'autre ; et une voie publique peut désigner des rues, des avenues ou des sentiers, et pas seulement une route.

Il semblerait que l'école nous enseigne la pire leçon possible en matière de communication : rendez vos messages boursouflés, difficiles à comprendre et impossibles à retenir.

Si cette leçon était oubliée dès l'obtention du diplôme, elle ne représenterait qu'une occasion pédagogique manquée. Au lieu de cela, cette méconnaissance fondamentale de la communication contamine nos présentations, nos documents et nos courriels professionnels. Au lieu de s'attacher à transmettre des idées simples, faciles à comprendre et à retenir, nombre d'adultes dans le monde professionnel semblent encore chercher à obtenir une bonne note scolaire.

On pourrait soutenir que l'adoption des SMS et des émojis dans la communication au travail résulte de l'incapacité des professionnels à simplifier leur propos. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose : toutes choses étant égales par ailleurs, entre la lecture d'un courriel boursouflé et verbeux et celle d'un message concis assorti de quelques émojis, la plupart des gens choisiront la seconde option.

Imaginez un directeur financier présentant les résultats devant son organisation commerciale ; immédiatement après l'annonce des nouveaux objectifs de vente, un directeur commercial régional lui envoie un message avec un émoji qui rit aux larmes. Bien que cette attitude ne soit en rien professionnelle, l'information cruciale a été parfaitement transmise : le directeur commercial régional juge les nouveaux objectifs ridicules et irréalistes.

Lorsque nous simplifions notre communication, nous utilisons moins de mots, et les termes employés sont plus courts. Les émojis poussent ce principe jusqu'à son aboutissement logique : ne plus utiliser de mots du tout.

Pour déterminer quels mots éliminer, il est judicieux d'appliquer la règle des 80/20.

Par exemple, si 80 % de ce que vous vous apprêtez à communiquer ne sera ni compris ni retenu, seuls les 20 % restants importent. Votre objectif consiste donc à supprimer ces 80 % pour ne transmettre que les 20 % essentiels. Un courriel de mille mots devient alors un courriel de 200 mots, et une présentation de 100 diapositives se réduit à 20 diapositives.

L'objectif de la communication n'est pas d'inonder le lecteur ou l'auditeur d'informations, mais de lui faire comprendre des points essentiels qu'il retiendra. Si certains éléments ne sont ni compris ni mémorisés, ils ne valent tout simplement pas la peine d'être formulés.

Bien que réduire le nombre de mots, choisir des termes plus courts ou éliminer des éléments permette de simplifier le message, cette stratégie peut générer des inexactitudes lorsque l'information à transmettre est complexe. C'est pourquoi, dans un cadre professionnel, les émojis s'avèrent généralement inappropriés : bien que simples, ils prêtent à confusion, manquent cruellement de précision et induisent en erreur.

Par exemple, lors d'un point trimestriel sur les ventes où la situation est favorable, l'ensemble de votre présentation pourrait théoriquement se résumer à une seule diapositive ornée d'un émoji souriant. Le problème réside dans son interprétation : qu'est-ce que cela signifie exactement ? L'intervenant est-il satisfait ? L'entreprise est-elle satisfaite ? L'auditoire devrait-il l'être ? Dans le monde des affaires, les décisions reposent sur l'analyse de données ; en éliminant toutes les données au nom de la simplicité, la présentation risque de n'avoir aucune valeur.

En réalité, plus l'information à transmettre est complexe, plus sa simplification s'avère difficile. Bien que le principe des 80/20 constitue un repère utile, le maintien de l'exactitude face à une matière complexe peut imposer un ratio de 70/30, 60/40, 50/50, voire empêcher toute simplification.

Il n'existe pas de réponse unique et simpliste pour condenser l'information complexe, mais une citation célèbre souvent attribuée à Albert Einstein offre une ligne directrice précieuse : rendez les choses aussi simples que possible, mais pas plus.

Il existe un seuil au-delà duquel supprimer la moindre information supplémentaire induira votre public en erreur.

Par exemple, si l'on simplifie une recette dans un livre de cuisine en supprimant des ingrédients, le plat risque d'être insipide. Si l'on simplifie un itinéraire routier en omettant un embranchement clé, le conducteur risque de s'égarer irrémédiablement. En revanche, un protocole chirurgical ne tolère aucune simplification : si une seule étape est omise, le patient risque de ne pas survivre.

Notre objectif, en simplifiant une information complexe, est de trouver le point exact où le retrait d'un détail supplémentaire détruirait l'exactitude du message. Jusqu'à ce seuil, en revanche, tout le reste peut être légitimement retranché. Souvent, vous devrez d'abord supprimer plus d'informations que nécessaire, puis réexaminer le document simplifié pour vous apercevoir qu'il faut en réintégrer certaines. Ce processus itératif prend du temps, mais il s'avère indispensable dans la recherche de la simplicité et produit, dans la grande majorité des cas, un résultat bien plus professionnel que le recours à un émoji.