Tabellen

Tabellen sind die gängigste Methode für Fach- und Führungskräfte, um tabellarische Daten darzustellen – also Daten, die am besten anhand von Spalten und Zeilen verstanden werden. Der Grund für die Beliebtheit von Tabellen in der Geschäftswelt liegt darin, dass sie sich denkbar einfach durch Kopieren und Einfügen aus einem Tabellenkalkulationsprogramm in ein Dokument einbinden lassen. Das Problem bei Tabellen ist jedoch, dass kaum jemand gern auf monotone Raster aus Wörtern und Zahlen blickt.

Der grundlegende Ansatz, um Tabellen ansprechender zu gestalten, besteht darin, alles Überflüssige zu entfernen – in der Praxis bedeutet das meist, unnötige Daten und störende Gitternetzlinien wegzulassen. Dadurch treten die Daten deutlicher hervor und sind leichter zu erfassen und zu verstehen. Gleichzeitig wird die Tabelle vereinfacht, indem visueller Ballast beseitigt wird.

Unnötige Daten zu entfernen bedeutet, alles wegzulassen, was Ihre Zielgruppe als irrelevant empfinden würde oder was sie von den wesentlichen Informationen ablenkt.

Angenommen, Sie sind im Textileinzelhandel tätig und möchten in Ihrem Jahresabschlussbericht eine Tabelle mit den Verkaufszahlen für Bekleidung abbilden. Die Spalten könnten Artikelbezeichnung, Farbe, Größe, Material, Designer, Stückzahl, Stückkosten und Gesamtumsatz umfassen. Präsentieren Sie diese Datentabelle einer Zielgruppe, die sich ausschließlich für den erzielten Umsatz interessiert, können Sie Farbe, Größe, Material und Designer problemlos weglassen. Präsentieren Sie dieselben Daten hingegen den Verantwortlichen für das Filialinventar, könnten Sie die verkaufte Stückzahl und die Stückkosten weglassen.

Das Entfernen störender Gitternetzlinien beginnt mit der Erkenntnis, dass Spalten, Zeilen und einzelne Zellen – also die Schnittpunkte von Zeilen und Spalten, die Daten enthalten – auch ohne Trennlinien sehr leicht voneinander zu unterscheiden sind. Entfernt man die Gitterlinien, sorgt der verbleibende Weißraum zwischen Spalten und Zeilen dafür, dass die vertraute Tabellenstruktur erhalten bleibt.

Sollte es nach dem Entfernen aller Gitternetzlinien dennoch schwerfallen, Spalten und Zeilen voneinander zu unterscheiden, bieten sich mehrere Lösungsansätze an:

Erhöhen Sie zunächst den Abstand zwischen den einzelnen Spalten und Zeilen. Dadurch entsteht mehr Weißraum, der die Tabelle gliedert und jede Zelle deutlicher hervortreten lässt. Beachten Sie, dass auch eine leichte Verringerung der Schriftgröße den Weißraum vergrößert.

Erwägen Sie als Nächstes dezente Hintergrundfarben für abwechselnde Zeilen, da es Menschen in Tabellen meist schwerer fällt, Daten von links nach rechts zu erfassen als von oben nach unten.

Sollten Zeilen und Spalten nach dem Vergrößern des Weißraums und dezenten Hintergrundfarben immer noch schwer zu unterscheiden sein, fügen Sie erst dann schrittweise wieder dezente horizontale Linien zwischen den Zeilen ein – eventuell sogar gestrichelt oder gepunktet, um die Entstehung von störendem visuellem Ballast zu minimieren.

Eine Ausnahme beim Verzicht auf Zeilenlinien bildet der Tabellenkopf – also die oberste Zeile mit den Spaltenbeschriftungen –, der von einer Trennlinie oder einer Hintergrundfarbe profitiert, um ihn visuell vom Rest der Tabelle abzugrenzen.

Sobald eine Tabelle so einfach wie möglich – aber nicht einfacher – gestaltet ist, können wir darüber nachdenken, welche Elemente sie ansprechender machen und gleichzeitig das Verständnis der enthaltenen Informationen erleichtern.

Ein erster Ansatzpunkt zur Optimierung besteht darin, Textspalten linksbündig und Zahlenspalten rechtsbündig auszurichten. Zudem profitieren Zahlenspalten häufig von nichtproportionalen Schriftarten (Monospace-Schriften) – also Schriften, bei denen jedes Zeichen die gleiche Breite hat –, wie Courier oder Consolas. Dadurch stehen die Ziffern exakt untereinander, was das Erscheinungsbild deutlich ordentlicher macht und die Lesbarkeit spürbar verbessert.

Enthalten Spalten positive oder negative Werte, können Sie den Hintergrund von Zellen mit positiven Zahlen in einem Grünton und den von Zellen mit negativen Zahlen in einem Rotton hinterlegen. So lassen sich positive und negative Werte schneller erfassen, als wenn man nach vorangestellten Minuszeichen suchen müsste. Derselbe Ansatz eignet sich auch für die Darstellung von Aufwärts- und Abwärtstrends.

Bei der Darstellung von Datumsangaben sollten Sie das für Ihre Zielgruppe am leichtesten verständliche Format wählen. Das ist nicht immer die Standardform mit zweistelligen Zahlen für Tag und Monat sowie vierstelliger Jahreszahl. Beispielsweise könnten Sie statt 11/06/2025 die Abkürzung für November – N-O-V – anstelle von 11 verwenden sowie „6.“ statt „06“ schreiben.

Ist eine bestimmte Spalte oder Zeile von besonderer Bedeutung, heben Sie diese durch eine eigene Hintergrundfarbe oder fetten Text hervor. Diese Technik lässt sich auch auf einzelne wichtige Zellen anwenden, selbst wenn diese über die Tabelle verteilt sind.

Wenn Sie einen Wert durch ein Symbol oder Icon ersetzen können, sollten Sie dies in Betracht ziehen, da Symbole oft wesentlich ansprechender wirken als Zahlen oder Text. Haben Sie beispielsweise eine Spalte mit durchschnittlichen Nutzerbewertungen auf einer 5-Punkte-Skala, können Sie anstelle von Ziffern Sternsymbole zur Darstellung der Bewertung verwenden.

Enthält eine Spalte Zahlen, die in Relation zueinander stehen – wie etwa Prozentwerte, die sich in Summe zu 100 % addieren –, können Sie einen horizontalen Balken integrieren, dessen Breite dem Prozentwert entspricht. Auf diese Weise erfüllt Ihre Tabelle zugleich die Funktion eines Balkendiagramms.

Welche Kombination von Techniken Sie auch wählen, um Ihre Tabellen ansprechender zu gestalten: Verlieren Sie nie aus den Augen, dass der Zweck einer Tabelle darin besteht, Ihrer Zielgruppe das Auffinden und Verstehen der Daten zu erleichtern. Sollten Sie jemals im Zweifel sein, ob eine Tabelle attraktiver oder zweckmäßiger sein sollte, entscheiden Sie sich in professionellen Geschäftsdokumenten und Präsentationen stets für die Zweckmäßigkeit.