Duración

Un profesional que desee comunicarse con eficacia debe operar dentro de los límites de la capacidad de atención de las personas. Lo desconcertante es que los lapsos de atención se han reducido hasta el punto de que una audiencia moderna a menudo considera que 50 palabras o un video de 60 segundos es una duración excesiva.

La reducción de los lapsos de atención es una realidad de la comunicación moderna, y este fenómeno puede ignorarse o asumirse. Al dirigirse al público general, ignorar la brevedad de su atención garantizará prácticamente que nadie preste atención a lo que usted dice; sin embargo, al comunicarse dentro de su organización, se cuenta con mucha más flexibilidad para determinar la duración de una reunión, presentación, conversación o discusión, así como para estimar el tiempo que alguien requerirá para leer sus documentos y correos electrónicos.

Al comunicarse con el público general, la pregunta no es: «¿Cuánto es demasiado largo?», sino: «¿Cuánto es demasiado corto?». Cuanto más breve sea el contenido que elabore, mayor será la probabilidad de que alguien lo escuche, mire o lea en su totalidad; no obstante, a menor tiempo, menor es el contenido disponible, y encontrar el equilibrio entre la concisión necesaria para retener a la audiencia y la extensión suficiente para transmitir información de valor puede resultar sumamente complejo.

Al comunicarse internamente en su organización, las personas con las que trabaja asistirán a reuniones prolongadas, escucharán presentaciones extensas y leerán documentos y correos voluminosos simplemente por sentido de obligación profesional.

Por ejemplo, en un entorno laboral corporativo, si una reunión está programada para 1 hora, resulta inadmisible que alguien se retire tras los primeros cinco minutos alegando que la sesión le pareció tediosa. Si alguien le envía un informe de 30 páginas, manifestar al autor que no lo leyó por ser demasiado extenso sería descortés y desdeñoso. En consecuencia, los profesionales tienden a no expresar quejas ante reuniones o documentos excesivamente largos para retener su atención.

El efecto que esto genera en el lugar de trabajo constituye uno de los secretos peor guardados del ámbito profesional: quienes aparentan prestar atención pueden no estar prestando ninguna en absoluto. Los profesionales experimentados dominan la práctica de apartar el teléfono móvil, sentarse erguidos y mirar al ponente para proyectar interés, aun cuando estén mentalmente desconectados y pensando en cualquier otro asunto.

Esto nos lleva a una conclusión aleccionadora: el hecho de que nuestros colegas parezcan atentos no significa que realmente lo estén. Al realizar una presentación y observar a la audiencia, es posible ver a los asistentes sentados con la espalda erguida, con las manos entrelazadas sobre la mesa y mirándolo directamente; sin embargo, en términos del nivel de atención que efectivamente le conceden, bien podrían estar profundamente dormidos.

Para agravar la situación, si usted le preguntara a un colega su opinión sobre la presentación, este podría responder que estuvo bien solo para no herir sus sentimientos. Si acto seguido le formula una pregunta relacionada con el contenido, notará que evade responder para encubrir el hecho de que no estaba prestando atención.

Dado que nuestros colegas difícilmente serán transparentes respecto al grado de atención real que dedican a lo que decimos o escribimos, para comunicarnos eficazmente debemos abordar la comunicación interna con un enfoque mucho más afín al que emplearíamos frente al público general.

La realidad es que nuestros colaboradores también forman parte del público general, y su verdadero lapso de atención puede reducirse a apenas unos segundos. Durante la jornada laboral, nuestros colegas utilizan sus teléfonos, hojeando rápidamente mensajes, publicaciones y videos en busca de algo que capture su atención dispersa por unos instantes. Cuando esos mismos colaboradores guardan el teléfono al inicio de su reunión de 1 hora, su capacidad de atención no se ha expandido; simplemente son demasiado educados para advertirle que a su reunión de 1 hora le sobra, aproximadamente, una hora.

Si todo en el ámbito empresarial pudiera transmitirse en pocos segundos, la estrategia sería evidente: sin importar la materia, limitar la duración a no más de 20 segundos, fijando una meta ideal en torno a los 10 segundos. No obstante, no toda la información puede comunicarse de forma adecuada en tan breve lapso y, en ocasiones, se requiere una hora completa para abarcar todo el contenido relevante y estratégico para la audiencia.

Cuando la comunicación extensa resulta indispensable, y a fin de maximizar las probabilidades de sostener la atención de la audiencia el mayor tiempo posible, conviene desarrollar múltiples versiones de una misma presentación, rigurosamente diseñadas para ajustarse a bloques de tiempo definidos.

Por ejemplo, si fuera un profesional de ventas que presenta periódicamente productos a clientes, podría diseñar versiones de 10 segundos, 30 segundos, 2 minutos, 5 minutos, 20 minutos y 45 minutos para una misma presentación.

Un método para estructurar esta serie de presentaciones radica en elaborar primero la versión de 45 minutos, considerada habitualmente la duración máxima para una presentación profesional, ya que reserva 15 minutos para preguntas dentro de una reunión de 1 hora. Una vez consolidada la versión más amplia, puede comenzar a depurar contenido para generar los formatos reducidos; sin embargo, cuanto más breve sea la presentación, mayor deberá ser la práctica para asegurar una sincronización milimétrica.

Al impartir una presentación de 45 minutos, la audiencia tolerará un exceso de un minuto; en cambio, si coincide en un ascensor con un cliente y solo dispone del tiempo necesario para articular la versión de 10 segundos, un desfase de unos pocos segundos puede provocar que el interlocutor se marche antes de concluir el mensaje. En el entorno corporativo, este escenario se conoce como estructurar un «elevator pitch».

Una guía práctica para calibrar el tiempo consiste en calcular su promedio de palabras habladas por minuto, que para la mayoría se sitúa en torno a las 150. Si ensaya una intervención de 30 segundos, sabrá que el texto debe rondar las 75 palabras; para una exposición de 10 segundos, el límite debe situarse cerca de las 25 palabras.

Podría asumirse que nada de relevancia puede transmitirse en apenas 25 palabras; no obstante, ante el desafío, comprobará con sorpresa el volumen de información crítica que es posible articular en un espacio tan breve. Por norma general, el propósito de las versiones más concisas es asegurar la oportunidad de exponer las más amplias: quien reciba con interés una versión de 10 segundos estará más receptivo a la de 2 minutos, y si esta última resulta persuasiva, mostrará disposición para escuchar la de 5 o 20 minutos.

De este modo nos adaptamos a la realidad de audiencias con lapsos de atención cada vez más breves. Si bien este enfoque demanda una preparación rigurosa y un entrenamiento constante, resulta infinitamente superior disponer de diversas versiones cronometradas de un mismo mensaje que contemplar miradas vacías que simulan atención, sabiendo internamente que dicha atención no existe.