Gráficos
El uso de gráficos para visualizar datos ayuda a la audiencia a comprender e interpretar con rapidez su significado, optimizando notablemente la comunicación de información detallada.
Por lo general, los gráficos se elaboran en una hoja de cálculo y luego se incorporan en un documento o presentación.
Por ejemplo, a partir de una planilla de gastos corporativos en Microsoft Excel, es posible generar con unos pocos clics distintos tipos de gráficos para representar dichos gastos. Posteriormente, estos gráficos pueden insertarse o copiarse y pegarse en un documento de Microsoft Word o en una presentación de PowerPoint.
Los tipos de gráficos más utilizados en el ámbito empresarial son los gráficos circulares, los gráficos de barras y los gráficos de líneas.
Los gráficos circulares muestran porcentajes: cada categoría corresponde a un sector y el tamaño del sector refleja su proporción, representando el círculo completo el 100 %.
Los gráficos de barras muestran datos organizados en diferentes categorías, representadas cada una por una barra rectangular. La altura de la barra en los gráficos verticales, o su anchura en los horizontales, corresponde al valor asignado a dicha categoría.
Los gráficos de líneas permiten visualizar tendencias a lo largo del tiempo mediante puntos de datos conectados por líneas continuas. Por norma general, el eje horizontal representa el tiempo y el eje vertical representa los valores. La pendiente y la dirección de las líneas indican el ritmo de cambio: a mayor inclinación, más pronunciada es la variación.
Dado que los gráficos circulares solo reflejan porcentajes, ofrecen pocas alternativas para mostrar los datos. En cambio, los gráficos de barras y de líneas brindan gran flexibilidad tanto en la naturaleza de los datos como en su forma de presentación.
Antes de generar un gráfico de barras o de líneas, defina qué datos figurarán en el eje horizontal inferior (eje X) y cuáles en el eje vertical izquierdo (eje Y).
Al presentar información cronológica, la convención en los gráficos empresariales es situar el tiempo en el eje X —a lo largo de la base— para que avance de izquierda a derecha. Los valores asignados a cada intervalo temporal se ubican entonces en el eje Y —en el margen izquierdo—.
Por ejemplo, en un gráfico de barras que muestre los ingresos anuales, el eje horizontal X dispondrá de 12 segmentos para los meses del año, ordenados de izquierda a derecha desde enero hasta diciembre. La altura de cada barra indicará los ingresos, expresados en incrementos monetarios sobre el eje vertical Y.
Según las dimensiones del gráfico de barras, puede resultar conveniente incluir la cifra exacta sobre cada barra. Si en julio se alcanzaron 10 millones de dólares en ingresos, la audiencia tendría que alinear visualmente la altura de la barra con los valores del eje Y; si el espacio lo permite, resulta más claro añadir directamente la etiqueta «10 M» (M de millones) encima de la barra de dicho mes. Como criterio general, siempre que haya espacio suficiente para no saturar el diseño visual, agregue etiquetas numéricas para evitar que el lector deba estimar visualmente el valor contra el eje Y, precaución especialmente relevante a medida que aumenta el número de barras.
Aunque los gráficos de barras admiten cualquier tipo de variables en sus ejes X e Y, los gráficos de líneas se emplean ante todo para mostrar evolución temporal, ubicando casi siempre intervalos de tiempo en el eje X. Esta práctica está tan extendida que, si utiliza un gráfico de barras para reflejar cambios a lo largo del tiempo, conviene superponer una línea de tendencia sobre las barras o sustituirlo por un gráfico de líneas.
Los gráficos de líneas figuran entre los más valiosos en los negocios, pues responden en simultáneo a tres interrogantes estratégicos: ¿qué ocurrió?, ¿qué sucede ahora? y ¿qué podría pasar a continuación?
Un caso de uso estándar es el seguimiento de los ingresos en el tiempo: el importe en el eje Y, los periodos en el eje X y trazos que conectan cada punto de izquierda a derecha, mostrando la trayectoria histórica hasta el momento actual.
En el entorno corporativo existen patrones inequívocos: una línea de ingresos con tendencia descendente es un indicador crítico de que la caída continuará; una con pendiente ascendente es una señal muy favorable de crecimiento sostenido. Más alarmante resulta una línea con oscilaciones erráticas, ya que impide formular proyecciones consistentes sobre el futuro.
Al incorporar gráficos en un informe, asegúrese de ubicarlos dentro de una diagramación coherente que guarde relación directa con el texto circundante. En presentaciones ejecutivas, suele ser más eficaz proyectar un solo gráfico por diapositiva, convirtiendo sus conclusiones en el mensaje principal de la pantalla.
Conviene evaluar con rigor si se dependerá exclusivamente del color para diferenciar categorías, recurso que suele apoyarse en una leyenda explicativa.
Por ejemplo, en un gráfico circular, cada sector representa una categoría asociada a un color determinado. Si la correspondencia depende únicamente de la leyenda cromática, las personas con dificultades para distinguir colores no podrán interpretarlo con claridad. La solución consiste en rotular cada sector directamente con el nombre de su categoría, alternativa configurable al generar el gráfico.
Este riesgo de basarse solo en el color también se presenta en gráficos de barras agrupadas (múltiples barras por categoría), gráficos de barras apiladas (barras subdivididas en tramos) y gráficos de líneas múltiples. Siempre que sea viable, combine colores con etiquetas de texto para garantizar la máxima accesibilidad de la información.
Dominar la visualización gráfica de datos constituye una competencia determinante en la comunicación ejecutiva. Una dedicación deliberada a su diseño transforma documentos densos o presentaciones áridas en piezas atractivas, directas y esclarecedoras, facilitando a la dirección la toma de decisiones estratégicas decisivas para el éxito de la organización.