Graphiques

L'utilisation de graphiques pour visualiser les données permet à votre public d'en comprendre et d'en interpréter rapidement le sens, ce qui simplifie considérablement la communication d'informations détaillées.

Les graphiques sont généralement créés dans un tableur, puis insérés dans un document ou une présentation.

Par exemple, à partir d'une feuille de calcul de dépenses professionnelles dans Microsoft Excel, vous pouvez générer en quelques clics plusieurs types de graphiques pour visualiser ces dépenses. Ces graphiques peuvent ensuite être insérés ou copiés-collés dans un document Microsoft Word ou une présentation PowerPoint.

Les types de graphiques les plus couramment utilisés dans le monde des affaires sont les diagrammes circulaires, les graphiques à barres et les graphiques linéaires.

Les diagrammes circulaires permettent d'afficher des pourcentages : chaque catégorie correspond à un secteur du cercle et la taille de chaque secteur correspond à un pourcentage, l'ensemble du cercle représentant 100 %.

Les graphiques à barres servent à afficher des données réparties entre différentes catégories, chacune étant représentée par une barre rectangulaire. La hauteur de la barre dans les graphiques verticaux, ou sa largeur dans les graphiques horizontaux, correspond à la valeur associée à cette catégorie.

Les graphiques linéaires permettent de visualiser les tendances au fil du temps en reliant les points de données par des lignes continues. L'axe horizontal représente généralement le temps, tandis que l'axe vertical représente les valeurs. La pente et la direction des lignes indiquent le rythme de variation, des pentes plus abruptes traduisant des changements plus marqués.

Comme les diagrammes circulaires n'affichent que des pourcentages, les options de mise en forme des données sont limitées. En revanche, lors de la création de graphiques à barres ou linéaires, vous bénéficiez d'une grande flexibilité quant au type de données affichées et à leur mode de présentation.

Avant de concevoir un graphique à barres ou linéaire, vous devez d'abord déterminer quelles données représenter horizontalement au bas — l'axe des X —, ainsi que verticalement le long du bord gauche — l'axe des Y.

Pour afficher des données chronologiques, la convention dans les graphiques d'entreprise consiste à placer le temps sur l'axe des X — au bas —, de façon à ce que le temps s'écoule de gauche à droite. La valeur mesurée pour chaque intervalle de temps correspond alors à l'axe des Y — sur le côté gauche.

Par exemple, si vous disposez d'un graphique à barres illustrant le chiffre d'affaires annuel, l'axe horizontal des X comportera 12 segments correspondant aux mois de l'année, chacun doté d'une étiquette allant de janvier à l'extrémité gauche jusqu'à décembre à l'extrémité droite. La hauteur de chaque barre correspondra alors au chiffre d'affaires, gradué par paliers monétaires sur l'axe vertical des Y.

Selon les dimensions du graphique à barres, il peut également être judicieux d'indiquer la valeur monétaire exacte au sommet de chaque barre. Si le mois de juillet affiche 10 millions de dollars de revenus, le public devrait autrement aligner visuellement le haut de la barre avec les valeurs sur l'axe des Y ; or, si l'espace permet un affichage clair, il est souvent plus confortable pour vos interlocuteurs d'ajouter l'étiquette « 10 M » — M valant pour million — au-dessus de la barre de juillet. En règle générale, dès que l'espace le permet et tant que cela ne crée pas de surcharge visuelle — ce qui a tendance à se produire à mesure que le nombre de barres augmente —, il est recommandé d'ajouter une étiquette pour éviter d'avoir à projeter visuellement une valeur sur l'axe des Y.

Alors que les graphiques à barres peuvent accueillir tout type de valeurs sur leurs axes X et Y, les graphiques linéaires servent principalement à illustrer des tendances au fil du temps, ce qui implique généralement des segments temporels sur l'axe des X. Cet usage est si répandu que si vous employez un graphique à barres pour montrer l'évolution d'une valeur dans le temps, il est judicieux soit de lui superposer une ligne de tendance, soit de passer directement à un graphique linéaire.

Les graphiques linéaires constituent sans doute le format graphique le plus précieux dans le monde professionnel, car ils répondent simultanément à trois questions fondamentales pour toute entreprise : Que s'est-il passé hier ? Que se passe-t-il aujourd'hui ? Et que pourrait-il advenir demain ?

Un cas d'usage typique en entreprise est le suivi des revenus au fil du temps : les montants figurent sur l'axe des Y, le temps sur l'axe des X, et des segments relient chaque point temporel pour tracer une ligne de gauche à droite, révélant les tendances passées jusqu'au présent.

Un schéma universellement surveillé dans le monde des affaires est la courbe de revenus orientée vers le bas — signal très alarmant indiquant que la chute des revenus va se poursuivre — et la courbe orientée vers le haut — signal très favorable attestant de la poursuite de la croissance. Plus déconcertante encore est une courbe de revenus aux variations erratiques, car elle rend presque impossible toute prévision utile sur l'évolution future.

Lors de l'intégration de graphiques dans un document, chacun doit s'inscrire dans une mise en page réfléchie afin de faire parfaitement sens au regard du texte environnant. Dans une présentation, il est souvent préférable de ne faire figurer qu'un seul graphique par diapositive, son contenu devant constituer le message clé à retenir.

Une décision importante consiste à déterminer s'il convient de s'en remettre exclusivement à la couleur pour distinguer les catégories de données, ce qui se fait habituellement par le biais d'une légende associant chaque couleur à son étiquette de catégorie.

Par exemple, dans un diagramme circulaire, chaque secteur correspond à une catégorie de données associée à une couleur distincte. Si l'on utilise uniquement une légende avec code couleur, les personnes présentant des déficiences de la vision des couleurs éprouveront des difficultés à lire le graphique, voire en seront incapables. La solution consiste simplement à étiqueter chaque secteur avec le nom de sa catégorie, une option directement disponible lors de la création d'un diagramme circulaire.

Cet écueil lié à l'usage exclusif de la couleur se retrouve également dans les graphiques à barres groupées — comportant plusieurs barres par catégorie —, les graphiques à barres empilées — où chaque barre se divise en plusieurs segments — et les graphiques linéaires à courbes multiples. De manière générale, combinez autant que possible les étiquettes et la couleur afin de rendre vos graphiques accessibles au public le plus large possible.

Maîtriser l'usage des graphiques pour visualiser les données est une compétence inestimable en communication professionnelle. En consacrant un léger effort supplémentaire à leur conception, des documents austères ou des présentations monotones deviennent dynamiques, captivants, attrayants et instructifs, tout en fournissant à votre auditoire les éléments indispensables pour prendre des décisions souvent décisives pour la réussite future de votre organisation.